書式設定に一貫性がないと、一見安定しているように見える文書が混乱に陥ることがあります。スタイルを守らないユーザーと文書を共有する場合でも、文書を継承した場合でも、一貫性のなさが手に負えなくなる前に修正する必要があるかもしれません。幸いなことに、Wordには役立つ使いやすいツールがいくつか用意されています。この記事では、以下のツールを紹介します。
- ドラフトビュー
- スタイルインスペクター
- 書式を表示
Windows 10 64ビットシステムでWord 2016を使用していますが、これらの機能は以前のバージョンでも利用可能です。任意のWordファイルを使用することも、不適切なフォーマットのデモ用.docxファイルまたは.docファイルをダウンロードすることもできます。
用語
最も安全な書式設定方法は、スタイルを使用することです。スタイルとは、複数の書式をまとめて一つのユニットとして保存したものです。手動でスタイルを適用しなくても、必ずいずれかのスタイルが使用されます。Wordのデフォルトのスタイルは「標準」です。図Aは、その書式を示しています。書式設定を素早く変更するには、別のスタイルを適用するか、新しいスタイルを作成するか、現在のスタイルを変更するか（後者はお勧めしません）、いずれかのスタイルを適用します。
図A
スタイルとは、グループとして適用する形式の集合です。
作業を進める中で、直接書式を適用することがよくあります。例えば、単語やフレーズを太字や斜体にするなどです。直接書式を適用しても、元のスタイルは変更されません。この記事では、書式の適用方法の違いを明確にするため、「直接」と「スタイル」という2つの用語を使用します。
さらに、書式は段落、文字、リンクという異なるレベルに影響します。段落スタイルは、当然のことながら段落全体を書式設定します。文字スタイルは、選択したテキスト（文、句、単語、さらには個々の文字）を書式設定します。リンクスタイルは、これら2つを組み合わせたものです。つまり、リンクスタイルは、段落が選択されている場合は段落スタイルのように機能し、段落の一部のみが選択されている場合は文字スタイルのように機能します。図Aでは、「標準」が段落スタイルであることがわかります。
参照: 採用キット: Microsoft Power BI 開発者 (Tech Pro Research)
ドラフトビュー
図Bに示すシンプルな文書をよく見ると、いくつかの不整合が見つかるかもしれません。しかし、その原因を特定するのは難しい場合があります。潜在的な書式設定の問題を明らかにするための最初のステップは、スタイルが一貫して適用されていることを確認することかもしれません。
図B
このドキュメントは、スタイルと直接の書式設定が混在しています。
多くの人は、画像、段組み、ヘッダー、改ページといったグラフィック要素やレイアウト要素を除いたテキスト作業を行うために、下書き表示（「表示」タブ）を使用します。また、下書き表示を使えば、文書全体で使用されているスタイルを素早く確認することもできます。図Cでは、「見出し2」と「標準」が一貫して使用されていることがわかります。左側にスタイルが表示されない場合は、以下の手順でこの機能を有効にしてください。
- [ファイル]タブをクリックし、[オプション]を選択します。
- 左側のペインで、[詳細設定] を選択します。
- [表示] セクションで、[下書きビューとアウトライン ビューのスタイル領域パネルの幅] オプションを 0 インチから 1 インチなどの大きい値に変更します。
- [OK]をクリックします。
図C
ドラフト ビューでは、スタイルが左側に表示されます。
検出できないのは直接的な書式設定ですが、それ自体が手がかりになります。スタイルが一貫して適用されているにもかかわらず、視覚的に不一致を検出できる場合、その不一致の原因は直接的な書式設定である可能性が最も高くなります。
この時点で、フォントとフォントサイズのコントロール（ホームタブのフォントグループ内）で詳細を確認できます。段落ごとに異なるフォントとフォントサイズを表示すると、謎が深まります。
- 段落1はCalibri 11です。
- 段落2はArial 11です（図D）。
- 段落3はCalibri 12です。
図D
段落は標準スタイルですが、フォントとフォント サイズが異なります。
どうしてそうなるのでしょうか？各段落は標準スタイルを使用していますが、明らかに統一されていません。直接書式設定が問題なのですが、下書き表示では具体的な部分までは解決できませんので、もう少し詳しく見てみましょう。
スタイルインスペクター
先ほど、段落スタイルと文字スタイルという2種類のスタイルについて説明しました。スタイルインスペクタ（図E）は、これら2つのスタイルを区別して表示するため、直接設定した書式設定が一目で分かります。インスペクタを開くには、「ホーム」タブの「スタイル」グループのダイアログランチャーをクリックし、「スタイル」パネルの下部にある「スタイルインスペクタ」アイコン（中央）をクリックします。（このパネルを表示するためのショートカットは知りません。）
図E
最初の段落の段落属性と文字属性を表示します。
最初の段落をアクティブにすると、プラスリストはすぐにこの段落に直接書式が適用されていないことを表示します。2番目と3番目の段落内をクリックすると、図Fに示すようにインスペクタが更新されます。判定は「両方の段落に直接書式が適用されている」です。パネルでは段落書式と文字書式が区別されています。
図F
2 番目と 3 番目の段落には直接書式設定があります。
パネルを使用して直接書式を表示するだけでなく、右側のアイコンを使用して書式を削除することもできます。
- 通常にリセット
- 段落の書式設定をクリアする
- 明確な文字スタイル
- 文字の書式をクリアにする
各オプションの目的は一目瞭然ですが、初めて使用する場合は、慣れるまでにいくつか戸惑うかもしれません。直接指定した書式をすべて削除し、すべてのスタイルを「標準」にリセットしたい場合は、「すべてクリア」（下部）が最も効率的な選択肢です。
書式を表示
最後のツールは「書式の表示」（図G）です。[Shift]+[F1]キーを押すか、スタイルインスペクタパネルの「書式の表示」をクリックすると表示されます。「コードの表示」という言葉を耳にすることがあるかもしれませんが、これはWordPerfectの用語です。「書式の表示」はWordPerfectの「コードの表示」に似ていますが、完全に同じではありません。
図G
「書式の表示」は、直接書式を表示するもう 1 つの方法です。
このツールは要素を比較できます。例えば、図Hは2段落目と3段落目の差異を示しています。これを実行するには、どちらかの段落内をクリックし、「別のセクションと比較」オプションにチェックを入れ、もう一方の段落をクリックします。ご覧のとおり、多くの差異があり、それらを把握しておくことで、不要な要素をより効率的に削除するのに役立ちます。変更したい設定にアクセスするには、ハイパーリンクをクリックしてください。「スタイルソースを区別する」オプションにチェックを入れると、すべての直接書式設定が明確に表示されます（図I）。直接書式設定によってスタイル属性が侵害されている箇所をすぐに確認できます。
図H
2つの段落を比較します。
図I
直接フォーマットを公開します。
簡単な解決策
書式設定の問題を見つけることが、それらを修正し、安定性を取り戻す鍵となります。多くの場合、修正は簡単です。段落を一つずつ選択し、[Ctrl]+[Space]キーを押すと、直接適用した書式設定が削除され、スタイルだけが残ります。直接適用した書式設定自体は問題ありませんが、同じ書式設定を頻繁に適用している場合は、文字スタイルを適用することを検討してください。
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