Google ドキュメント内で直接 Gmail の下書きを作成する方法 - TechRepublic

Googleは常に、ワークフローの効率化を支援する新しい方法を生み出しています。その一例が、Googleドキュメント内でGmailの下書きを作成できる新機能です。この新機能は「ビルディングブロック」サブメニューにあり、Googleドキュメント内で下書き（または複数の下書き）を作成し、（ワンクリックで）メールを送信できます。

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これは、Google ドキュメント内から簡単にメールを作成できるだけでなく、それらのメールを共同編集できることを意味します。これは、まさに入会金に見合う価値があります。例えば、定期的にメールを送信しなければならないチームがあり、グループからの意見が必要だとします。ドキュメントを作成して共有し、ドキュメント内でメールの作成を開始するだけです。

やり方をお見せしましょう。

必要なもの

この新機能を使用するために必要なのは、Google Workspaces アカウントだけです。新しいメール作成機能は、Workspaces の有料版と無料版の両方で利用できるため、誰でも新しいオプションにアクセスできます。さあ、作成してみましょう。

Gmailの下書き機能の使い方

使用するGoogleドキュメントを開きます。ドキュメントを開いた状態で、「挿入」→「構成要素」→「メールの下書き」をクリックします（図A）。

図A

ドキュメントに、宛先、CC、Bcc、件名、本文のセクションを含む新しいセクションが表示されます (図 B )。

図B

Gmailと同じようにメールを作成します（受信者、件名を追加し、本文を入力します）。メールの作成が完了したら、そのままにしておくか、Mロゴをクリックして送信してください。メールを送信すると、通常のGmailの作成ウィンドウと全く同じポップアップウィンドウが表示されます。「送信」をクリックすると、メールが受信者に送信されます。唯一の注意点は、メールを送信したらポップアップを手動で閉じる必要があることです。メールを送信した後も、下書きはドキュメント内に残ります。

なるほど！この新機能の別の活用方法のヒントですね。例えば、特定の受信者に定期的にメールを送信する場合、メール本文のみを変更します。この機能を使えば、メールテンプレートのコレクションを作成し（共同作業も可能）、必要に応じてメール本文を変更して、準備ができたら送信することができます。

毎日送信するメールが詰まったGoogleドキュメントを想像してみてください。でも、もうすべてを一から作成する手間はかかりません。これこそが効率的なコミュニケーションです。時間を節約できるだけでなく、共同作業も可能になり、より信頼性が高く、繰り返し使えるメールになります。

この新しい Google ドキュメント機能を試してみて、興味深い使用例が見つかるかどうか確認してください。

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