世界中のほとんどの人が在宅勤務をしているかもしれませんが、だからといって電話会議で好き勝手に振る舞っていいわけではありません。ZoomやMicrosoft Teamsを使った電話会議では、許容される行動と、絶対に避けるべき行動があります。
TechRepublicは、カメラの前で何をすべきか、何をすべきでないかについて、エチケットの専門家やビジネスのプロたちにアドバイスをもらいました。ラウンドテーブルには、作家でありエチケットコンサルタントでもあるカリーヌ・パトニー氏、Leadership Solutions Internationalのライフコーチ、ホリー・ダックワース氏、MyCorporation.comのCEO、デボラ・スウィーニー氏、PixelCutLabsのSEOアナリスト、エミリー・ソウダレイ氏、Agencia de Marketing Digitalのインバウンドマーケティングマネージャー、エリーコ・フランコ氏、そしてHush BlanketsのCEO、リオール・オハヨン氏が参加しました。
参照：Zoomの使い方：14のヒントとコツ（無料PDF）（TechRepublic）
ビデオをオンにしておく
画面に映る自分の姿を全員に見せるのは礼儀です。散らかった部屋や、奥のキッチンで軽食を取っている配偶者の姿を見られたくない場合は、バーチャル背景を使いましょう。
入力中はスピーカーをミュートしてください
メモを入力しているとき、会議中の他の参加者に非常に大きな音が聞こえることがあります。また、あなたの声が相手よりも大きいと、カメラは話している人ではなく、あなたにズームインしてしまいます。キーボードを打つときは、スピーカーをミュートにしてください。
食べたり飲んだりしないでください
カメラに映っている時は、飲食は控えましょう。もちろん、早朝ならコーヒーを片手にいれたいと思う人もいるでしょう。でも、カメラに映っていると、ちょっと圧迫感を感じてしまうかもしれません。マグカップしか映らないんです。特に最後の一滴を飲み干す時は。食べ物の場合は、その印象が倍増します。朝食や昼食を食べているところをカメラに映されたり、その音を聞いたりするのを、誰も見たくないですよね。マイクをオンにしていると、カメラがあなたにフォーカスするのを覚えていますか？ ええ。
主催者の場合は5分前に到着してください
会議の主催者の場合は、ログインして技術的な問題に対処する時間を設けてください。5分もあれば十分でしょう。
完全に存在する
他のブラウザウィンドウを閉じ、会議が行われている画面を使用してください。会議中は携帯電話や時計を見下ろさないでください。対面での会議と同じように対応してください。
参照：Zoom 101：初心者とビジネスプロのためのガイドブック（TechRepublic Premium）
参加者にビデオか音声かを事前に伝える
会議開始時に参加者を驚かせないよう、ビデオ会議をお願いしましょう。ビデオ会議と音声会議のどちらが望ましいかを事前に伝えておきましょう。
技術的な問題を事前に解決する
会議中にヘッドフォンが必要な場合は、会議が始まる前に用意しておきましょう。ノートパソコンのバッテリーが切れそうであれば、電源に接続して準備しておきましょう。会議が始まる前に、技術的な問題があれば解決しておきましょう。
きちんと服を着る
会議に出席する際、シャツだけをきちんと着て、だらしないボトムスで座るのはやめましょう。立ち上がるように指示されたり、予期せぬ理由でカメラの前を歩き回らなければならないこともあるでしょう。会議中に従業員に立ち上がってストレッチをするように指示したマネージャーの話を耳にしたことがあります。
経歴がプロフェッショナルであることを確認する
会議中以外の時間にカメラをオンにしてください。背景をよく見て、評価してください。プロフェッショナルに見えますか？もしあなたが上司なら、従業員に低賃金だと感じさせるような高価な家に住んでいるように見えませんか？もしそうなら、何もない壁の前に座ってください。本棚やアート作品を置いてもいいでしょう。もしあなたのデスクがキッチンにあるなら、背後のカウンターに散らかっているものはありませんか？バーチャル背景を使用するのでなければ、背後の背景が適切なメッセージを伝えるように注意しましょう。Zoomのバーチャル背景の使い方を学ぶためのガイドはたくさんあります。
不適切な仮想背景を使用しないでください
バーチャル背景といえば、自分の仕事内容に合ったものを使いましょう。クリエイティブな分野であれば、もう少し自由に選んで、シンプソンズのソファやバットケイブでのんびり過ごす様子、あるいはスター・ウォーズに出てくるようなものを選んでも構いません。しかし、もっと本格的な分野であれば、単色の背景、アイビーリーグの図書館、あるいは目を引く風景などのバーチャル背景にこだわるのがおすすめです。
家族全員に電話会議に参加することを伝えます
会議専用の部屋がない場合は、家族全員に会議に参加することを事前に伝え、静かに会議に参加できるようにしましょう。これは、家族にとっても会議参加者にとっても適切なエチケットです。
画像: アリスター・バーグ / ゲッティイメージズ
