Excelでは複数のシートを選択し、それらをまとめて編集できます。このようにシートをグループ化すると、アクティブなシートで行った操作はすべて、グループ内の他のシートにも反映されます。ブック内で関連データが同様の構造を持つ複数のシートに分割されている場合、このグループ化機能により、書式設定や編集にかかる時間を大幅に節約できます。また、グループ化されたシートは、意外と知られていない活用方法にも活用できます。この記事では、意外と知らないかもしれない、便利なグループ化のテクニックをいくつかご紹介します。
ここではWindows 10 64ビット版のExcel 2016を使用しますが、これらのヒントは以前のバージョンにも適用できます。追加の説明は必要ありません。ダウンロード可能なデモファイルはありません。
関連はあるが別物について
グループは、私が「関連しながらも独立した構造」と呼ぶものに基づいています。各シートは目的、そしてさらに重要な点として構造が似ていますが、データは日付、人員、部門といった定義基準によって別々のシートに分割されています。例えば、月別の注文、地域別の売上、教師別のクラスなどです。集計はすべての注文、すべての売上、すべてのクラスですが、構造によってデータが分離されています。
この構成は、レポート作成をシンプルにする効果は大きいですが、Excelが得意とする集計のグループ化や分析処理が複雑になります。私は、より伝統的なデータベース型のレコード構造でデータを保存することを好みます。複数のシートからデータを取得して分析や操作を行うよりも、共通のソースからデータをまとめてレポートを作成する方が簡単です。しかし、私は少数派です。多くのExcelブックでは、この関連性はあるものの独立したモデルが使用されています。このモデルは決して間違っているわけではありませんが、このモデルを最適な保存方法と見なす前に、すべてのデータをどのように活用したいかを検討してください。データの保存方法は、そのデータの分析結果をどのように提示するかと同じくらい重要です。
シートグループを作成する
2枚以上のシートを選択してグループを作成し、すべてのシートを一度に操作することができます。アクティブなシートで行った操作は、グループ内のすべてのシートに反映されます。グループの作成方法を既にご存知の場合は、以下のヒントに進んでください。そうでない場合は、以下の手順でシートグループを作成します。
- グループに含めるシートをアクティブにします。
- [Shift]キーを押しながら、最初のシートと最後のシートのタブをクリックすると、連続したグループが作成されます（図A）。グループ化されると、タブの色が変わります。[Ctrl]キーを押しながら個々のタブをクリックすると、連続していないシートのグループが作成されます。
図A
白いタブはグループを示します。
これで完了です。ワークブック内のすべてのシートをグループ化したい場合は、メニュー オプションを使用して簡単に行うことができます。任意のタブを右クリックし、[すべてのシートを選択] を選択します。
グループモードで作業中は、Excel のタイトルバーにブック名と [グループ] が表示されます。複数のシートの操作を終えたら、必ずグループを解除してください。グループモードで作業していることを忘れて、うっかりすべてのシートに変更を加えてしまうことがよくあります。しかし、グループモードを頻繁に使いこなし、うまく活用していれば、作業が終わったらすぐにグループを解除する方法を習得できるでしょう。
シートのグループを解除するには、グループ内のシートタブを右クリックし、「シートのグループ解除」を選択します。または、グループに含まれていないタブをクリックします。グループを解除して現在のシートに留まりたい場合は、[Shift]キーを押しながらアクティブなタブをクリックします。それでは、まだ思いつかないかもしれない、グループの便利な使い方をいくつかご紹介します。
1: 既存の数式または値を他のシートにコピーする
グループ内のすべてのシートに数式や値を入力するには、アクティブなシートに一度入力するだけです。既存の数式や値を同じブック内の別のシートにコピーしたい場合は、コピー＆ペーストで簡単にコピーできます。または、グループを作成することもできます。
- コピーする数式または値が含まれているシート (ソース シート) を選択します。
- [Shift] キーまたは [Ctrl] キーを押しながら、グループに含めるタブ (対象のシート) をクリックします。
- シート グループがアクティブになったら、数式または値が含まれるセルを選択します。
- [F2]を押します。
- [Enter]を押します。
[F2]キーを押すと、セルの内容がアクティブになります（編集モード）。[Enter]キーを押すと、アクティブシートのアクティブセルの内容が、シートグループ内の他のすべてのシートの対応するセルに貼り付けられます。
参照: Excel の並べ替えの基本をマスターする
2: 挿入するシートの数と位置を制御する
デフォルトでは、新しいExcelブックには3つのシートがあります。シートを追加または削除できます。また、新しいブックのデフォルトのシート数を変更することもできます。複数のシートを必要な場所に即座に追加するのは簡単ではありません。グループ化されたシートが役立ちます。
追加したいシートと同じ枚数のグループを作成し、そこに新しいシートを追加します。グループをアクティブにした状態で、グループ内の任意のタブを右クリックし、「挿入」を選択して新しいシートを追加します。Excelは、グループ化されたシートの間に、グループと同じ枚数のシートを追加します。図Bは、Sheet3、Sheet4、Sheet5（Sheet5はブックの最後のシート）からグループを作成し、シートを挿入した結果を示しています。
図B
複数の新しいシートを必要な場所に追加します。
ぜひ試してみてください。すぐにコツをつかめるはずです。この方法は「新しいシート」アイコンを数回クリックするよりも簡単ではありませんが、追加後にシートを移動するよりは簡単です。グループを使えば、シートを必要な場所に正確に追加できます。
3: グループを削除する
複数のシートを一度に削除するのも簡単です。連続したシートである必要はありません。[Ctrl]キーを使うと、連続していないシートをグループに追加できます。その後、タブを右クリックして「削除」を選択するだけで、グループ内のすべてのシートを削除できます。
参照: Excel のデータ検証機能を使用してデータ入力ミスを防ぐ方法
4: グループ化されたシートを移動する
シートの順序が適切でない場合は、移動することができます。また、複数のシートをグループ化してグループを移動することでも移動できます。まずグループを作成します。次に、グループを右クリックし、「移動」または「コピー」を選択し、位置を指定して「OK」をクリックします。「コピーを作成」オプションをクリックすると、シートのグループを削除するのではなく、新しい場所にコピーできます。
5: 素早く印刷する
複数のシートを一度に素早く印刷するには、グループを作成します。グループをアクティブにして、通常通り印刷作業を進めてください。このヒントを正しく実行するには少し練習が必要ですが、その努力は十分に価値があります。
6: タブをもっと見る
これは厳密にはグループ作成のヒントではありませんが、シートタブが表示されていない場合はグループの作成が難しい場合があります。シート領域の左側にある矢印を使用することもできますが、タブを移動することはできますが、タブの数が増えるわけではありません。より良い解決策は、すぐ右側の水平スクロールバーのサイズを小さくすることです。バーの左端にマウスポインターを合わせて右にドラッグすると、バーの幅が狭くなり、シートタブの数が増えます。
ロケット科学ではない
これらのヒントはどれも難解ではありませんが、自分では思いつかないようなグループの使い方を習得できます。いくつか実践してみると、きっと他にもアイデアが浮かぶはずです。ぜひ、下のコメント欄で、お気に入りのグループ化のヒントを共有してください。
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