私たちの多くはMicrosoft Outlookに多くの時間を費やしています。それは、やるべきことがたくさんあり、多くの人が1日のスケジュールをOutlookで管理しているからです。だからこそ、効率的な検索が非常に重要です。「入札プロセスに関するメールが見つかりません」という言い訳では、会議を始めるのに良い方法とは言えません。幸いなことに、Outlookにはメール検索の範囲を限定したり広げたりするさまざまな方法が用意されています。
参照: 誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
このチュートリアルでは、特定のメールメッセージを検索する際に、検索文字列を改善して最も効率的な結果を得る方法を紹介します。私はWindows 10 64ビットシステムでMicrosoft 365 Desktopを使用していますが、以前のバージョンのMicrosoft Outlookでもご利用いただけます。
Microsoft Outlookで簡単な検索を適用する方法
Outlook のタイトルバーにある検索コントロールは、すべてのウィンドウで使用できる検索ツールです。検索を開始するには、コントロールをクリックして検索文字列を入力します。検索文字列またはその一部を含むアイテムのリストが表示されます。検索文字列を絞り込むことで、検索結果を改善できます。
検索コントロールをクリックすると、Outlook は最近の検索に基づいて検索候補のリストを表示します。左側には、検索対象を特定のメールボックスやフォルダーに限定できるドロップダウンがあります。このドロップダウンは、検索コントロールにフォーカスがある場合にのみ使用できます。
ドロップダウンは、より効率的に検索するための最初のステップです。検索範囲を指定することで、検索範囲を絞り込んだり広げたりできます。デフォルトでは現在のメールボックスが選択されています。検索対象のメッセージが特定のメールボックスにあることが分かっている場合は、すべてのメールボックスを検索する必要はありません。同様に、他のメールボックスにも一致する可能性がある場合や、確信が持てない場合は、検索範囲を1つのメールボックスに限定する必要はありません。
Outlook検索をより効率的に適用する方法
それでは、検索文字列の可能性を見てみましょう。Outlookはメールメッセージと添付ファイルを検索文字列としてスキャンすることに注意してください。
検索文字列に Susan Harkins などの複数の単語が含まれている場合、Outlook では、Susanne、Susan Jones、Dan Harkins など、Susan と Harkins に一致するものがすべて検索されます。
特定の人からのメッセージを検索するには、その人のメールアドレスを入力します。例えば、[email protected] と入力すると、Outlook は以下の条件に [email protected] を含むすべてのメッセージを表示します。
- 制御する
- 被験者コントロール
- メッセージ本文
- 添付ファイル
検索する場所が多すぎます。結果を絞り込むには、次のように検索文字列に「from」を追加してください。
from:[email protected]
こうすると、Jane Doe から受信したメッセージのみがリストされます。
「チーム計画会議の議題（レビュー用）」のように、件名を検索対象とする場合は、文字列をいくつかのキーワードに絞り込むと、最適な結果が得られます。件名全体を入力した場合、Outlookは宛先と件名、メッセージ本文、添付ファイルにそれらのキーワードを含むすべてのメッセージを表示します。より適切な検索文字列としては、「計画会議」「会議の議題」、あるいは「レビュー」などがあります。
考慮すべきさらにいくつかの検索ルールを次に示します。
- Outlook では句読点は考慮されません。
- Outlook は、検索文字列に一致する最初の 250 項目のみを返します。
- 検索文字列に複数の言語が含まれている場合、Outlook は正常に応答しません。検索結果は不完全な場合と不完全な場合があります。
Outlook では、テキスト検索文字列の他に、検索文字列内の演算子も評価します。
Outlookで演算子を正しく使用する方法
AND、NOT、ORなどの演算子はご存知でしょう。演算子を使って検索範囲を絞り込むことができます。Outlookで演算子を使用する際は、必ず大文字を使用してください。表Aには、演算子の最も一般的な用途と、その他の予約語がリストされています。
表A
| オペレーター | 検索文字列 | 結果 |
|---|---|---|
| そして | スーザンとハーキンス | SusanとHarkinsを含むすべてのアイテムを返します。Susanのみ、またはHarkinsのみを含むアイテムは表示されません。 |
| または | スーザン・O・R・ハーキンス | Susan または Harkins と Susan Harkins のいずれかを含むすべてのアイテムを返します。 |
| ない | スーザン、ハーキンスではない | Susan を含み Harkins を含まないすべてのアイテムを返します。 |
| 「」 | 「スーザン」 | Susan には一致しますが、Susanne には一致しません。 |
| について | 「チームミーティング」について | 件名、本文、添付ファイルに「Team Meeting」が含まれるメッセージのみを一覧表示します。 |
| から、約 | 送信者:「スーザン・ハーキンス」、件名:「チームミーティング」 | 件名に「Team Meeting」が含まれる、Susan Harkins からのメッセージのみをリストします。 |
| 主題 | 件名:「チームミーティング」 | 件名に「チーム ミーティング」が含まれるメッセージのみを一覧表示します。 |
Outlook では、検索の可能性は無限大です。フィールドがある場合は、フィールド名の後にコロン (:) を付けるだけで簡単に検索できます。例えば、連絡先を検索する場合、検索文字列を使ってlastname: “Harkins”、姓が Harkins である連絡先だけをリストアップできます。少し工夫するだけで、検索語を絞り込み、最適な結果を得ることができます。
