Googleでは、Google ToDo リストで自分のタスクを追跡したり、Google Spacesでチームのタスクを追跡したりできます。どちらも、多くの個人やチームにとって頼りになるソリューションです。例えば、ウェブ版Gmailにはチェックマークの入った円のアイコンがあり、これを選択すると、現在選択されているメールへのリンクを含む新しいGoogle ToDo リストが作成されます。より高度な機能が必要な場合は、AsanaやTrelloなどのサードパーティ製ツールもGoogle Workspaceと連携できます。
参照: 機能比較: 時間追跡ソフトウェアとシステム (TechRepublic Premium)
しかし、仕事を始めるとブラウザタブでGmailを開き、一日中開いたままにしておくタイプの人なら、Gmail自体が機能的なタスク管理ツールとして使えることを知って驚くかもしれません。Gmailでは、従来のリストと同じように、ステータスの追跡、アイテムのスケジュール設定、コンテンツのグループ化が可能です。以下の機能を組み合わせることで、タスク管理のためにメールから離れる必要がなくなるかもしれません。
Gmailをタスク管理に活用する方法
アクションが必要なメールにスターを付ける
Gmailのスターは、アクティブなタスクを追跡するのに役立ちます。アクションが必要なメール（図A）にスターを付け、タスクが完了したら各メールのスターを外します。スターを付けたすべてのアイテムを表示して、未完了のタスクにアクセスします。
図A
対応する日時までメールをスヌーズする
後で実行する予定のアクションを必要とする電子メールを受信した場合は、スヌーズ (図 B ) を選択し、電子メールが受信トレイに戻る日時を選択します。
図B
スヌーズメール機能は、タスクアプリのスケジュールリマインダーとほぼ同じように機能します。Gmailは、延期されたメールを指定した時間に処理するよう促します。1～2日の短いスヌーズ期間を設定すると、週末や会議、1～2日の会議の後など、メールを処理する時間があるときに再受信できます。数週間または数か月の長いスヌーズ期間は、サービスの代替案の検討や必要なレポートの作成など、現時点ではそれほど緊急ではないものの、必要な重要なアクションに適しています。
自分宛てのタスクを記載したメールをスケジュールする
自分宛てのメールは、アイデア、リンク、画像などを後から参照したり、行動に移したりするために手軽に保存できる方法です。さらに、「送信」メニューにアクセスし、「送信日時を設定」（図C）を選択すると、将来の日時を指定して自分宛てにメモを送信できます。
図C
スヌーズ機能と同様に、送信予約機能はほぼあらゆる事柄のリマインダーとして利用できます。もちろん、送信予約機能は他の人へのメール送信にも使用できます。特定の日時に相手にアクションを促す通知を送るのに便利です。
ラベルを使用して、タスクを人またはプロジェクトごとにグループ化します
メールを開いているときに、ラベル アイコンを選択できます。ラベル アイコンは、右側が尖った 2 つの角度の付いた辺を持つ長方形のような 5 辺のオブジェクトです。
ラベルを選択したら、既存のラベルの横にあるボックスにチェックを入れるか、新しいラベルを追加してください。プロジェクト、担当者、ステータスなどに関連するラベルを検討することをお勧めします。メールには複数のラベルを適用できるため、3つすべてを示すラベルを1つのメールに適用することも可能です。
例えば、「バックアップデータ」「アリス」「待機中…」というラベルを付けると、特定のメールをこれらのラベルのいずれかで検索できるようになります（図D）。これにより、特定の人物やプロジェクトに関連する未処理の項目（「待機中…」など）を簡単に確認できます。
図D
ラベルとスケジュールされた電子メールを組み合わせると、従来のタスク管理システムのスケジュールされたリマインダーやカテゴリのグループ化とほぼ同じように機能します。
同僚にGmailへのアクセス権を与えてサポートを受ける
信頼できる同僚やアシスタントがいる場合は、Gmailアカウントへのアクセスを許可することもできます。このような共有アクセスにより、あなたに代わって送信されたメールを読んだり返信したりできるだけでなく、前述の様々な方法であなたの業務をサポートすることもできます。例えば、メールへの共有アクセスがあれば、メールをスヌーズしたり、必要に応じてラベルを付けたりすることができます（図E）。
図E
ただし、アクセスを共有することを選択する場合は、相手を完全に信頼し、2 人で電子メールとタスク管理をどのように調整するかを詳細に話し合う必要があります。
この種の共有アクセスは、共同トレイとして使用するGoogleグループを作成する際に付与されるグループアクセスの種類とは異なる点にご注意ください。詳細については、「メールの処理：受信トレイ、共同トレイ、委任」をご覧ください。
あなたの経験はどうですか？
たくさんのタスクを管理している場合、専用のタスクアプリを使う人が多いでしょう。しかし、現在、タスクを適当に管理し、Gmail を使っている人にとっては、上記の戦略が役立つかもしれません。これらのテクニックをたまに使うだけでも、タスクを「忘れずに済ませたい」状態から「進行中」状態、そして「完了」状態へと確実に移行できます。
Gmailでタスクを管理する際に、上記のテクニックを使っていますか？メールにスターを付けたり、スケジュールを設定したり、スヌーズしたりするのはどのくらいの頻度ですか？Gmailでメールを検索したりグループ化したりするために、ラベルをどの程度活用していますか？Gmailをどのように活用してタスクを管理しているか、ぜひTwitter（@awolber）でメッセージを送るか、メンションしてください。
