スプレッドシートをデータベースとして利用することは広く普及しており、給与計算、売上予測、生産システム管理、資産管理といったアプリケーションを作成するための関数と組み合わせることも珍しくありません。しかし、このようなシャドーITは管理とサポートが困難です。そのため、本来アプリであるべきスプレッドシートを、Microsoft Power Platformなどのローコードソリューションに置き換える組織が増えています。
多くのスプレッドシートは、Microsoft Excelの機能を必要以上に使いすぎているユーザーが作成した、単なる巧妙なリストに過ぎません。さらに、共有Excelファイルの管理は複雑になることがあります。Excelでは同僚とリアルタイムで共同作業を行うことは非常に効果的ですが、そのためにはExcelファイルをSharePoint OnlineまたはOneDriveに保存しておく必要があります。スプレッドシートを更新しているユーザーが、列を非表示にしようとして誤って削除してしまうのを防ぎたいのであれば、セルをロックし、ワークシートにパスワードを設定する必要があります。
参照: Excel パワーユーザーガイド (TechRepublic Premium)
情報を共同でリスト化し、追跡する必要がある場合、Microsoft Lists は、多くの人が Excel で管理しているようなリストを、リスト固有のオプションが豊富で複雑さが少ない状態で提供できるように設計されています。イベント管理、従業員のオンボーディング、問題追跡、連絡先リスト、ウェブサイトのコンテンツスケジュール管理、出張申請の処理、在庫管理などに最適です（図 A）。
図A
OneDrive for Business と同様に、基盤は SharePoint (Project Nucleus を通じて OneDrive の同期テクノロジを使用する SharePoint MySite) であり、Web 上、または iOS および Android 上のモバイル アプリとして使用します。
Microsoft リストの一部は Excel と非常によく似ています。データを行と列にレイアウトし、数値、通貨、またはテキストを表示するために列を書式設定し、グリッド ビューを使用して個別のセルまたは複数のセルを選択して編集し、セルまたは行を強調表示するルールに基づく条件付き書式を使用してデータをすばやく視覚化します。
更新された項目を緑色で、または赤色で色分けして、期限や支払日を逃した項目を識別しやすくすることができます。また、ビューをカレンダーに切り替えたり、カテゴリ別に整理された計画ボードのように表示したり、スマートフォンでMicrosoft Listsをミニアプリのように使用して、スプレッドシートのセルをタップしたりタップしたりする煩わしさを解消したり、リストの情報を実際のアプリに変換するPower Appを構築したりすることもできます。
Lists は Microsoft 365 と Office 365 の一部であり、管理者は会社で必要となる可能性のある種類のリストのテンプレートを作成できます。Teams と同様に、Lists の個人版も提供されており、無料の Microsoft アカウントでサインインできます。これは限定的なパブリックプレビューであり、機能が少なく、iOS アプリと Android アプリではまだ利用できません。この個人版の Microsoft Lists でも、コードを追加して、より洗練された結果を得ることができます。
Microsoft Lists の個人版は、個人での使用だけでなく、IT 部門のサポートを必要とせずに、友人、家族、サプライヤー、その他の組織外のグループと共同で情報を追跡したい中小企業ユーザーにも適しています。SharePoint を基盤としているため、今後さらに強力な機能が追加される予定です。
Microsoft Listsにはいくつか優れた機能があります。カレンダービューでリストを見ると、日付のない項目は横に表示されるので、未完了であることが分かります。ただ、いくつか不満な点もあります。数値フィールドには複数の通貨形式を選択できますが、日付はすべて米国形式です。モバイルアプリではリストをオフラインで表示することはできますが編集はできません。また、新しいAndroidアプリは、MicrosoftのSurface Duoのようなタブレットや折りたたみ式デバイスにはまだ対応していません。
参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析 (TechRepublic Premium)
上級ユーザーは、Microsoft Lists 内で JSON を使用したデータのフォーマットなど、さらに多くのことを行うことができます。開発者は、Microsoft Graph API を介して Lists 内のデータにアクセスできます。Microsoft Access を使用してリストのクエリや更新を行うこともできるため、Teams で動作する入力・表示用の使いやすいインターフェースをユーザーに提供しながら、一括更新やレポート作成は数年前に開発した別のビジネスアプリから行うことができます。
Microsoft Lists における情報コラボレーションはどのように見えるでしょうか?
Microsoft Planner にはタスクを整理するためのボードがあり、Microsoft To Do にはタスクを整理するためのリストがあります。Microsoft Lists は似たような機能ですが、どちらにも代わるものではありません。
「MicrosoftはListsを、To DoやPlannerのようなタスクアプリ、あるいはExcelのような計算分析アプリとは考えていません」と、Microsoft SharePointチームのシニアプロダクトマネージャー、マーク・カッシュマン氏は述べています。「Listsは、より広範な共同作業管理ポートフォリオの一部であり、多種多様な情報を追跡するためのものです。最も重要な違いの一つは、Listsの柔軟性とPower Platformとの統合ポイントです。Microsoft Lists独自のフォームやフローを構成できますが、To DoやPlannerは個人またはチームのタスク追跡を支援することに重点を置いています。」
この柔軟性により、シンプルなカスタム チェックリストから、より洗練されたアプリの基礎まで、さまざまな方法で Microsoft Lists を使用することができます (図 B )。
図B
「ほとんどのユーザーにとって、Listsはノーコードで情報を追跡し、ビュー、フィルター、書式設定、通知ルール、そしてListsとTeamsを使ったコンテンツコラボレーションなどを使って視覚化や整理を行うためのアプローチを提供します」とKashman氏は述べた。「より柔軟性を求めるユーザーのために、ListsはJSONとPower Platformとの統合を介したローコードアプローチも提供しています。」
参照: オンラインで Microsoft Azure 管理者になり、素晴らしいキャリアをスタートしましょう (TechRepublic Academy)
Microsoft Listsは、TeamsやOutlookでMicrosoft Loopのリストコンポーネントを使って作成するリストとも異なります。Microsoft Loopのリストコンポーネントを使えば、チェックリストやタスクリスト、シンプルな番号付きリストや箇条書きリストなどを作成できます。違いは、SharePointバックエンドを基盤としているため、Listsに保存できる情報の種類です。Kashman氏は、Microsoft Listsは「一緒に働く人数に関わらず、数千に分割された複数の情報セットを簡単に処理できる」と述べています。
また、その情報をさまざまな方法で表示することもできます (Loop ではカスタマイズできません)。また、検証して使用するためのルールを追加することもできます。「独自のビジネス ロジックを追加して、情報が変更されたときにユーザーに通知し、意味のあるデータ ビジュアルとビューを作成し、必要に応じて他のユーザーと共有します」と Kashman 氏は述べています。
Microsoft には同じことを行うための複数のアプリがあるように見えるかもしれませんが、各アプリケーションは同じ作業の異なる部分を提供しており、Excel や SharePoint ほど包括的で複雑なツールがなければ、これらすべてのオプションを処理することはできません。
この過負荷を回避するために、Microsoft は、Microsoft Graph に接続する複数の非常に特殊なアプリを構築し、作業に必要なさまざまな方法で共同で使用できるようにしようとしています。
「目標は、タスク、ステータス更新、ドキュメント作成など、質の高いビジネス成果を生み出すために必要な、目に見えないあらゆる要素に構造を与える専用アプリ群を通じて、業務管理を効率化することです」とカシュマン氏は述べています。「業務プロセスへのより効率的なアプローチにより、お客様は業務そのものへのコラボレーションに多くの時間を費やすことができます。」
