Excel ピボットテーブルオブジェクトを更新するための 4 つのヒント - TechRepublic

ピボットテーブルオブジェクトの質は、その基となるデータによって決まり、基となるデータは急速に変化します。ピボットテーブルがダッシュボードの一部である場合、ソースレベルの更新が反映されない可能性があります。ピボットテーブルが伝える情報によっては、更新が非常に重要になる場合があります。そこでこの記事では、更新プロセスを簡単かつ柔軟に行うための4つのヒントをご紹介します。

私はOffice 365のExcel 2016（デスクトップ版）を使用していますが、これらのヒントは以前のバージョンにも適用されます。ブラウザでピボットテーブルを個別に更新することはできますが、「分析」コンテキストタブにアクセスできず、ピボットテーブルのオプションも設定できません。デモファイルはありませんので、必要ありません。

参照: ソフトウェア使用ポリシー (Tech Pro Research)

リフレッシュ方法

更新のヒントを見る前に、ピボットテーブルの更新方法を簡単に確認しましょう。現在のピボットテーブルのみを更新するには、ピボットテーブルを右クリックし、表示されるサブメニューから「更新」を選択します。または、「分析」タブの「データ」グループの「更新」ドロップダウンから「更新」を選択します。Alt+F5キーを押すこともできます。

現在のワークブック内のすべてのピボットテーブルを同時に更新する簡単な方法が2つあります。まず、ピボットテーブル内をクリックしてコンテキストメニューの「分析」タブを開きます。次に、「データ」グループの「更新」オプションから「すべて更新」を選択します。次に、Ctrl+Alt+F5キーを押します。

1. ワークブックを開くときに更新する

ユーザーは、基になるデータを変更した後に更新を忘れてしまうことがよくあります。さらに、ピボットテーブルが外部ソースにリンクされている場合は、最新の値が必要になることは間違いありません。閲覧者に最新の情報を確実に表示するには、次のようにExcelでファイルを開いたときにピボットテーブルを強制的に更新するのが最善の方法です。

任意のピボットテーブルを右クリックし、表示されるサブメニューから [ピボットテーブルオプション] を選択します。
表示されるダイアログで、[データ] タブをクリックします。
ファイルを開くときにデータを更新するオプションをオンにします (図 A )。
「OK」をクリックして変更を確認します。

図A

このオプションは、Excel ファイルを開いたときにピボットテーブルを強制的に更新します。

このオプションをチェックすると、選択したピボットテーブル、または同じデータソースを持つすべてのピボットテーブルが更新されます。他のピボットテーブルがある場合は、異なるデータソースを持つすべてのピボットテーブルに対してこのオプションを設定してください。

2. 定期的に更新する

データの重要度やピボットテーブルがダッシュボードの一部であるかどうかによっては、頻繁に更新が必要になる場合があります。これは煩わしいものです。Excelでは、閲覧者が最新のデータを確実に取得できるよう、ピボットテーブルを定期的に更新できます。ピボットテーブルを作成したら、以下の手順でデータモデルに保存する必要があります。

データセット内の任意の場所をクリックします。
[挿入] タブをクリックし、[テーブル] グループの [ピボットテーブル] をクリックします。
表示されるダイアログで、「このデータをデータモデルに追加する」オプションをオンにします (図 B )。
その他の設定を変更します。
[OK] をクリックします。(データモデルへのデータの追加には 1 分ほどかかる場合があります)。

図B

この時点で、ピボットテーブルを通常通り配置します。完了したら、次のように間隔を設定できます。

ピボットテーブル内の任意の場所をクリックします。
コンテキストの [分析] タブをクリックし、[データソースの変更] ドロップダウン ([データ] グループ内) から [接続プロパティ] を選択します。
表示されるダイアログで、「更新コントロール」セクションの「次の間隔で更新」オプションにチェックを入れます。右側に、間隔（分単位）を入力します（図C）。
[OK]をクリックします。

図C

この設定は、ダッシュボードや外部データソースに特に役立ちます。

3. セルの書式を保持する

完成したピボットテーブルに直接書式設定を追加したのに、ピボットテーブルを更新すると消えてしまうのはイライラします。見出しをいくつか太字にしたり、特に重要な値を強調するために塗りつぶしの色を追加したりしたかもしれません。Excelが削除してくれるなら、わざわざ時間をかける必要はありません。幸いなことに、Excelに直接書式設定を行わないようにするには、次のように設定できます。

ピボットテーブルを右クリックし、表示されるサブメニューから [ピボットテーブルオプション] を選択します。
[レイアウトとフォーマット] タブをクリックします。
オプションの下部にある「更新時にセルの書式を保持する」をチェックします (図 D )。
[OK]をクリックします。

図D

それはあなた自身のフラストレーションを大幅に軽減する簡単な方法です。

4. 自動調整を無効にする

ピボットテーブルでは、デフォルトで列幅の自動調整が行われます。データを整理する際に列幅を広げても、ピボットテーブルを更新すると列幅が自動調整に戻ってしまうことがあります。直接設定した書式設定を保持するのと同様に、以下の手順で自動調整のデフォルトを無効にすることができます。

ピボットテーブル内の任意の場所を右クリックします。
[レイアウトとフォーマット] タブをクリックします。
更新時に列幅を自動調整するオプションのチェックを外します (図 E )。
[OK]をクリックします。

図E

この機能を無効にした後、更新後もカスタム列幅が保持されます。

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