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Microsoft Word で複数のドキュメントを開いて表示し、管理するためのコツを学びます。
画像: iStockphoto/rvolkan
複数のMicrosoft Word文書を同時に表示して作業する必要がある場合、Wordにはその操作を支援する機能がいくつかあります。各文書を簡単に切り替えることができます。2つ以上の文書を水平に、または並べて表示することもできます。各文書を個別に操作することもできます。また、同期スクロールを有効にして、2つの文書を同時にスクロールすることもできます。これらの便利なWord機能をいくつか見ていきましょう。
私は Office 365 サブスクリプションから Word を使用していますが、以下の情報は過去のいくつかのバージョンの Word にも適用されます。
まず、Wordを起動し、2つの文書を開きます。両方とも最大化してください。文書を切り替えるには、いくつかの方法があります。どちらの文書でも、「表示」タブをクリックし、「文書の選択」アイコンをクリックして、表示したい文書を選択します（図A）。
図A
あるいは、Alt キーを押しながら Tab キーを押すと、開いているすべてのウィンドウが順に表示され、表示するドキュメントを選択できます (図 B )。
図B
両方の文書を同時に画面に表示したい場合もあるでしょう。どちらの文書でも、「表示」リボンが表示されていることを確認し、「整列」アイコンをクリックします。2つの文書が水平に開き、一方のウィンドウがもう一方のウィンドウの上に表示されます。それぞれの文書を個別に操作できます。ツールバーとリボンのサイズは変わらないので、必要なコマンドや機能はすべて利用できます（図C）。
図C
2つのドキュメントを縦に並べて表示したい場合は、「表示」リボンの「並べて表示」アイコンをクリックします。どちらのウィンドウでもこの操作が可能です。2つのウィンドウが縦に並び替えられます（図D）。
図D
1つのドキュメントをフルスクリーンで作業した後、2つのウィンドウのレイアウトに戻したい場合もあるでしょう。フルスクリーンで表示したいドキュメントを最大化します。作業が完了したら、「復元」アイコンをクリックして、以前の2つのウィンドウのレイアウトに戻します。
デフォルトでは、各ドキュメントウィンドウは独立して動作するため、一方のドキュメントをスクロールしてももう一方のドキュメントには影響しません。また、両方のドキュメントを同時にスクロールすることもできます。そのためには、両方のドキュメントがサイドバイサイドモードになっていることを確認してください。表示リボンで、同期スクロールアイコン（「整列」の右から2番目の小さなアイコン）をクリックします。両方のウィンドウでこのアイコンを有効にする必要があります。次に、一方のドキュメントをスクロールしてみましょう。もう一方のドキュメントも同時にスクロールするはずです。同期スクロールをオフにするには、一方または両方のウィンドウで同じアイコンをクリックします。
もしかしたら、もう1つか2つのドキュメントをまとめて開きたいかもしれません。現実的には、一度にたくさんのドキュメントを扱うのは面倒なので避けたいものです。しかし、もしかしたら、情報を探したり、あるドキュメントから別のドキュメントにコンテンツをコピー＆ペーストしたりするために、3つ目、あるいは4つ目のドキュメントを開きたいだけかもしれません。
参照: Microsoft Office で絶対にやってはいけない 30 のこと (無料 PDF) (TechRepublic)
まず、「並べて表示」アイコン（同期スクロールアイコンの上にある最初の小さなアイコン）をクリックして、元の横向きレイアウトに戻します。次に、「ファイル」メニューの「開く」を選択します。「参照」をクリックしてファイルマネージャーウィンドウを開きます。複数のドキュメントを開きたい場合は、Ctrlキーを押しながら必要なドキュメントを選択します。
新しいドキュメントが表示されたら、[表示] リボンに戻ります。[ウィンドウの切り替え] アイコンまたは Alt + Tab キーを押すと、ドキュメント間を移動できます。すべてのドキュメントを画面に表示したい場合は、[すべて整列] をクリックします。表示されるレイアウトは、表示しているドキュメントの数によって異なります。ただし、4 つ以上のドキュメントを同時に表示すると、各ドキュメントの一部が見えにくくなり、見づらくなることがあります。[並べて表示] を使用して、並べて表示するドキュメントを選択できます。また、各ドキュメントを拡大/縮小したり、他の方法でビューを変更したりすることもできます。役立つヒントを 1 つ紹介します。各ウィンドウでリボンを折りたたむには、リボンの右端にある [リボンを折りたたむ] アイコンをクリックします。これにより、各ドキュメントをより多く表示するためのスペースが確保されます (図 E )。
図E
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ランス・ホイットニー
ランス・ホイットニーは、テクノロジーライター兼トレーナーであり、元ITプロフェッショナルです。Time、CNET、PCMag、その他複数の出版物に寄稿しています。WindowsとLinkedInに関する2冊のテクノロジー関連書籍を執筆しています。
