Googleドライブでファイルやフォルダをグループと簡単に共有する方法 - TechRepublic

Googleドライブで共同作業をしたことがある方なら、アルファベットの巨大企業であるG​​oogleが共有をいかに簡単にしたかご存知でしょう。Googleユーザーと非Googleユーザーを招待してドキュメントを閲覧したり、共同作業したりするのは驚くほど簡単です。ファイルまたはフォルダを右クリックし、「共有」を選択して、プロジェクトで共同作業したい人を追加するだけです。

これらのプロジェクトでは、好きなだけメンバーを追加できます。しかし、人数が増えすぎると、特に複数のチームを追加する場合は、操作が煩雑になる可能性があります。Google はこの点を考慮し、簡単に操作できるようにしました。

参照:職務内容: クラウドエンジニア

すべてはグループ次第

多くの人と定期的に共有するのを簡単にするには、グループを使うのがおすすめです。共有欄に一人の名前を入力する代わりに、グループ名を入力するだけで済みます。とても簡単です。

共有用に特定のグループを作成する必要がある場合は、Google コンタクトで次の手順に従ってください。

1. 左側のナビゲーションでグループを展開します。
2. 下にスクロールして、「新しいグループ」をクリックします。
3. グループに名前を付けます。
4. [OK]をクリックしてグループを保存します。

グループにメンバーを追加するには、「人を追加」ボタン（右下の赤い丸）をクリックし、名前を入力します。追加したい人が表示されたら、そのエントリをクリックしてグループに追加します。グループに必要なメンバーが揃うまで、この操作を繰り返します。

グループと共有する

グループが適切に作成されたら、ファイルまたはフォルダをグループのメンバーと共有します。これは標準的な方法で行います。

1. ファイル/フォルダを右クリックします。
2. [共有]をクリックします。
3. フィールド（通常は共有するユーザーの名前を入力する場所）に、共同作業のグループの名前を入力します（図 A）。
4. 「編集可能」ドロップダウンからグループ権限を選択します。
5. メモを追加します（オプション）。
6. [送信]をクリックします。

図A

Google ドライブでグループと共同作業する。

注意点：グループ全体に同じ権限を付与したことになります。権限を分割する必要がある場合は、それぞれ異なる権限を持つグループを作成することを検討してください。例えば、ベータ読者、編集者、校正者のグループを作成できます。3つのグループでファイルを共有する際、ベータ読者には閲覧のみの権限、編集者には編集権限、校正者にはコメント権限を付与できます。グループを細分化することで、共同作業ファイル/フォルダに対して誰がどのような操作を実行できるかをより細かく制御できます。

簡単にコラボレーション

Googleは、ドキュメントの共同作業のプロセスを驚くほど簡単にしました。この簡単に実践できるヒントを使えば、チームでの共同作業を迅速かつスムーズに行うことができます。さあ、何を待っているのですか？共同作業を始めましょう！

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