Outlookでは予定をプライベートに設定できますが、インターフェースでは予定表ビューの件名ごとに予定が表示されるため、この用語は少し誤解を招きやすいです。予定の所有者であるあなたは予定を開いて詳細を見ることができますが、読み取り権限を付与したユーザーはそれを見ることができません。ただし、近くにいる人は、十分近い距離であれば、予定表上のそれらの項目を見ることができます。システムから離れれば、誰かがあなたと同じくらい簡単にプライベートな予定の詳細にアクセスできてしまいます。この記事では、プライバシーをもう少し高めるために、予定表ビューにプライベートな予定を表示しないカスタムビューを作成する方法を説明します。
プライベートオプションは、予定、イベント、タスク、連絡先で利用可能ですが、この記事では予定のみを取り上げます。私はWindows 10 64ビット版でOutlook 2016デスクトップを使用しています。Mail 365でアイテムをプライベートに設定することは可能ですが、管理者にカスタムビューを作成していただく必要があります。この記事にはダウンロード可能なデモファイルはありません。
アドバイス
プライベートな項目は、カレンダーやToDoリストなどには表示されます。これらの項目を非表示にすると、完全に見えなくなります。そのため、予定を作成する際にリマインダーを設定することをお勧めします。そうすれば、うっかり予定を忘れてしまうことがなくなります。つまり、見えなければ忘れてしまうということです。
参照: Microsoft Teams: 賢い人のためのガイド
予定を非公開にする
カスタムビューを設定する前に、非表示にするプライベートな予定をいくつか用意する必要があります。幸いなことに、設定は簡単です。以下の手順に従ってください。
- 予定を開くか、新しい予定を作成します。
- [予定] タブをクリックします (必要な場合)。
- [タグ] グループで [プライベート] をクリックします (図 A )。
図A
予定を非公開としてマークします。
この時点では、プライベートな予定はカレンダーにまだ表示されています（図B）。予定にタスクを作成した場合、ToDoリストにも表示されますが、プライベートタスクとして表示されます。読み取り権限を持つ他のユーザーは、予定の詳細を見ることができません。アイテムを開くと、「プライベート」オプションにチェックを入れることで、それがプライベートかどうかを簡単に確認できます。有効にすると、アイコンの背景が暗くなります。さらに、画面の詳細にもアイコンが表示されます（図B）。このオプションは、一連の予定のうちの1つの予定には使用できませんが、一連の予定全体をプライベートにすることは可能です。
図B
プライベートの予定はカレンダー ビューに表示されます。
カスタムビューを作成する
現在、あなたのカレンダーには、他のユーザーが閲覧できるプライベートな予定が少なくとも1つあります。ただし、詳細は閲覧できません。この設定で十分かもしれません。もし十分でない場合は、以下の手順に従って、プライベートな項目を表示しないフィルターを適用したカスタムビューを作成してください。
まず、カレンダーに移動し、[表示] タブをクリックして、[現在のビュー] グループの [ビューの変更] ドロップダウンから [ビューの管理] を選択します (図 C )。
図C
新しいビューを作成します。
次に、普段使っているビュー（この場合はカレンダー）を選択し、「コピー」をクリックします。ゼロから始めるよりも、既存のビューから始める方が簡単です。新しいビューに「プライベートな予定を非表示」（図D）という名前を付け、「OK」をクリックします。
図D
新しいビューに名前を付けます。
表示されるダイアログで、「フィルター」をクリックし、「詳細設定」タブをクリックします。「フィールド」ドロップダウンから「頻繁に使用するフィールド」を選択し、「秘密度」を選択します（図E）。
図E
プライベート フィルターの条件は、秘密度オプションから利用できます。
[条件] ドロップダウンから [等しくない] を選択し、[値] ドロップダウンから [プライベート] を選択します (図 F )。
図F
基準値として「プライベート」を選択します。
「リストに追加」をクリックし、「OK」を2回クリックして、「ビューの適用」をクリックします（図G）。（ただし、フィルターはいつでも適用できます。）
図G
カレンダー ビューに戻る前にフィルターを適用します。
カレンダーにプライベートな予定が表示されなくなりました（図H）。まだ予定が表示される場合は、前の手順で「ビューを適用」をクリックしなかった可能性があります。その場合は、「ビューの変更」ドロップダウンから手動でビューを適用してください（図I）。
図H
ビューのフィルターにより、カレンダー ビューからプライベートな予定が非表示になります。
図I
ビューを手動で適用できます。
プライベートな予定は表示されませんが、Outlook はリマインダーをトリガーするので、忘れてしまう心配はありません。プライベートな予定を表示するには、表示をカレンダー（またはその他の予定）に戻すだけです。
カスタムビューでは、タスクリストに追加したプライベートな予定は非表示にならないことにご注意ください。これらの予定が表示されないようにするには、タスクウィンドウにカスタムビューを作成する必要があります。この非表示方法を検討する際は、予定（またはアイテム）が表示される可能性のある場所をすべて考慮し、それに応じて調整してください。
プライベートな予定は、ユーザーが予定の詳細を閲覧できないようにできますが、深刻なセキュリティ機能ではありません。詳細を見たい人は、VBや他のメールクライアントを利用できます。カスタムビューは「ビューの変更」ドロップダウンから表示されるため、この例で使用した名前よりも目立たない名前を付けることをお勧めします。侵入者がフルアクセス権を持ってコンピューターの前に座るのを防ぐことはできませんが、この例のビュー名は「ここを見て、いい情報を見つけよう！」と訴えかけるものです。
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