Microsoft Power BI でレポートを購読する方法 | TechRepublic

Microsoft Power BI のレポートは、ほとんどが静的ではありません。むしろ、他のユーザーが基になるデータを更新すると、定期的に更新されます。レポートはいつでもオンラインで確認できますが、最新のデータを確認するには、より簡単な方法があります。サブスクリプションを設定することです。例えば、毎朝一番に昨日の売上レポートを確認したいとします。サブスクリプションを設定すると、コーヒーを飲みながらメールでレポートを確認できます。

参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析 (TechRepublic Premium)

このチュートリアルでは、Power BI でレポートをサブスクライブする方法を説明します。これは、レポートデザイナーとエンドユーザーにとって興味深い内容です。ここでは Windows 10 64 ビットシステムで Microsoft Power BI を使用しています。アクセス可能な公開レポートであれば、どれでもサブスクライブできます。

Power BI でレポートを購読する方法

通常、デザイナーがあなたにとって重要なレポートを公開すると、リンクが送信されます。このリンクを使用すると、いつでもレポートを確認できます。ただし、最新のレポートを定期的に確認したい場合は、レポートをサブスクライブすることをお勧めします。

レポートをサブスクライブする場合は、次の手順を実行します。

1. 公開されたレポートをオンラインまたは Power BI サービスを使用して表示します。

2. 上部のメニューで「購読」を探します。見つからない場合は、3つの点のアイコン（図A）をクリックします。

図A

3. 表示されるダイアログで、「新しいサブスクリプションの追加」をクリックします。Power BI がユーザーを認識し、正しいメールアドレスを入力します。この時点で、組織内の他のユーザーを追加できます。

4. ページ1はデフォルトのサブスクリプション名です。これをより分かりやすい名前に変更することもできます。複数のサブスクリプションを管理する場合に役立ちます。次に、件名を入力します（図B）。

図B

5. 必要に応じてメッセージを入力します。自分だけを購読する場合は、おそらくメッセージは不要です。

6. 下にスクロールして「頻度」コントロールを見つけます。デフォルトでは「毎日」に設定されていますが、この設定は変更できます。

7. 時間設定を調整します。この場合、毎朝8時に更新されたレポートを表示するようにします（図C）。

図C

8. 開始日はデフォルトで現在の日付に設定されますが、変更可能です。必要に応じて終了日も設定できます。

9. 最後の3つのオプション（図D）は、メールに含まれる要素と、Power BI内で実際のレポートにアクセスできるかどうかを決定します。レポートを他のユーザーに送信する場合は、最初の2つのオプションのチェックを外しておくことをお勧めします。

図D

10. 「保存して閉じる」をクリックします。

ここまでで準備は完了です。ただし、いくつか確認しておきたい点があります。

• ステップ6では「毎日」を選択しました。この設定は、受信トレイにレポートのコピーを受け取る頻度を決定します。最初のオプションは「データ更新後（1日1回）」です。このオプションを選択すると、Power BIは特定の曜日の特定の時刻ではなく、レポートが更新された時点でコピーを送信します。ただし、レポートが同日中に更新された場合でも、最初の更新後は1日に1回しかレポートが送信されません。
• サブスクリプションをテストするには、上部の「今すぐ実行」をクリックします（図B）。これにより、サブスクリプションをすぐに実行して設定をテストできます。
• メールには、公開されたレポートのプレビューとリンク（図E）が含まれます。手順9で選択したオプションによって、受信者のアクセス権限が決まります。

図E

• 各レポートには複数のサブスクリプションを設定できます。
• サブスクリプションを管理するには、公開されたレポートに戻り、「サブスクリプション」をクリックし、最初のダイアログの下部にある「すべてのサブスクリプションを管理」リンクをクリックします。これにより、すべてのサブスクリプションが表示されます（図F）。必要に応じて更新できます。

図F

Power BI サブスクリプションは、更新されたレポートを定期的に受け取ったり、必要としている他のユーザーに更新されたレポートを送信したりするのに最適な方法です。エンドユーザーは自身でサブスクリプションを設定できます。エンドユーザーは他のエンドユーザーのサブスクリプションを管理することはできませんが、レポートデザイナーはすべてのサブスクリプションを管理できます。