オンラインフォームを使ってちょっとした情報を集めるのに、Webデザインや開発のスキルは必要ありません。手順は簡単ですが、多くの人がこうしたオプションの存在に気づいていません。Office 365のサブスクリプションをお持ちであれば、特別なスキルがなくてもMicrosoft Formsを活用できます。フォームを作成したら、リンクを共有するだけです。受信者はリンクを使用して、PC、ノートパソコン、さらにはモバイルデバイスからフォームにアクセスできます。この記事では、365 Microsoft Formsについてご紹介します。
Windows 10（64ビット）OSでOffice 365サブスクリプション（2016）を利用し、EdgeとOneDrive for Businessを使用しています。ダウンロード可能なデモファイルはありません。365サブスクリプションをお持ちでない場合は、Googleドキュメントのご利用をご検討ください。ただし、この記事にはGoogleドキュメントの使い方に関する説明はありません。
参照: 比較表: オフィススイート (Tech Pro Research)
計画
まずはしっかりとした計画を立てましょう。ニーズは何でしょうか？どのような種類のデータを保存する必要がありますか？選択肢をどのように提示したいですか？これらの質問に事前に答えておく必要があります。この例では、受信者がボランティア活動時間を報告できるシンプルなフォームを作成します。受信者は以下の質問に答えます。
- 姓: テキスト
- 名: テキスト
- ボランティア活動日: 日付
- 説明: テキスト
- カテゴリ: オプション
- 時間: テキスト
- 完了: はい/いいえ
Microsoft Forms はシンプルで機能が制限されているため、あまり複雑なものは計画しないでください。
作成
Microsoft Formsを使えば簡単にクイックフォームを作成できますが、Office 365アカウントが必要です。まずはブラウザでMicrosoft Forms（http://forms.microsoft.com）にアクセスしてください。まだログインしていない場合は、Office 365の認証情報を使ってサインインしてください。サインインしたら、「マイフォーム」（図A）をクリックし、「新しいフォーム」をクリックします。
図A
「新しいフォーム」をクリックして空白のフォームを開きます。
まず、「無題のフォーム」をクリックして、フォームに意味のある名前（最大90文字）を付けます。フォームのサブタイトルも入力できます。サブタイトルは最大1,000文字まで入力できます。「+ 質問を追加」（図B ）をクリックすると、図Cに示すオプションが表示されます。「詳細」をクリックすると、「ランキング」と「リッカート尺度」という2つのオプションが表示されます。（Microsoft Formsでは、「コントロール」や「フィールド」ではなく、 「質問」という用語が使用されるため、私もそれに従います。）
図B
フォームに意味のある名前を付けます。
図C
質問の種類のオプションは 6 つあります。
「テキスト」をクリックし、ユーザーに入力してほしい質問またはデータの説明を入力します。この場合、図Dに示すように「姓」と入力します。「必須」をクリックすると、この質問に対してユーザーに値の入力を強制できます。また、「長い回答」オプションにも注意してください。テキスト形式の質問は、最大4,000文字（スペースを含む）まで入力できます。「長い回答」をクリックすると、回答の質問が拡大され、長いエントリが表示されます。名（ファーストネーム）用の2つ目のテキスト形式の質問を作成します。次に、「質問を追加」をクリックし、「ボランティア活動日」と「説明」の両方の質問を入力します。
図D
姓の質問を作成します。
次の質問には選択肢があります。先ほどと同じように「質問を追加」をクリックし、「選択肢」をクリックします。「カテゴリ」を入力し、図Eに示すように選択肢を入力します。「選択肢を追加」をクリックして、さらに選択肢を追加します。
図E
特定のオプションをリストする質問を追加します。
もうすぐ完了です。「勤務時間」の質問を追加してください。最後に、「完了」の質問は「はい/いいえ」で回答する質問です。Microsoft Forms では「はい/いいえ」の回答形式は提供されていないため、選択肢形式を使用してください。
フォームをプレビューするには、右上の「プレビュー」をクリックしてください。図Fはシンプルなフォームです。下にスクロールして、すべての質問と「送信」ボタンを確認してください。「モバイル」をクリックすると、モバイルデバイスでフォームがどのように表示されるか確認できます。
図F
フォームをプレビューします。
この時点で、いくつか変更を加える必要があるかもしれません。質問を削除するには、質問をクリックし、「質問を削除」（ゴミ箱アイコン）をクリックします。「質問を削除」の右側にある「質問を上に移動」または「質問を下に移動」をクリックして、質問を並べ替えることができます。「その他のオプション」（右下隅の省略記号ボタン）をクリックすると、「サブタイトル」と「制限」という2つのオプションにアクセスできます。
画面のヒントを表示したり、質問の目的をさらに明確にしたりする必要がある場合は、[サブタイトル] を使用します。入力値にいくつかの制限を設定するには、[制限] を使用します。たとえば、[時間] の質問を編集して、数字以外の値を拒否するようにします。[その他のオプション] をクリックし、[制限] を選択します。すると、新しいドロップダウンが表示されます。[数値] がデフォルトです。ドロップダウンをクリックすると、図 Gに示すように、適用できるさまざまな種類の制限が表示されます。次に、図 Hに示すように、テーマを追加する必要があるかもしれません。[テーマ] (右上) をクリックし、定義済みのテーマオプションの 1 つを選択します (テーマはモバイル デバイスでは表示されません)。
図G
入力を制限します。
図H
テーマを追加します。
共有
「回答」タブに気づいたかもしれません。デザインビューでクリックすると、オンラインフォームへの回答が1件も表示されていないことがわかります。これは、まだ共有していないためです。フォームを共有するには、「共有」（プレビュー画面の右上）をクリックしてください。
フォームの目的に応じて、使用する共有制限の種類が決まります。フォームを共有する前に、「その他のオプション」をクリックし、「設定」を選択してください。オプションの内容は一目瞭然ですが、それぞれの内容とアクセス方法を理解しておく必要があります。フォームは誰とでも共有することも、組織内のユーザーのみと共有することもできます。また、回答に時間制限を設けることもできます。「シャッフル」オプションを選択すると、回答者ごとに質問がランダムに並べ替えられます。
この例では、フォームへのリンクを自分宛てのメールで送信します。共有エリアにリンクを貼り付けたり、QRコードを送信したり、ブログやウェブページにフォームを埋め込んだりすることも可能です。どれも非常に簡単に実装できます。まずは「共有」をクリックして始めましょう。デフォルトでは、組織内のユーザーのみがフォームに回答を送信できます。ドロップダウンをクリックし、「リンクを知っている全員が回答可能」を選択してください。これはおそらく最も安全性の低い共有オプションなので、この選択に問題がないことを確認してください。
「メール」をクリックしてOutlook（またはデフォルトのメールクライアント）を起動し、アクションを確定します。Microsoft Formsが件名と本文を自動的に入力します。必要に応じて変更できますが、リンクは変更しないでください。受信者を入力します。図Iに示すように、私は自分自身に送信しています。リンクを自分自身に送信します。メールが届いたら、リンクをクリックして回答者としてフォームにアクセスします。後でMicrosoft Formsで回答を確認できるように、必ずデータを入力してください。
図I
フォームへのリンクを電子メール メッセージで送信します。
リンクを短縮する
リンクが長すぎて、受信者に迷惑をかける可能性があります。このリンクを改善するには、2 つの方法があります。1 つは長いリンクを <> 括弧で囲む方法です。リンクがメール ウィンドウ内で折り返されても、クリックするとリンク全体が認識されます。これは信頼性が高い方法ですが、常に機能するとは限りません。代わりに、TinyURL を使用して、はるかに短いリンクを作成することができます。先ほどのように [メール] をクリックする代わりに、[リンク] をクリックしてから [コピー] をクリックします。次に、tinyurl.com にアクセスし、[長い URL を入力して TinyURL を作成] コントロール内をクリックして Ctrl+V を押し、[TinyURL を作成] ボタンをクリックします。次に、[クリップボードにコピー] をクリックし、Outlook に戻って新しいリンクを貼り付けます。複雑に聞こえますが、実はとても簡単です。
フォームを少しテストした後、変更を加えたい場合もあるでしょう。例えば、新しいカテゴリ「作業詳細」と、新しいプロジェクト完了オプション「進行中」を追加しました。変更するには、Microsoft Forms にサインインし、ボランティア時間フォームを開いてください。フォームのプレビューでは、以前と同じようにフォームを操作しながら、必要な変更を加えることができます。
参照: Microsoft Office で絶対にやってはいけない 30 のこと (無料 PDF) (TechRepublic)
回答を利用する
回答を確認するには、Microsoft Forms に戻り、ボランティアフォームを開いてください。「回答」タブをクリックします。図 Jに回答例が 1 つ示されています。「Excel で開く」リンクをクリックすると、データが Excel ファイルとしてダウンロードされ、オンラインフォームで収集したデータを分析し、レポートを作成できます。
図J
回答を表示し、Excel ファイルとしてダウンロードできます。
まとめ
良くも悪くも、Microsoft Forms を使用するには 365 サブスクリプションが必要です。作成と共有は非常に簡単ですが、それなりのコストがかかります。質問の選択肢が限られており、コードやスクリプトを使ってプロセスをこれ以上自動化することはできません。プラス面としては、データ入力フォーム、アンケート、さらにはクイズを作成し、回答者が回答を終えると正解が表示されるようにすることができます。手間と時間もほとんどかかりません。この便利な機能を使いこなすのに特別なトレーニングは必要ありません。
今後数か月にわたって、さらに多くのオンライン フォーム オプションを検討していきますので、どうぞお楽しみに。
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参照…
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- Windows タグ プロパティを使用して Office ファイルを管理する方法 (TechRepublic)
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