私が一緒に働いている2つの組織では、主に習慣的に、ファイルを社内サーバーに保管しています。社内では共有フォルダに保存されたファイルを使って作業しており、社外で作業する必要があるときはファイルのコピーを保存しています。また、ファイルがどのフォルダに保存されているかがわからないと、検索に時間がかかります。どちらの組織もG Suiteを2年以上使用しています。
両組織は現在、Google が 2017 年にリリースした 2 つの機能 (チームドライブと Google ドライブ ファイル ストリーム) を利用して、ファイルをオンサイト サーバーから Google ドライブに移行する予定です。
2017年3月にリリースされたチームドライブは、ドキュメントの所有権とアクセスを簡素化します。ファイルの「所有者」は個人ではなくチームドライブです。グループのメンバーが変更されると、ファイルへのアクセスも変更されます。チームドライブ導入前は、Googleドライブのすべてのファイルとフォルダは個々のアカウントが所有していました。これは、個人の「マイドライブ」に保存されているファイルとフォルダにも当てはまります。そして今、チームドライブのすべてのメンバーが、そのチームドライブに保存されているすべてのファイルにアクセスできるようになりました。
「Google チームドライブの設定方法」（TechRepublic）をご覧ください
2017年9月にリリースされたGoogleドライブ ファイルストリームは、ローカルファイルシステムからGoogleドライブへのアクセスを可能にします。Windowsではファイルエクスプローラー、macOSではFinderからGoogleドライブ上のファイルを表示、開き、保存、操作できます。例えばWindowsでは、マップされたドライブとしてGoogleドライブにアクセスし、ファイル（またはフォルダ）を右クリックして、オフラインで操作するアイテムを選択できます。
「GoogleがMacとPC向けのドライブを廃止、ドライブファイルストリームに置き換える」（TechRepublic）をご覧ください。
チームドライブとGoogleドライブ ファイルストリームのリリースにより、これまで通り共有ファイルで作業できます。移行の準備が整ったら、ローカルサーバーからGoogleドライブにファイルを移動する手順を以下にご紹介します。以下の手順を実行するには、G Suite管理コンソールでチームドライブとGoogleドライブ ファイルストリームの両方が有効になっていることを確認してください。
1.共有ファイルとフォルダを移動する
G Suite 管理者は必要に応じて任意のフォルダを作成し、権限を管理できるため、初期構成とファイルの移動は G Suite 管理者に処理してもらうことをお勧めします。
可能な限り、既存のオンサイトサーバーのフォルダとファイル構造をGoogleドライブに再現することをお勧めします。誰でもアクセス・編集できるファイルとフォルダは、チームドライブ上の同様の名前のフォルダ（誰でもアクセス・編集可能）にアップロードします。特定のチームメンバーのみがアクセスできるファイルは、別のチームドライブ上の同様の名前のフォルダ（特定のチームメンバーのみがアクセス可能）にアップロードします。インターネット接続のアップロード速度によって、データ転送速度が制限されることにご注意ください。
2. プライベートファイルとフォルダを移動する
各ユーザーと協力して、サーバー上または個人のパソコン上の「プライベート」フォルダに保存されているプライベートファイルを、Google ドライブ上のユーザーの「マイドライブ」にある同様のフォルダに移動してください。デフォルトでは、「マイドライブ」上のファイルは、ユーザーが共有しない限り、非公開です。
3. アプリを展開する
全員にChromeとGoogleドライブ ファイル ストリーム アプリの両方がインストールされていることを確認してください。私が関わっている2つの組織では、全員が既にChromeを使用しているため、Googleドライブ ファイル ストリーム アプリを導入するだけで済みます。これらのアプリは、通常のアプリ導入方法でインストールしてください。（アプリ導入管理ツールを使用していない場合は、各システムにアプリをインストールしてください。）
各ユーザーは、G Suiteアカウントを使用してGoogleドライブ ファイルストリーム アプリにログインする必要があります。これにより、ファイルシステムがGoogleドライブに接続され、アクセス権限を持つGoogleドライブ上のすべてのアイテムにアクセスできるようになります。
4. アプリのリンクを確認する
次に、ファイルが適切なアプリで開くことを確認します。例えば、Google ドライブ ファイル ストリームでマッピングされたドライブを開き、Google ドキュメントのファイルをダブルクリックします。Chrome が起動し、ファイルを編集できるようになります。同様に、Microsoft Word がインストールされている場合は、Google ドライブ ファイル ストリームでマッピングされたドライブ内の Word ファイルをダブルクリックすると、Word が起動し、ファイルを編集できるようになります。
ファイルに関連付けられたデフォルトのアプリを変更できます。例えば、.doc ファイルのデフォルトのファイル関連付けを Word から Google ドライブ ファイル ストリームに変更すると、Word 文書はインストール済みの Microsoft Word アプリではなく、Chrome の Google ドキュメント内で開かれます。（Windows または macOS でデフォルトのプログラムとファイルの関連付けを変更する方法はこちらです。）
5. オプション: オフラインアクセスを設定する
特定のファイルやフォルダをオフラインアクセスの対象にすることもできます。フォルダを選択し、右クリック（Windows）またはControlキーを押しながらクリック（macOS）して、「オフラインで利用可能」を選択します。これは、Microsoft Officeドキュメントなど、インストール済みのソフトウェアでドキュメントを編集する場合に適しています。オフラインでGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用するには、Chromeでオフラインアクセスを有効にしてください。
社内サーバーからGoogleドライブ（チームドライブとGoogleドライブ ファイル ストリームを使用）に移行することで、これまでとほぼ同様にファイル作業を継続できます。さらに、ファイルの検索が容易になり、どこからでもファイル作業を行うことができます。
あなたの経験はどうですか？
チームドライブやGoogleドライブ ファイルストリーム アプリのリリースをきっかけに、社内サーバーからGoogleドライブへの切り替えを思い立ちましたか？これらの2つのアプリの使用感はいかがでしたか？これで社内ファイルサーバーは完全に不要になりましたか？コメント欄またはTwitter（@awolber）でぜひご意見をお聞かせください。
