コンテンツ制作には、綿密な計画、制作、そして公開作業が必要です。制作者、使用するツール、そしてプロセスに至るまで、制作スケジュールは数日のうちに管理可能な状態から混乱状態に陥ることがあります。
コンテンツ操作テンプレートとシステムは、プロセスの定義、スケジュールの事前決定、タスクの管理に役立ち、最終的には拡張が容易になります。
時間を無駄にしない最高の無料テンプレートをご紹介します。
monday.com: クリエイティブプロセステンプレート
monday.comは、作業管理とチームコラボレーションのための柔軟なリレーショナルデータベースツールです。基本的なコンテンツ操作を確立すれば、コンテンツ制作サイクル全体を管理できます。
ブログ投稿、カスタム画像、ポッドキャスト、ビデオ、またはそれらの組み合わせでも、monday.com を使えば制作スケジュールを問題なく管理できます。
monday.com の詳細はこちら: monday.com レビュー | Asana vs monday.com | Airtable vs monday.com
monday.com のクリエイティブ プロセス テンプレートは、運用と制作の両方において唯一の信頼できる情報源として機能するため、優れた選択肢となります。
組み込みのプロジェクト管理機能により、カンバンボード、ガントチャート、カレンダービュー、タイムラインなど、様々な機能を利用できます。これにより、チームメンバー全員が、自分にとって最も分かりやすい方法ですべての情報を把握できるようになります。
このテンプレートには、各アイテムに指示や仕様を簡単に添付できる完全なデジタル アセット管理 (DAM) コンポーネントも含まれています。
テンプレート自体に加えて、monday.com は幅広い自動化機能を提供しており、プロセスのあらゆるステップを簡単に効率化できます。例えば、タスクのコンテンツタイプに応じて、関連する指示やプロセスドキュメントを自動的に添付できます。
ClickUp: SOP 向けコンテンツ操作テンプレート
数人でも数十人でも、標準作業手順（SOP）はコンテンツ制作において不可欠な要素です。SOPがなければ、品質、効率、コスト、あるいはこれらすべてを犠牲にしてしまう可能性があります。
ClickUp のこのコンテンツ作成 SOP テンプレートには、ドキュメントの作成と保存に必要なものがすべて揃っています。
ClickUpの詳細：ClickUpレビュー | Asana vs ClickUp | ClickUp vs monday.com
他のSOPテンプレートとは異なり、このテンプレートはコンテンツに特化して構築されています。コンテンツ運用フレームワークとドキュメントを追加する前に、多くの変更を加える必要はありません。
これにより、プロセスの目的、プロジェクトの範囲、作成するすべてのものの手順ごとの指示を定義できます。
このテンプレートは、CanvaやWordPressなどの特定のツールの使い方、ガイドライン、スタイルシート情報、ベストプラクティスを説明するのに最適です。必要に応じて他のリソースへのリンクを貼ることもできます。
Wrike: 完全なコンテンツ運用システム
複数のプロジェクトを同時に管理している場合、Wrike を使えば、同じプラットフォーム内でそれらの計画を簡単に立て、実行できます。特に、プロジェクトポートフォリオの管理や、プロジェクトの詳細を上位レベルのビジネス目標に結び付けるのに便利です。
Wrike の無料プランは他のプラットフォームに比べて制限がありますが、それを使用しているチームは料金を支払う価値があると考えられます。
とはいえ、コンテンツ操作テンプレートを含め、多くのテンプレートは無料プランで利用できます。
Wrikeについてもっと詳しく: Wrikeレビュー | Wrike vs monday.com | Wrike vs Asana
他のテンプレートとは異なり、これは操作を効率化するための複数のモジュールを備えた完全なシステムです。
まず、チームを追加して役割を設定し、誰が何を担当するかを明確にすることができます。
コンテンツチームに何か依頼したいときに、他のユーザーが記入できる作業リクエストフォームもあります。このフォームはワークフローに合わせて完全にカスタマイズ可能で、リクエストがバックログに追加される方法を管理するのに役立ちます。
それ以外にも、システムを使用すれば、数回クリックするだけでコンテンツ概要を作成して配布し、全体像のデータを使用して承認を管理できます。
各ユーザーには、ToDo リスト、重要なドキュメント、所有プロジェクトの進捗状況を示す、カスタマイズされた生産性ダッシュボードがあります。
Airtable: コンテンツ追跡と操作テンプレート
Airtable は、大規模なコンテンツ操作を処理する際に検討すべきもう 1 つの優れたオプションです。
強力なリレーショナルデータベースソリューションとして、他のテンプレートには収まらない複雑なコンテンツシステムを整理するのに最適です。強力な自動化エンジンと豊富なカスタマイズオプションを備えており、ニーズにぴったり合うようにカスタマイズできます。
Airtableについてもっと詳しく：Airtableレビュー | Airtable vs Trello | Airtableの代替品
キャンペーンの概要やコンテンツ パイプラインの記入から作業負荷の追跡や主要な指標の監視まで、このテンプレートにはあらゆる機能が備わっています。
これまでご覧になった他のAirtableテンプレートとは異なり、このテンプレートにはモジュール式のアクセス制御を備えたインターフェースがあらかじめ用意されています。ユーザーは、すべての基本データにアクセスするのではなく、必要な要素のみを表示・操作できます。
また、コンテンツ リクエスト フォーム、コンテンツ キャンペーン管理機能、全体的な運用を把握できるカレンダー ビュー、データに基づいた意思決定を支援する AI 搭載ツールも付属しています。
私は個人的に、ビジネス全体のワークフローのほとんどを管理するために Airtable を使用していますが、実際に手を動かして作業することを好む人には Airtable の方が適していると言えます。
Stackby: コンテンツ操作テンプレート
Airtableと同様に、Stackbyは企業向けのノーコードオンラインスプレッドシートおよびデータベースソリューションです。多くの点でAirtableに似ていますが、すべての要素をカスタマイズしたくない人にとっては、より使いやすい設計になっています。
このプラットフォームには、想像できるほぼすべてのユースケースに対応する 500 を超えるテンプレートが用意されています。
Stackby のコンテンツ操作テンプレートは、計画、管理、コンテンツ作成のためのオールインワン ソリューションです。
このテンプレートのユニークな点は、さまざまなキャンペーン、ツール、タスク ボードからのデータを同期して、単一のビューで高レベルの結果追跡ができることです。
ブログのコンテンツを管理しているとしましょう。ワンクリックで、訪問者がページに滞在する平均時間、推定訪問者数、そして公開後の実際の訪問者数といった重要なKPIを確認できます。
また、マーケティング目標を定義および追跡するためのタブもあらかじめ用意されており、その目標を達成するために使用するコンテンツの種類も指定できます。
リアルタイムのデータ同期はこのテンプレートの重要な要素であり、そのレベルの詳細をすぐに把握したい場合に最適です。
Smartsheet + Excel: 基本的な運用計画テンプレート
Smartsheet には、コンテンツ固有のテンプレートのほか、Smartsheet 内で直接使用したり、Excel 用にダウンロードしたりできる運用計画テンプレートが 12 個近くあります。
Smartsheet に料金を支払いたくない場合は、無料プランがないため、Excel が最適です。
ただし、どちらのバージョンでも、コンテンツ チーム、部門、または企業全体にわたる高レベルの運用計画を簡単に作成できます。
Smartsheet の詳細: Smartsheet レビュー | Smartsheet vs Wrike | Smartsheet vs Airtable
このテンプレートは非常に汎用的ですが、カスタマイズが容易で、コンテンツ運用に活用できます。また、コンテンツ運用をより大きな運用計画の一部として組み込むように簡単に調整できます。
ニーズに合わせて独自のカスタマイズを加える余地が十分にあります。Excelと併用する場合のデメリットは、Smartsheetに組み込まれているプロジェクト管理ツールが利用できなくなることです。
ただし、必要に応じて、基本的なタスクとプロジェクトを Excel で管理することもできます。
SmartSuite: マーケティング計画とリソース管理テンプレート
SmartSuiteは、チームがあらゆることを追跡できる柔軟性を備えた共同作業プラットフォームです。プロジェクト管理機能に加えて、ユーザー、経費、計画、リソースなどの管理にも使用できます。
SmartSuite に、これらの要素の多くを組み合わせた便利なコンテンツ操作テンプレートがいくつかあることは驚くべきことではありません。
SmartSuite の詳細: SmartSuite のレビュー。
マーケティング計画とリソースのテンプレートは、シンプルで直感的なダッシュボードを備えているため、非常に優れたテンプレートの一つです。重要な情報を一目で確認できます。また、アクティブなタスク、各チームが取り組んでいるタスク、完了したタスク、パイプライン内の作業も確認できます。
役割、画像リクエスト、ソーシャル メディア アカウント情報、ツールとログイン データ、ブランド アセット、代理店の連絡先などのための個別のスペースがあります。
どのタイプのアイテムでも、所有者を設定したり、リンクやその他のリソースを添付したり、ステータスを監視したり、メモを取ったりすることができます。
高レベルの統計情報だけでなく、詳細を管理するために必要なものもすべて入手できます。
Asana: 高レベルの運用計画テンプレート
Asana はより伝統的なプロジェクト管理ツールであり、エラーやカスタマイズの余地が少なく、よりシンプルなものを求める個人や企業に最適です。
さらに、市場で最も優れた無料プランの一つもご用意しています。タスク、プロジェクト、メッセージは無制限で、最大10人までのチームメンバーとの共同作業も無料でご利用いただけます。すべてのプランで、カンバンビュー、カレンダービュー、そしてすべてのタスクをリストビューで表示できます。
Asana の詳細: Asana レビュー | Smartsheet vs Asana | Trello vs Asana。
Asanaの無料運用計画テンプレートは、目標と戦略の整合性を図るのに最適です。さらに一歩進んで、目標、プロジェクト、タスクをすべて1か所で追跡できます。そして何より素晴らしいのは、これらすべての要素を連携させ、完全に同期されたコンテンツ運用システムを構築できることです。
組み込みフォームを使用すると、チーム全体でのコンテンツのリクエスト、制作、知識の共有も簡単に標準化できます。
このテンプレートには、コンテンツ以外にも、KPI レポートや定期的なレビューのためのツールが含まれており、トップダウンで組織化を維持する必要があるチームにとって真の運用計画ソリューションとなります。
ボーナステンプレート（有料）：代理店向けNotionコンテンツ運用
このNotionテンプレートは、代理店向けに特別に設計されています。複数のクライアントのコンテンツを管理している場合は、クライアントごとに新しいスペースを簡単に作成し、そこからクライアント固有のニーズに合わせてカスタマイズできます。
その後、チームは、作成するコンテンツに基づいて、具体的な運用要件を迅速に確認できます。
例えば、あるクライアントは特定の方法で情報源を引用し、過去1年間のデータのみを使用するように要求するかもしれません。別のクライアントは、LinkedInに毎週3つの新しい投稿を公開するように具体的に要求するかもしれません。また、3番目のクライアントは、特に何も要求しないかもしれません。
組織がどれだけ大きくなっても、どれだけ多くのクライアントと仕事をするようになっても、チームは特定の要件に対する一元化された信頼できる情報源としてこのテンプレートを引き続き利用できます。
このテンプレートは、クライアントの目標設定やKPIの測定にも活用できます。今後の会議の予定を管理したり、様々なプロジェクトに費やした時間をタイムシートで管理したりすることもできます。
他のテンプレートとは異なり、このテンプレートは無料ではありません。他のテンプレートよりもはるかに多くの機能と性能を備えており、必要な機能であれば75ドルという価格は十分に納得できます。また、このテンプレートは定期的にメンテナンスされており、これは多くの無料テンプレートには見られない特徴です。
適切なコンテンツ運用テンプレートの選び方
テンプレートには様々なバリエーションがあります。シンプルで軽量なものもあれば、様々な種類のアイテムを管理するための数十のビューやテーブルを備えた、高度にカスタマイズ可能なシステムもあります。
最終決定を下す際には、次の基準を念頭に置いてください。
- 操作の複雑さ:単純なコンテンツ操作は 1 ページまたは 2 ページのテンプレート内で定義できる可能性がありますが、複雑なフローにはより高度な操作が必要になります。
- 組み込みのプロジェクト管理: 1 回限りのテンプレートを使用して操作の概要を示すだけなのか、それとも同じプラットフォームからコンテンツ制作の管理を継続するのかを決定します。
- チームの規模と拡張性:一部のテンプレートは個人や小規模チームに適していますが、他のテンプレートは、多数の可動部分を持つ大量のコンテンツを共同で作業する複数の部門向けに構築されています。
- 取り込みリクエストとコンテンツ概要:すべてのテンプレートに取り込みフォームやプロジェクト概要が付属しているわけではありませんが、特に外部のチームやクライアントからコンテンツ リクエストを定期的に受け取る場合には、どちらも用意しておくと便利です。
自分に合ったものを選ぶには、いくつか候補を絞り込み、ダウンロードして試してみるのが一番です。最終的な判断は個人の好みに大きく左右されるので、選ぶ前に実際に動作を確認してみることをお勧めします。
コンテンツ運用とコンテンツ戦略の違いは何ですか?
効果的なマーケティングプランを作成する上で、オペレーションと戦略は重要な要素です。似たような言葉で密接に関連しているように見えますが、実際には同じものではありません。
コンテンツ戦略とは、コンテンツそのものの全体的な目標と計画を明確にすることです。コンテンツ運用とは、その作業をどのように進めるかを指します。オーガニックトラフィックを獲得してコンバージョンを促進することはコンテンツ戦略の一部であり、運用にはそれを実現するために必要なチーム、ツール、リソースが含まれます。
コンテンツ操作ライフサイクルとは何ですか?
コンテンツ運用ライフサイクルは、制作するすべてのコンテンツのプロセスを定義します。通常、以下の5つの段階に分かれています。
- 計画:コンセプトを全体的な戦略と一致させます。
- 創作:執筆、録音、デザイン、撮影、編集のプロセス。
- 配信:コンテンツを適切なユーザーに届けるために使用するチャネル。
- 分析と最適化:主要な指標を監視し、反復的に更新します。
- アーカイブ:古いレガシーコンテンツをどのように、どこに保存するか。
コンテンツ運用テンプレートは、運用ライフサイクル全体を通してビジネスプロセスを効率化および整理するのに役立ちます。特定の段階に焦点を当てたものもあれば、すべてを網羅するものもあります。
あなたにとって最適なものは、どの程度の詳細を実現したいか、現在の業務がどの程度進んでいるか、そしてそこからどこに進みたいかによって決まります。
コンテンツ運用フレームワークの作成方法
コンテンツ運用フレームワーク（ContentOpsとも呼ばれます）は、ビジネス向けコンテンツの作成、管理、配信に関する公式ドキュメントをまとめたものです。戦略実行に必要な人材からツールまで、あらゆる要素を網羅しています。
正式なコンテンツ運用フレームワークを使用すると、チームの連携が確保され、誰が実行してもプロセスを簡単に繰り返すことができます。
私は複数のビジネス向けにコンテンツ運用を構築し、拡張してきました。これが私が ContentOps フレームワークにアプローチする方法です。
役割と責任
最初のステップは、関係者全員の役割を定義することです。まずは、以下の質問に答えてみるのが良いでしょう。
- 新しいコンテンツのアイデアはどこから生まれるのでしょうか?
- どのような種類のコンテンツを作成する責任は誰にありますか?
- 最初から最後までプロセス全体を所有するのは誰ですか?
- 指揮系統とは何ですか?
全員が自分の役割と責任を理解することが重要です。これは、コンテンツがシステム内でどのように流れるか、そして各段階で何をすべきか、すべきでないかを把握することも意味します。
例えば、ライターがデザイナーにカスタム画像をリクエストすることはできますか？動画を撮影した人が編集とYouTubeへのアップロードの責任を負いますか？
これらすべてはチームに明確に伝えられ、簡単にアクセスできる必要があります。
プロセスとワークフロー
あなたが生み出すものすべてには、明確で直線的な道筋が必要です。
例えば、編集者は記事の編集が終わったら、その記事をどのように扱うべきかを正確に把握している必要があります。また、スタイルガイドの要件やその他の確認すべき要素を含め、編集方法も知っておく必要があります。
ライターは、投稿が割り当てられたら、投稿を書くのにどのくらいの時間が必要かを知っておく必要があります。
コンテンツの準備ができたら、誰が担当するかについても同じことが言えます。公開後はどうなるのでしょうか？毎週のメールに追加したり、ソーシャルメディアで宣伝したりする必要があるでしょうか？コンテンツの更新はどうでしょうか？いつ更新するかは誰が決めるのでしょうか？
明確に定義すべきワークフローはたくさんあります。いくつか見落としがあっても大丈夫です。正しく作業していれば、おそらく見落としてしまうでしょう。
不確実な瞬間に到達したら、それを文書化し、チームが何をすべきかを明確にする必要があります。
テクノロジースタック
チームは、コンテンツの作成や相互のコミュニケーションにどのようなツールを使用しているかを把握する必要があります。
たとえば、ContentOps の技術スタックは次のようになります。
- 社内コミュニケーション用のSlack。
- プロジェクト管理には ClickUp をご利用ください。
- 収益を追跡するための Airtable。
- クラウド ストレージ用の Google Workspace。
- SOP を維持するための概念。
- ブログ投稿を配信するためのWordPress。
自分が使用しているツール、およびチームにも使用してほしいツールすべてに対して、この手順を繰り返します。
理想的には、コンテンツ運用テンプレートはテクノロジースタックの統合に役立ちます。堅牢なプロジェクト管理ツールに切り替えることで、ワークフローの管理、社内コミュニケーションの促進、ドキュメントの一元管理が可能になります。
必ずこれを最新の状態に保ち、ユーザーを常に把握し、使わないシートに料金を支払うことのないようにしてください。
ガバナンスモデル
フレームワークのこの側面は見落とされがちですが、特に複数の意思決定者を持つ大規模な組織にとっては、おそらく最も重要な側面です。
経営幹部と部門リーダーは定期的に集まり、高レベルの戦略、コンテンツへのアプローチ、食い違いの処理方法、すべてを一緒にレビューする頻度について合意する必要があります。
これにより、チームはすべてのコンテンツを承認してもらう必要がなくなります。その代わりに、遵守すべきベストプラクティスが定められています。
これらの要件が満たされている限り、幹部やリーダーはミクロレベルの意思決定に疑問を抱くべきではありません。これは誰にとってもwin-winの関係です。
