Google Workspace をご利用ですか？Slack ではなく、Spaces でチャットしましょう

Google Workspace のロゴに囲まれた Google Spaces。 — 画像: アンディ・ウォルバー/TechRepublic

かつて、Google Workspaceをご利用の組織からチームチャットツールのおすすめを聞かれたら、私はSlackを勧めていたでしょう。スレッド形式の会話、リンクの共有、会話の検索機能を備えたマルチプラットフォームのグループチャットアプリとして、Slackは多くの用途において確かな選択肢でした。

しかし、2022年後半、現在Salesforce傘下のSlackはサービス利用規約を変更し、価格を値上げしただけでなく、90日以上経過したチャットへのアクセスを有料化しました。これは、例えば、授業でSlackの無料版を使用していた教師と生徒が、標準学期末前にコース開始時からチャットにアクセスできなくなることを意味しました。

参照：iCloud vs. OneDrive：Mac、iPad、iPhone ユーザーに最適なのはどちら？（無料 PDF）（TechRepublic）

幸いなことに、Google Workspace の主要機能である Google Chat Spaces は、その時点ですでにフル機能のチャットアプリとして開発されており、マルチプラットフォーム対応、インラインディスカッションスレッド、ファイルとタスクの共有、そしてユーザーをディスカッションに引き込むための @mention 機能も備えていました。さらに、職場や学校向けの Workspace の多くの組織向けエディションでは、組織内のユーザーがディスカッションを見つけて参加できる、検出可能なスペースがサポートされています。

Google Workspace を利用する組織が組織向けチャットアプリを探す際に、Google Chat Spaces は最初の選択肢となるはずです。以下では、Google Chat Spaces の主要機能の 4 つのカテゴリについて説明します。

Gmail で Google Chat スペースにアクセスする

Gmailのモダンなデザイン（ウェブ版とモバイルアプリ版の両方）では、Google Chat Spacesが目立つように配置されています。ウェブ版Gmailでは、左側のメニュー（ChatとMeetの間にある）からSpacesにアクセスできます（図A）。AndroidおよびAppleデバイスのGmailアプリでは、下部メニュー（同じくChatとMeetの間にある）のSpacesをタップしてください。GmailからGoogle Chat Spacesに素早くアクセスできるため、チームの様々なディスカッションやタスクで共同作業を行うためにタブやアプリを切り替える手間が省けます。

図A

ウェブ上、および Android と Apple のモバイルデバイス向けの Gmail アプリから、Gmail 内から Google チャットスペースにアクセスできます。

Google チャットスペースは社内および社外のメンバーをサポートします

あなたとチームメンバーが話し合う必要がある主要なプロジェクトごとに、個別のスペースを作成してください。メンバーを追加し、組織内の同僚にスペースへのアクセス権を付与します。必要に応じて、組織外のユーザーも追加できます（図B）。必要に応じて、組織内の誰でも参加できる、検出可能なスペースを作成してください。検出可能なGoogle Chatスペースは、組織内の情報共有とディスカッションの中心的なチャネルとして機能します。

図B

Google Chat スペースでは、管理者が許可している場合、社内チーム間だけでなく組織外のユーザーとのチャット、ファイルの共同作業、タスクの共有をサポートできます。

組織では、Google Workspace 管理者が Google Chat スペースのさまざまな側面を管理できます。たとえば、管理者は組織内のユーザーが組織外のユーザーとスペースを作成したり、スペースに参加したりできるかどうかを指定できます。

管理者は、デフォルトのアクセスレベル（制限付き、検出可能など）を設定したり、スペースを共有するユーザーグループ（推奨）などの対象グループを定義したりすることもできます。これらの設定にアクセスするには、管理コンソール > アプリ > Google Workspace > Google Chat 設定に移動し、利用可能なさまざまなオプションを確認してください。

Google Chat スペースで返信、共同作業、会議などを行うことができます

チャットは、あなたとチームにとってスペースの中で最もよく使われる機能になるでしょう。Google Chat スペースはスレッドチャットをサポートしており、特定のメッセージへの返信でも一貫性のあるスレッド化された会話が維持されるため、議論を理解しやすくなります。また、Google Chat スペースは絵文字リアクションと GIF もサポートしています（図 C、右下のボックス）。

図C

スレッド形式の会話、共有ファイル、絵文字による反応、Google Meet へのアクセスを備えた Google Chat Spaces は、チームの中心的な会話ハブとして機能します。

各スペースには、タスクとファイル用の個別のセクションも用意されています。スペースのタスクは、チームの進捗状況を追跡するのに最適な方法です。タスクを追加し、スペースのメンバーに割り当てると、メンバーは完了時にタスクを完了としてマークできます。ファイルをスペースで共有すると（図C）、共有ファイルの適切なアクセスレベルを選択するように求められます。例えば、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドからスペースにアイテムを追加する際、他のユーザーが投稿者としてコメントしたり、編集者として変更を加えたりできるように設定できます。

Google チャットスペースには、スペースのメンバーと会う必要があるときに Google カレンダーの招待状を送信するためのリンクや、チームと話をしたいときに Google Meet ビデオ会議を開始するためのリンクも含まれています。

Google チャットスペースで検索

Google Chat Spaces を組織のチャットチャンネルアプリとして活用する最大の理由の一つは、検索機能です。例えば Gmail で検索ワードを入力すると、様々なフィルタリング機能や選択オプションが表示されます（図 D）。これにより、メール、チャット、スペースのメッセージ、Google Chat Spaces の検索結果を絞り込むことができます。

図D

Google Workspace を使用するチームにとって、Gmail、Chat、Spaces 全体にわたる強力な検索機能は、Google Workspace アプリ内で会話を一元管理する最大の理由の 1 つです。

Gmail 検索を使えば、Gmail、Google Chat、Spaces のいずれで行われた会話でも見つけることができます。すべての会話を Google Workspace システム内に保存しておけば、後で検索する際に簡単に検索して参照できます。

あなたの経験はどうですか？

Google Workspace をご利用の場合、Google Chat Spaces を組織のチャットチャンネルアプリとしてご利用ですか？それとも、Slack、Mattermost、Twist などのサードパーティ製のアプリをご利用ですか？Spaces と Gmail、検索、ドライブ、カレンダーの緊密な連携は便利ですか？組織での Google Chat Spaces の活用方法について、ぜひ Twitter (@awolber) でメンションまたはメッセージをお送りください。