VoIPのインストール：スムーズなセットアップのための9つのヒント

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ヒント1: ホスト型VoIPを選択する

現在利用可能な VoIP 展開には 3 つのタイプがあります。

• ホステッドVoIP：クラウドベースVoIPとも呼ばれ、VoIPプロバイダーが電話システムのインフラストラクチャ全体（お客様が所有する物理デバイスを除く）を管理、更新、保護します。チームはWebブラウザまたはアプリからシステムにログインするだけで使用できます。
• オンプレミスVoIP：これは全く逆です。データサーバーや接続ポイントからソフトウェアアップデートまで、システム全体を自社で管理、保守、保護します。これは特別なコンプライアンスやセキュリティ要件を持つ企業には最適ですが、非常に高価で多くのリソースを必要とします。優れたホスティング型VoIPプロバイダーが数多く存在するため、私はこの選択肢をほとんどお勧めしません。
• ハイブリッドVoIP：どちらか一方しか実現できない、または費用対効果が低い場合があります。多くの企業は、既に自社インフラに数万ドルから数十万ドルを投資していたり​​、レガシーシステムのセキュリティに大きく依存していたり​​、より最新の機能を必要とするユーザーがいたりします。このような場合、一部のコンポーネントは維持しつつ、残りの部分はVoIPプロバイダーから提供を受けることができます。

これらの選択肢の中で、ホスト型VoIPは最も導入が簡単です。ソフトウェア、サーバースペース、冗長性、アップグレードについて心配する必要はありません。さらに、導入中はプロバイダーからのサポートも受けられるため、社内にIT専門家がいない企業にとって最適な選択肢となります。

比較検討を始める前に、インターネット接続の強度を確認することをお勧めします。帯域幅、速度、そしてスロットリングは、通話品質と一度に発信できる通話数に影響します。インターネットの強度が十分でない場合は、VoIPシステム専用のネットワークにアップグレードするか、別のネットワークを追加することをお勧めします。

VoIPプロバイダーを選択したら、新しい電話番号を購入するか、既存の番号を無料で移行できます。番号の移行には数週間かかる場合がありますので、手続きが完了するまでは既存のシステムを使い続ける必要があります。

ヒント2: 事前にプロビジョニングされた電話を入手する

新しいシステムと互換性があれば、どのベンダーからでも新しいデスクフォンを購入できます。しかし、最も簡単な方法は、VoIPプロバイダーから直接購入することです。

各携帯電話のメディアアクセス制御（MAC）アドレスを含む、すべての設定を代行します。MACアドレスは、各デバイスに割り当てられる12桁のコードで、ネットワーク経由でインターネットにアクセスできるようにします。

また、すべてのデバイスをホワイトリストに登録してくれるので、箱から出してすぐに使えます。複雑な設定や認証は必要ありません。

多くの企業では、固定電話は全く必要ありません。ソフトフォン機能があれば、ログインしたユーザーは誰でもパソコンやモバイルデバイスから直接電話をかけたり受けたりできます。この方法なら導入がさらに簡単になりますが、必ずしも利用できるとは限りません。あるいは、再生品や中古品を購入して費用を節約することもできます。

ヒント3: ネットワークの安定性を優先する

VoIP通話の品質は、インターネット速度以外にも多くの要素に左右されます。ほとんどのVoIP通話に必要なのはわずか0.15Mbpsですが、一般的な家庭のインターネット接続速度は約3Mbpsで、これは必要な速度の約20倍にも相当します。

エコー、遅延、途切れ途切れの通話は、多くの場合、ネットワークの安定性が原因となります。そのため、チームが新しいシステムを実際に使い始める前に、ネットワークの安定性を確認することをお勧めします。以下に、トラブルシューティングが必要となる可能性のある、よくあるネットワークの安定性に関する問題をいくつかご紹介します。

サービス品質

これは基本的に、帯域幅を活用してVoIP通話を優先することを意味します。ルーターを少し調整するだけで、VoIPトラフィックを優先し、ダウンロードやウェブ閲覧などの他のアクティビティを後回しにするように設定できます。さらに一歩進んで、一部のルーターでは、個々のデバイスからのトラフィックを優先できます。

レイテンシー

これは、データパケットが送信元（通話相手）から宛先（相手）まで移動するのにかかる時間です。レイテンシが高いということは、遅延が大きくなることを意味し、結果として会話が苦痛でイライラすることになります。システムからの応答が著しく遅くなったり、中断したりすることを避けるためには、150ミリ秒を目標とするのが良いでしょう。

ジッター

ジッターとは、ネットワークにおける受信データパケットの遅延を指します。データパケットが宛先に到達した後、受信ネットワークがパケットを解凍する際に発生する遅延を指します。ジッター対策として最も効果的な方法の一つは、イーサネット接続です。また、強力なWi-Fi信号も効果的です。

ヒント4: セキュリティを要件として扱う

悪意を持った盗聴者やハッカーはこれまで以上に多くなっています。そのため、セキュリティは後付けではなく、セットアップの重要な要素です。

暗号化はシステムを安全に保つための最良の方法の一つですが、多くのVoIPシステムではデフォルト設定になっていません。特にオンプレミスまたはハイブリッド環境での導入を検討している場合は、この点が顕著です。クラウドホスト型のVoIPであれば、暗号化をリクエストするか、まだ有効化されていない場合は自分で有効化できるはずです。最低でもTLS 1.3を使用しているシステムを探してください。

暗号化以外にも、次の点を考慮する必要があります。

• ファイアウォール設定：通話が行われるたびに、あなたと受信デバイス間の接続はセッション開始プロトコルと呼ばれます。ファイアウォールを設定することで、SIPトラフィックを確実に通過させながら、システムへの不正アクセスをブロックできます。これにより、接続された相手だけが通話を聴くことが保証されます。
• 仮想プライベート ネットワークのインストール: 多くの企業は、特に従業員が自宅で仕事をしている場合や、厳格なセキュリティ要件がある場合に、VPN を活用しています。
• 2 要素認証: シンプルな 2FA を設定することは、ユーザー アカウントを全面的に保護する最も効果的な方法の 1 つです。

ヒント5：高品質の機器を選ぶ

デスクフォンからヘッドセットまで、最高級のハードウェアへの投資は大きなメリットをもたらします。寿命の問題が減るだけでなく、機能性も向上し、新しいシステムを最大限に活用できるようになります。

誰もが最高級の電話機を必要としているわけではありませんが、必要とする人にとっては追加費用に見合う価値があります。ヘッドセット、アダプター、会議室用デバイスについても同様です。品質に初期費用を多く支払うことで、後で買い替える必要がなくなり、最終的にはコスト削減につながる可能性があります。

購入を決定する際には、チームの業務内容と日常的に必要な機能を考慮してください。例えば、担当者がヘッドセットを長時間装着する場合は、長時間の使用に耐える耐久性と快適性を備えた製品を選ぶことが重要です。また、コールセンターがホットデスクモデルを採用している場合は、あらゆるデバイスからのサインインに対応したスマートフォンが必要になります。

最初から機器がすべての要件を満たしていることを確認したほうがよいでしょう。そうでないと、アップグレードに時間とお金の両方が無駄になる可能性があります。

ヒント6: VoIPシステムをカスタマイズする

シンプルで合理化されたものから複雑な自動化、ショートカット、ワークフローまで、VoIP システムを導入する前にカスタマイズするための追加の労力をかける価値はあります。

最初に検討する価値のある標準機能をいくつか紹介します。

• 転送：この機能を使うと、電話を別の番号に転送できます。例えば、営業時間外に誰かがあなたの会社に電話をかけてきた場合、オーナーの電話番号に転送するように設定すれば、電話に出られなくなることがありません。
• 自動着信分配（ ACD）: バックグラウンドで通話をルーティングし、全員の負担を軽減します。ACDシステムは、発信者に関するあらゆる情報に基づき、通話を誰に転送するかを決定します。CRMソフトウェアと連携すると、特に効果的です。
• 着信拒否：邪魔されたくありませんか？この機能をオンにすると、着信通知を一時的に停止できます。着信を別の人に転送することもできます。
• 自動音声応答（IVR）：音声ガイダンスに従って電話番号を押し、通話を転送した経験があるなら、それはIVRシステムを使ったことになります。IVRシステムでは、発信者が自分のニーズに合わせてルーティングできます。ACDと連携することで、エージェントの負担を軽減し、発信者が希望する相手にできるだけ早く接続することができます。

ヒント7: チームのトレーニングに時間をかける

チームメンバーの多くは、新しいシステムの使い方を独力で理解できるかもしれません。これは素晴らしいことですが、サービスの一貫性が失われ、後々さらなる問題を引き起こす可能性もあります。

VoIPプロバイダーが新しいシステムへのオンボーディングに利用できるリソースをすべて活用しましょう。多くのプロバイダーは、オンラインでトレーニングモジュールや教材を提供しており、導入規模が大きければ、専任の担当者が従業員のトレーニングを担当してくれることもあります。ソフトフォン製品のアプリ内チュートリアルを提供しているプロバイダーもあります。

全員参加型のトレーニングセッションを少なくとも1回実施することを強くお勧めします。これにより、全員が同じ指示と想定されるワークフローに関する情報を得ることができます。また、テスト通話を含む専用のセミナーを開催することで、技術にあまり詳しくない人でも、安全な環境で質問したり、自分で試したり、必要なことを学ぶ機会を得ることができます。

ヒント8: 仕事用デバイスにアプリをプリインストールする

固定電話を使用している場合でも、各ユーザーの職場支給のモバイルデバイスまたはコンピューターにアプリをインストールすることで、システムを利用できる別の手段が提供されます。また、ITチームのリソースを拘束することなく、能力のあるユーザーが独自の設定を行うこともできます。

VoIPシステムを使用する前に、これらのアプリを事前にインストールしておくことが重要です。そうすることで、機能に関する問題や質問に対処する時間を確保できます。インストール後は、ユーザーはどこからでも通話を発信または受信できるようになり、リモートワークや緊急時の対応の可能性が広がります。

ヒント9: 他のソフトウェアとの統合を活用する

統合により、VoIPシステムはチームが日常的に使用する他のビジネスツールと連携します。多くの企業が、統合の設定が難しいと考え、これを軽視しているのを目にします。

しかし、ほとんどのVoIPプロバイダーはワンクリック統合機能を備えており、インストールを非常に簡単に行えます。VoIPシステムは、CRMソリューション、コラボレーションツール、スケジュール管理ソフトウェアと統合できます。社内に開発者がいる場合は、APIを活用してカスタム接続を実現し、ユーザーエクスペリエンスをさらに向上させることもできます。

ボーナスのヒント: 予算に注意しましょう

VoIPは、税金、コンプライアンス費用、使用量に応じた費用など、隠れた費用がかかることで有名です。最初の請求書が全く予想外だったり、その後の請求額が月ごとに変動したりすることも珍しくありません。また、インターネット回線のアップグレード、VPNのインストール、海外での利用、デバイスやアダプターなどの費用も考慮する必要があります。

VoIP システムに何を期待し、どのように予算を立てるかの包括的な概要については、この VoIP 価格設定ガイドをお読みになることをお勧めします。