メール：中年でもまだまだ元気 - TechRepublic

電子メールは数ヶ月前に41周年を迎えましたが、驚くべきことに私たちの使い方はほとんど変わっていません。電子メールは基本的に、純粋でシンプルなメッセージングシステムであり、（会話とは異なり）感情を伴いません。変わったのは、その量とアクセス性、そしてこのシンプルなメッセージングシステムを、管理、共同作業、交渉、不倫などのツールとしてどのように活用してきたかです。電子メールは、ビジネスコミュニケーションの基盤として、あとどれくらい存在し続けるのでしょうか？

ソーシャルテクノロジーの出現と急速な成長により、多くの人が既にEメールを見限っているのも当然です。実際、40年以上もの間、変化なく、あるいはいまだに需要があり続けている技術革新は、他にどれほどあるでしょうか？私たちが知っているPCも大きく変貌を遂げました。タイプライターは今月初めに最後の生産ラインから姿を消し、ファックス機は希少なものになりつつあります。過去6ヶ月間、当社の調査会社は、イントラネット、Wiki、LinkedIn、Twitter、FacebookなどのソーシャルテクノロジーとEメールの利用状況を比較検討してきました。

私たちの調査は、マーケティングを除くあらゆる形態のコミュニケーションと情報共有におけるそれらの利用に焦点を当てています。その結果、メールとソーシャルテクノロジーの使用量と利用量は増加していることがわかりました（下記参照）。

メールトラフィックの増加は、他の調査会社による調査結果と似ています。例えば、Radicatiは、世界中のビジネスユーザーが現在1日平均110通のメールを受信していると推定しており、前年比25%の増加を予測しています。一方、ヨーロッパのユーザーは1日平均70通近く、つまり9分ごとに1通の新規メールを受信している計算になります。

現在、Twitterアカウントは2億2500万以上、Facebookユーザーは10億人を超えています。これらのソーシャルテクノロジーのビジネスへの活用は増加傾向にありますが、メールほどの急速さではありません。しかし、多くの組織は、ソーシャルテクノロジーをメールに重ねて利用するのみで、どのタイミングでどのテクノロジーを活用すれば最も効果的に機能するかについてのガイダンスがほとんどありません。

英国の病欠に関する最近の統計によると、1人当たりの年間休暇日数は減少し、ストレスや筋骨格系疾患の発生率は上昇しています。複数のチャネルから情報を受け取る中で、情報過多は多くのビジネスパーソンにとって大きな課題となっています。例えば、競合他社の重要な情報や最新の売上データなどは、イントラネット、メール、インスタントメッセージのどのチャネルで共有すればよいでしょうか？忙しい日に最初に返信するのはどのチャネルでしょうか？

興味深いことに、調査対象者のうち、電子メールのベストプラクティスに関するトレーニングを受けたことがあるのはわずか 25% であり、ビジネスでのソーシャルテクノロジーの使用について教育を受けたことがあるのはさらに少なく、18% でした (以下を参照)。

ソーシャルテクノロジーとインスタントメッセージの活用は、よりオープンで共有された情報文化を示唆しています。これらは、個人が他者から情報を投げつけられるのではなく、自らの知識管理に責任を持つよう促し、押し付けるのではなく引き寄せる力へと変化します。多くの人にとって、これは文化の変革と言えるでしょう。ビジネス環境が依然として厳しい状況が続く中、多くの人は依然として情報を力と捉え、ソーシャルテクノロジーへの移行に抵抗するでしょう。

電子メールとソーシャルテクノロジーにはそれぞれ長所と短所があり、どちらか一方だけに依存していては、どの企業も生き残れないでしょう。私たちの調査によると、組織は電子メールからWikiまで、それぞれのテクノロジーの長所を組み合わせた「ポリメディア」な電子コミュニケーション基盤を持つ必要があることが示されています。選択するメディアは、コミュニケーションの目的や理由、例えば、公共用か私用か、緊急かそうでないか、1対1かブロードキャストかなど、適切なものを選ぶ必要があります。

メールは依然として最も広く利用され、受け入れられているビジネスコミュニケーションチャネルであり、私たちの調査結果によると、少なくとも今後10年間は利用され続けると見込まれています。しかし、メールの量を削減し、同時にコミュニケーションとナレッジマネジメントを改善する余地は大きく残されています。しかし、これを実現するには、CIOにとっていくつかの課題が伴います。