Microsoft Word文書を保護するためのさまざまな方法

Microsoft Word メニューのクローズアップ。 — 画像: IB Photography/Adobe Stock

Microsoft Wordで機密情報や重要情報を含む文書を作成している場合、その情報が悪意のある第三者の手に渡ったり、望ましくない変更が加えられたりしないようにする必要があります。Microsoft Wordには、他のユーザーが文書を閲覧したり編集したりできないようにするためのセキュリティ保護機能がいくつか用意されています。

Word文書は、読み取り専用にしたり、パスワードを設定したり、編集を制限したり、デジタル署名を追加したり、最終版としてマークしたりすることで保護できます。Microsoft Wordのセキュリティオプションを確認してみましょう。

注:ここで説明するオプションは、過去数年間の Word のどのバージョンにも適用されます。したがって、ソフトウェアのどの最新版でもこれらの手順を実行できるはずです。

ジャンプ先:

Microsoft Word文書を読み取り専用にする方法
Microsoft Word文書にパスワードを設定する方法
Microsoft Word文書の編集を制限する方法
Microsoft Word文書にデジタル署名を追加する方法
Microsoft Word文書を最終版としてマークする方法

Microsoft Word文書を読み取り専用にする方法

Word文書を保護する簡単な方法の一つは、読み取り専用にすることです。この場合、Word文書を開いたユーザーは、デフォルトで読み取り専用モードで表示するように求められます。ただし、読み取り専用オプションを回避して文書を変更し、再保存できるという欠点があります。つまり、これはあくまでも、Word文書を読んだユーザーが誤って変更を加えてしまうのを防ぐための手段です。

Word文書を読み取り専用に設定するには、「ファイル」メニューをクリックし、「情報」を選択します。情報画面で「文書の保護」ボタンをクリックし、「常に読み取り専用で開く」を選択します（図A）。文書を保存して閉じます。

図A

Microsoft Word の情報画面には、ドキュメントの保護オプションが表示されます。

誰かがWord文書を開こうとすると、作成者が読み取り専用で開くように要求していることを示すメッセージが表示されます（図B）。デフォルトでは、「はい」をクリックすると読み取り専用で開きます。

図B

Microsoft Word の確認ダイアログボックス。

このオプションはトグルとして機能します。読み取り専用オプションを削除するには、情報画面に戻り、「文書の保護」ボタンをクリックし、「常に読み取り専用で開く」オプションをクリックします（図C）。

図C

「常に読み取り専用で開く」オプションをクリックして、Microsoft ドキュメントの読み取り専用設定をオフにします。

Microsoft Word文書にパスワードを設定する方法

Word文書をより安全に保護する方法は、パスワードを設定することです。この場合、文書を開こうとする人は誰でもパスワードを知って入力する必要があります。

これを設定するには、「ファイル」メニューをクリックし、「情報」を選択します。情報画面で、「文書の保護」ボタンをクリックし、「パスワードで暗号化」オプションをクリックします（図D）。

図D

「パスワードで暗号化」オプションをクリックします。

適用したいパスワードを入力し、もう一度入力します。文書を保存して閉じます。次に、パスワードを安全な方法で対象の受信者と共有する必要があります。次回誰かがファイルを開こうとすると、Word はパスワードの入力を求めます。

パスワードを削除するには、Word文書を開き、「パスワードで暗号化」オプションに戻ります。パスワードフィールドのアスタリスクを削除してフィールドを空白にし、文書を保存します（図E）。

図E

Microsoft Word の「パスワードで暗号化」ボックス。

Microsoft Word文書の編集を制限する方法

他のユーザーにWord文書の閲覧と閲覧を許可しつつ、編集できる内容を制限することができます。この方法では、「情報」画面に戻り、「文書の保護」ボタンをクリックして「編集の制限」を選択します（図F）。

図F

Microsoft Word の編集制限オプション。

Word に戻ると、右側に「編集の制限」サイドバーが表示されます。このオプションには、テキストの書式設定とテキスト編集の2種類の制限があります。書式設定を制限するには、「書式設定の制限」の下にあるチェックボックスをオンにし、「設定」リンクをクリックします。デフォルトではすべてのスタイルが選択されているため、関連する書式設定は変更できません。「すべて」、「推奨最小値」、「なし」のいずれかのボタンをクリックして、個々のスタイルの選択を解除したり、より大規模な変更を加えたりすることができます。また、「書式設定」の下にある設定を確認することもできます（図 G）。

図G

Microsoft Word の書式制限の設定。

編集を制限するには、「編集の制限」のチェックボックスをオンにします。下のドロップダウンメニューをクリックし、許可する編集の種類（変更履歴の記録、コメント、フォームへの入力、または変更なし（読み取り専用））を選択します。文書の特定の領域を編集できるようにするには、「すべてのユーザー」のチェックボックスをオンにします。「すべてのユーザー」の横にある下矢印をクリックすると、文書内の各セクションごとに編集の可否を設定できます。設定が完了したら、「はい、保護を開始します」ボタンをクリックします。制限を解除するには、パスワードを入力し、もう一度入力します。完了したら、ファイルを保存して閉じます（図H）。

図H

Microsoft Word 文書の保護を開始するためにパスワードを設定します。

保護を解除するには、文書を開きます。「校閲」タブをクリックし、「編集の制限」アイコンをクリックします。「編集の制限」パネルの下部にある「保護の解除」ボタンをクリックします。パスワードを入力し、「OK」をクリックします。次に、パネルで編集の制限に関するオプションのチェックを外します（図I）。

図I

Microsoft Word の編集制限ウィンドウ。

Microsoft Word文書にデジタル署名を追加する方法

デジタル署名は、Word文書を閲覧する人に、あなただけが署名したことを知らせます。また、あなたが最後に修正した人物であることも示します。デジタル署名を設定するには、「情報」画面に戻り、「文書の保護」ボタンをクリックして「デジタル署名の追加」を選択します（図J）。

図J

Microsoft Word のデジタル署名の追加オプション。

初めてこの操作を行う際、Word はデジタル署名を設定するかどうかを尋ねるメッセージを表示します。「はい」と答えると、Microsoft のサポートページでデジタル ID を取得できます。各プロバイダーのリンクをクリックしてデジタル ID を取得してください。「Office ファイルにデジタル署名を追加または削除する」のリンクをクリックしてください。デジタル ID を取得したら、「ドキュメントの保護」ボタンに戻り、「デジタル署名の追加」をもう一度クリックします。必要なフィールドに入力し、「署名」ボタンをクリックして、「OK」をクリックします。

これでWord文書はデジタル署名され、読み取り専用になります（図K）。文書を開いた人は誰でもデジタル署名の通知を読むことができます。誰かが署名を改ざんした場合、署名は無効になります。

図K

Microsoft Word のデジタル署名の詳細。