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請求書の発行はあらゆるビジネスにおいて日々の業務の基本的な部分ですが、多くのスタートアップ企業や中小企業は、適切な計画を立てていません。顧客を追跡し、製品やサービスに対する未払い金額を把握することは、後回しにするのではなく、優先事項であるべきです。
デジタル化とクラウドコンピューティングは、企業、特に中小企業やフリーランサーに新たな請求機能をもたらしました。例えば、クラウドベースのアプリケーションを利用することで、企業はスマートフォンだけで請求書の発行と支払いの受け取りを行うことができます。マイクロソフトは2017年にOffice 365生産性向上スイートにこのような請求アプリを追加しました。しかし、どうやらこのアプリはユーザーの関心を惹きつけることができず、2020年初頭にサポート終了となる予定です。
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Microsoft Invoicing の顧客データがなくなる前にエクスポートする
2019 年 11 月初旬、Microsoft は、Office 365 Business Premium エディションの一部であった請求書アプリが 2020 年 2 月 8 日に廃止され、生産性スイートから削除されることを発表しました (図 A )。ユーザーが、アプリケーションが失われる前に請求書と顧客データを保存したい場合は、手動でダウンロードする必要があります。
図A
図A
Microsoft Invoicingアプリの廃止は、同社が2017年にOffice 365 Business Centerのプロモーションに多大な時間と労力を費やしていたことを考えると、少々意外な結果と言えるでしょう。Office 365に組み込まれていたこの機能は、メールマーケティング、サービスリスト、ウェブサイト開発、請求書発行といった、中小企業にとって非常に重要な業務をワンストップで提供するはずでした。しかし、Microsoftは今になって、これらの機能の重要性を薄めようとしているようです。
Microsoft Invoices のエクスポートプロセスを開始するには、管理者権限を持つアカウントで Office365 にログインし、画面上部の警告メッセージにある「エクスポート」リンクをクリックします（図 A）。アプリの廃止が近づいているという追加の警告が表示されたら、「エクスポート」ボタンをクリックすると、図 Bに示す画面が表示され、メールアドレスの入力を求められます。
図B
図B
適切なメールアドレスを入力したら、「OK」をクリックします。Excel .CSVファイルのエクスポートが完了したら、もう一度「OK」をクリックし、エクスポート機能を閉じます。
図 Cに示すように、.CSV ファイルは、顧客番号、名前、電子メール、住所などの通常の関連情報を含む、コンマ区切りの表形式でフォーマットされた単純なデータベースです。
図C
図C
理論的には、このように保存された顧客情報と請求情報は、新しい請求アプリケーションにアップロードまたはインポートできます。
潜在的な新しい請求書発行アプリケーション
請求書作成の代替アプリケーションは数多く存在し、中小企業がどのアプリケーションを選ぶかは、サービスにどのような機能を求めるかによって決まるでしょう。
最も明白な選択肢はおそらく QuickBooks でしょう。これは請求書作成モジュールだけでなく、中小企業が求めるほぼすべての会計ツールを含んでいます。QuickBooks の最も安価なエディションは Simple Start と呼ばれ、月額 25 ドルです。
人気のクラウドベースのソリューションは FreshBooks で、請求書作成モジュールに加えて完全な会計システムも含まれています。FreshBooks の Lite エディションは月額 21 ドルです。
もう 1 つの完全なクラウドベースの会計ソリューションは Wave です。注目すべきは、このサービスが価格設定に対して異なるアプローチを採用していることです。請求書作成を含む Wave のサービスは無料で使用できます。ただし、電子支払いの回収や実行、または給与計算サービスを利用するたびに、同社は手数料を徴収します。
スタンドアロンの請求書作成アプリをお探しなら、Zoho Invoicingをご検討ください。このアプリの基本レベルは、最大5人の顧客まで無料でご利用いただけます。5人を超える顧客に請求書を発行する場合は、次のレベル（月額9ドル）にアップグレードする必要があります。
Microsoft Invoicing の代わりにどの代替サービスを選択する場合でも、そのアプリケーションの組み込みツールを使用して、ダウンロードした顧客データを含む .CSV ファイルをインポートできるはずです。
