Googleグループはプロジェクト管理に役立つコミュニケーションツールです

Googleグループはプロジェクト管理に役立つコミュニケーションツールです
プロジェクト管理のコミュニケーションに電子メールと Google グループを使用する。
画像: 4zevar/Adobe Stock

プロジェクト管理において無視できない要素の一つはコミュニケーションです。これはあらゆるプロジェクトの成功にとって鍵であり、必須であり、絶対的な基盤です。しかし、すべてのプロジェクト管理ツールが包括的なコミュニケーションツールを提供しているわけではありません。コメントやインスタントメッセージといった基本的な共同作業機能は確かにありますが、もっと詳細な形式でのやり取りはどうでしょうか?

メールについてお話します。具体的には、関係者を特定の組織にまとめ、関係者全員と簡単にコミュニケーションを取れるメールグループのことです。すべてのプロジェクト管理ツールがこのような機能を備えているわけではありません。

参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)

組織内の複数のメンバーにメッセージを送信したいとお考えなら、Google には最適なオプションがあります。すでに Google エコシステムをご利用の企業であれば、さらに便利です。

もちろん、これを読んでいる方の中には、「自分のメールクライアントでユーザーリストを作成して、メールを送信すればいい」と考える方もいるかもしれません。それはそれで良いのですが、グループではないため、ユーザーが「全員に返信」を押したり、送信者にしか返信しなかったりする問題が発生します。そうなると、適切な相手に適切な情報が届かなくなってしまう可能性があります。そこでGoogleグループの出番です。

Google グループとは何ですか?

Google グループは長年利用されており、複雑になりがちな問題に対するシンプルな解決策となります。Google グループは、特定のトピックやグループを中心としたディスカッション グループ プラットフォームです。開発チーム、プロジェクトの関係者、マネージャーなど、様々なグループを作成できます。非常に一般的なグループから、非常に詳細なグループまで、様々なグループを作成できます。

例えば、プロジェクトXに3つの開発チーム(DEV1、DEV2、DEV3)があるとします。各チームにはマネージャーがおり、さらにデザインやプロモーションなど、開発者以外の関係者もいます。Googleグループでは、このような状況は以下のように分類できます。

  • プロジェクト X: すべての関係者を含むメイングループ。
  • DEV-MAIN: すべての開発者。
  • DEV1: このチームのすべての開発者とそのマネージャー。
  • DEV2: このチームのすべての開発者とそのマネージャー。
  • DEV3: このチームのすべての開発者とそのマネージャー。
  • PROJECT X STAFF: デザイン、プロモーション、マネージャー
  • マネージャー: すべての PROJECT X マネージャー。

7つのグループがあります。メールクライアントだけでこれらを管理しようとすると、かなり面倒なことになりかねません。Googleグループを使えば、簡単に管理できます。ただし、メールアドレスが既に使用されている場合は、名前を変更する必要がある場合があることをご承知おきください。

Googleグループでグループを作成する方法

デフォルトのウェブブラウザからGoogleアカウントにログインしていることを確認してから、groups.google.comにアクセスしてください。このページにアクセスすると、Googleドライブの「作成」ボタンに似た、おなじみの「作成」ボタン(図A)が表示されます。

図A

Google グループの作成ボタン。
Google グループの作成ボタン。

表示されるポップアップ (図 B ) で、グループの名前、電子メール、説明を入力します。

図B

新しい Google グループを作成するのは、思っているよりもはるかに簡単です。
新しい Google グループを作成するのは、思っているよりもはるかに簡単です。

「次へ」をクリックし、表示される画面 (図 C ) でグループに適用するプライバシー設定を選択します。

図C

新しいグループのプライバシー オプションを設定します。
新しいグループのプライバシー オプションを設定します。

これらのオプションに注意して「次へ」をクリックします。最後のウィンドウ(図D)では、グループのメンバー全員を追加し、招待メッセージを追加し、必要に応じてメンバーに招待を送信して、「グループを作成」をクリックします。

図D

新しいグループにメンバーを追加します。
新しいグループにメンバーを追加します。

グループが作成されると、グループへのリンク (図 E ) が表示され、メンバー、禁止されたユーザー、その他さまざまなオプションを管理できるようになります。

図E

新しい DEV1 グループが作成されました。
新しい DEV1 グループが作成されました。

ユーザーは[email protected]にメッセージを送信できます。ここで、NAME は projectx-dev1 など、グループに関連付けられた電子メール アドレスです。

チームメンバー、プロジェクトリーダー、関係者との長文コミュニケーション手段として使用できる新しいGoogleグループを作成するには、これだけです。これは一見分かりやすい解決策ではないかもしれませんが、プロジェクト管理プラットフォームがチーム間のコミュニケーションに十分な機能を提供していない場合、Googleグループがその不足を補ってくれるでしょう。

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