ソフトウェアの検索は、一般的なニーズから始まります。顧客管理、同僚との共同作業、プレゼンテーションの作成、天気予報の監視、会計処理など、様々な用途のアプリが必要かもしれません。これらの分野であれば、多くの人が広く利用されている有名なアプリをすぐに見つけることができるでしょう。
しかし、私の経験上、ソフトウェアの選択はあまりにも多くの機能リストに焦点を当てて始まりがちです。多くの場合、それは間違いだと思います。より良いアプローチは、既に知っているアプリを短くリストアップし、以下の手順に従ってリストを拡張し、その後短縮していくことです。拡張プロセスでは、まだ知らないシステムの中から、有力な候補となる可能性のあるものを探します。短縮プロセスでは、メンテナンスが不十分なアプリや信頼できる企業のものではないアプリを除外します。そして、その後で初めて、製品の詳細を掘り下げていきます。
ソフトウェアの選択手順を効率化する方法
解決策を探す
ウェブ検索、あるいはより正確には、一連のウェブ検索を行うことで、潜在的なソフトウェアソリューションを見つけるのに役立つ場合があります。キーワードを使用し、キーワードを引用符で囲んでグループ化し、不要なフレーズを含む結果を除外することで結果を絞り込むようにしてください。これは反復的なプロセスですが、適切に行うことで、求めている結果を絞り込むのに役立ちます。
参照: Google でより良い検索結果を得る方法 (TechRepublic)
候補となるベンダーとアプリをいくつか特定したら、モバイルアプリストアも検索することをお勧めします。私は組織と仕事をする際に、AndroidとAppleの両方のアプリを提供しているベンダーを強く推奨しています。つまり、Google PlayストアとAppleのApp Storeの両方のストアでベンダーのアプリを検索します。ベンダーが両方のストアでモバイルアプリを提供している場合、それはベンダーが少なくとも一定の規模を持っているという強いシグナルです。
異なるベンダーのアプリを比較する際、私は人気と市場規模を示すダウンロード数だけでなく、少なくともアプリに対するユーザー満足度の大まかな指標であるアプリ評価にも注目します。ランキングは、誤った評価や初期バージョンでのみ見られる欠陥の影響を受ける可能性があります。しかし、一般的に、ダウンロード数と評価は、ダウンロード数が少なくランキングが低いアプリを迅速に排除する手段となります。
システムやプラットフォーム固有のアプリストアも役立つかもしれません。例えば、Google Workspace をご利用の組織の方は、Google Workspace Marketplace を検討してみてはいかがでしょうか。Salesforce をご利用の場合は、Salesforce App Store をお試しください。お分かりいただけると思います。ご利用のプラットフォームが提供するストアに掲載されているアプリは、既にご利用のアプリとスムーズに連携する可能性が高くなります。多くの場合、こうしたシステムはシングルサインオンをサポートしており、選択したプラットフォームとのある程度の連携が可能です。
アプリストアでは、App Storeの「おすすめ」セクションやGoogle Playストアの「類似アプリ」エリアなど、関連アプリが表示されることがよくあります。これらのエリアに表示されているアプリは、場合によっては、検討に値する優れた代替アプリとなることがあります。
更新を確認する
モバイルアプリのリリースノートとリリース日を確認するか、公開されている変更ログやブログをチェックして、アプリに最近行われた変更を特定しましょう。例えば、AppleのApp Storeのバージョン履歴データや、Google Playの「このアプリについて」の「更新日」を確認しましょう。これは、開発が活発でないアプリを特定するのに役立ちます。アプリが1年以上更新されていない場合は、開発が活発ではないと判断します。ソフトウェアが完璧で、変更の必要がない可能性はありますか？はい。その可能性は高いですか？いいえ。
さらに深く検討するには、公開されている製品計画や今後のアップデートを探してください。ベンダーによっては、将来の機能のリリースカレンダーを公開している場合もあります。また、カンファレンスや顧客向けイベントで変更内容がプレビューされる場合もあります。今後の変更内容の詳細度はベンダーによって大きく異なりますが、他の条件がほぼ同等であれば、将来の開発計画を一切公開していないベンダーよりも、計画を公開しているベンダーと協力する方が断然有利です。
公人を好む
驚くほど多くのソフトウェアベンダーが、製品の背後にいる人々に関する情報をほとんど、あるいは全く公開していません。私は、実在の人物、写真、氏名、役職、経歴、連絡先情報を提供している企業のシステムを使うことを強く好みます。
さらに、私はソーシャルメディアで積極的に活動している組織や人々が作るソフトウェアやシステムを好みます。こうした存在感や活動は、その会社がソーシャルメディア専任の人材を抱えるほどの規模を持っているか、コミュニティへの積極的な関与を重視する文化を持っていることを示していることが多いです。どちらも私にとっては良い兆候です。人々がTwitter、LinkedIn、ブログ投稿、Redditなどに参加しているかどうかは、実際には重要ではありません。重要なのは、会社が情報を提供し、顧客からの問い合わせに応答し、既存顧客や潜在顧客と積極的に関わっているかどうかです。
コストを考慮する
価格が公表されていると、企業への信頼度が高まります。価格の見積もりが取れるからです。ソフトウェアのエンタープライズ価格を調べたことがある人なら誰でも、多くの企業がフォームを用意し、営業担当者に見積もりを依頼するよう促していることをご存知でしょう。これは、クラウド時代以前の、企業の収益最大化を狙った戦略です。企業は、お客様のニーズに合った適切なソリューションを提供できるよう努めていると示唆するでしょう。確かにそうかもしれませんが、価格に関する明確なガイダンスが一切提供されていないと、その組織への信頼度は低下します。
この段階で完全なコスト見積もりや見積りが必要だと言っているのではありません。むしろ、数分かけて、ご自身の使用シナリオでシステムのコストがどれくらいになるか計算してみてください。見積もりで十分です。価格を公開している信頼できるベンダーであれば、少なくとも、システムのコストが1人あたり月額1,000ドルではなく、1人あたり月額10ドルだと判断できる十分な情報を提供してくれるはずです。
特徴を評価する
システムがこれまでの4つの評価すべてに合格すれば、少なくとも検討する価値のあるシステムであることがわかります。次に、多くの人が最初に行う詳細な評価段階に進みます。この時点では、通常の評価手法を用いて、システムが必要な機能を果たし、希望するワークフローで動作し、使用しているデバイスやシステムと連携できることを確認します。いつものように、機能のチェックリストは信用しないでください。期待通りに動作するか、自分で確認してください。
ただし、異なる働き方を受け入れる姿勢を持ちましょう。物事がどのように機能すべきかという自分のメンタルモデルと、ベンダーが問題を解決する方法が異なる場合があるからです。例えば、私は長年、ファイルをメールで送ることに慣れている人たちと出会ってきました。「共有ボタンを使えば、複数のメンバーに一括でアクセス権を与えることができます。添付ファイルをメールで送って、チームの各メンバーがファイルのコピーを持つ必要はありません」と伝えるのに、少し時間がかかりました。ワークフローでも同様の問題が発生します。アクセス権限によってプロセスが変更される場合があります。異なるシステムを選択するプロセスは、異なる働き方を検討するチャンスです。
ソフトウェア選択に関するご経験はいかがですか?
私の経験上、多くの人が機能の評価にすぐに飛びついてしまいます。しかし、最初の4つのステップを素早く実行することには大きな価値があります。これらのステップはそれぞれ、既存のシステムと連携しないシステム、更新されていないシステム、人材や価格面でオープンで透明性のないシステムを排除するのに役立ちます。
ソフトウェアやベンダーの選定には、どのようなシンプルな手法をお使いですか？システムを検討すべきか、あるいはすべきでないかを判断するための、具体的なシグナルはありますか？上記のヒントは、効果的なソフトウェア選定に役立ちましたか？
ソフトウェアの選択に関するヒントやテクニックがあれば、Twitter (@awolber) でメンションまたはダイレクト メッセージでお知らせください。
