ITマネージャーに最適な生産性向上ツール - TechRepublic

今月のタイトルは少し誤解を招くものだったと告白しなければなりません。 「最高の生産性向上ツール」とすべきでした。私が言及しているのはソフトウェアでもハードウェアでもなく、最新の「デイタイマー」のような紙ベースの整理システムでもありません。 私が言及しているのは、まさに人、つまり事務アシスタントなのです。

このブログ投稿が管理アシスタントの週の翌週に行われるのは、おそらく最も貴重な従業員である管理アシスタントに先週十分な感謝の意を表さなかった皆さんへのリマインダーとなる可能性があるため、適切です。

経営幹部を目指す皆さんにとって、組織のテクノロジーの方向性を決定できるという満足感と同時に、膨大な量のコミュニケーションという骨の折れる仕事も伴います。 このコミュニケーションは、 (a) 紙媒体（郵便、手紙、覚書、フォーム、メモ、出版物など）、(b) 電子媒体（電子メール、電子文書、カレンダー、音声メッセージなど）、(c) 対面（会議、ウェビナー、カンファレンス、電話など）といった様々な形態で行われます。 コミュニケーションの量は膨大で、対応に追われてフルタイムの仕事になってしまうこともあります。 そうなると、電話や会議に出ていない時は一日中画面やBlackberryに見入っているよりも、本来やるべき他の業務に割ける時間はほとんど残らないでしょう。

優秀な事務アシスタントは、金と同等の価値があります。皮肉なことに、彼らはあなたの指揮系統の中で最も低賃金であることが多いのです。 なぜなら、彼らは膨大な量のコミュニケーションを管理し、あなたが仕事の最も重要なことに集中できるようにしてくれるからです。

優秀な秘書に恵まれた経験がない方のために、彼らがあなたの仕事の日々や週にどのような変化をもたらすのか、少し詳しく説明させてください。 まずは、数週間前から優秀な秘書がいなくなってしまった私の仕事生活に大きな穴が開いた様子からお話ししたいと思います。まずは 朝、仕事場に着いてパソコンにログインした時の ことです。受信トレイとカレンダーを確認します。先週はいくつかのイベントで時間を取られてしまい、受信トレイに は対応しなければならない数百通のメールが溜まっています。 重要なものもあれば、単なる情報提供のメールもあり、中には不要なものもあります。 優秀な秘書がいれば、私のメールは選別されていたでしょう。 ベンダーからの不要なメールは、私が確認するまでフォルダに分けておくか、削除されていたでしょう。 会議の依頼（電話やメール）は、カレンダーに「仮」として登録し、確認するか秘書に再スケジュールを依頼するようにリマインダーを設定することができました。 重要な電子メール メッセージには、今すぐ処理する赤、すぐ処理する黄色、時間があるとき処理する緑などのフラグを付けることができます。

パソコンの前に座って仕事をしていると、棚の上の受信箱に積み重なるメールの山と、ファイリング用にマークした書類の山が目に入ります。 先週は出張したので、必要な書類に記入し、経費を添付してシステムに入力し、適切にルーティングしてもらわなければなりません。 また、今後数週間のうちに再び出張があるので、必要な渡航認証を記入し、ホテルと航空券、レンタカーを予約し、持っていく機器も予約しなければなりません。 購入もしなければならないので、さらに多くの書類と認証を行う必要があり、また、今は年次評価の時期でもあります。 さらに、私の組織が大規模な技術購入を調整している可能性があるという噂がマスコミに広まり、潜在的なベンダーが自社製品を私に見せたがっているため、私の電話は鳴り止みません。

これらすべてのポイントは、愚痴を言うことではなく、管理職としての仕事のうち、どれほど事務的な性質のものなのかに目を向けることです。 私はこの仕事はできますし、これからもやります（私の能力より劣るわけではありませんが）。しかし、時給換算で考えると、私が雇われた仕事ではありませんし、時間の有効な使い方でもありません。 コピー機の前に立って次の会議の資料を作ることもできますし、今後の主要プロジェクトの計画に取り組むこともできます。どちらの方が費用対効果が高いと思いますか？ 残念ながら、現時点では空席が埋まるまで両方をこなすことになるでしょう。

この話題を取り上げたのは、このサポート職の重要性を指摘するためだけでなく、予算策定時にサポート職を希望しても問題ないということを指摘するためでもあります。 サポート職は経営幹部レベルの役職でなくても必要であり、一日の業務を振り返ってみれば、たとえ他の人と共有しなければならないとしても、その職の給与や福利厚生を正当化するのはそれほど難しいことではないはずです。 技術部門のマネージャーは、自分のためにサポートを求めるのが恥ずかしがり屋であることが多く、上級管理職は事務的なサポートとなると（自分自身以外には）すぐに「ノー」と言いがちです。

職場で長く働いていると、管理職が異動する際に秘書を連れていく、あるいは秘書が新しい部署に同行する、といったことがよくあることに気づくでしょう。 これは通常、何か特別な関係があるからではなく、長年一緒に働いてきた秘書が相手のことを知り、好き嫌いを知り、おそらくは予測もできるようになるからです。 このような助けはなかなか得られません。 ですから、次に予算を立てる際には、テクノロジーでは得られない何か、つまり秘書の力を借りてみてください。