プロジェクト管理がなければ、チームやビジネスはどうなっていたか想像してみてください。ぜひ、可能性を考えてみてください。未来はもっと暗いものになるのではないでしょうか？優れたプロジェクト管理ツールがなければ、競争に負けるプレッシャーに押しつぶされそうになっていた企業もいくつかあります。
参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)
しかし、すべてのプロジェクト管理ソリューションが100%完璧であるわけではなく、必要な機能をすべて備えているわけでもありません。場合によっては、プラットフォームに多少の支援が必要になることもあります。では、どうすればいいのでしょうか？どうすればいいのでしょうか？プロジェクト管理の取り組みを強化するために、他にどのようなツールを追加すればいいのでしょうか？
おそらく既に日常的にご利用いただいているツールの一つにGoogleドライブがあります。Google Workspacesのアカウントが無料か有料かに関わらず、ドライブはプロジェクト管理を少しだけサポートしてくれます。「どうやって？」と疑問に思われるかもしれませんね。それでは、そのお手伝いをさせていただきます。
Googleドライブをプロジェクト管理に活用する方法
ステップ1: ディレクトリ構造を作成する
まず最初に、プロジェクトのディレクトリ構造を作成する必要があります。例えば、プロジェクトX、プロジェクトY、プロジェクトZがすべて同時に実行されているとします。Googleドライブでは、フォルダ階層を以下のようにレイアウトします。
- プロジェクト
- プロジェクトX
- コンポーネント1
- コンポーネント2
- コンポーネント3
- プロジェクトY
- コンポーネント1
- コンポーネント2
- コンポーネント3
- プロジェクトZ
- コンポーネント1
- コンポーネント2
- コンポーネント3
- プロジェクトX
ここで重要なのは、プロジェクトごとにサブフォルダを作成することです。整理されていないまま、すべてのプロジェクトファイルを単一のフォルダに格納するのは避けてください。そうしないと、すべてが混乱に陥ってしまいます。このようにフォルダを分割することで、どのチームまたはチームメンバーがどのファイルやフォルダにアクセスできるかをより適切に管理できます。これが、プロジェクトをコントロールするための鍵となります。
ステップ2: アクセスを管理する
先ほども述べたように、メインフォルダを複数のプロジェクトフォルダに分割すれば、それぞれのフォルダへのアクセスを制御できます。例えば、チームAはプロジェクトXフォルダへの編集権限に加え、プロジェクトYとプロジェクトZへの読み取り権限も必要だとします。このように分割することで、こうしたニーズにも対応できます。また、ファイルの実際の内容を変更できないコメント投稿者（コメント可）としてユーザーを割り当てることも可能です。また、特定のフォルダへのアクセスを簡単に取り消すこともできます。
ステップ3: バージョン管理システムを使用する
これは実際にはGoogleドキュメントのコンポーネントですが、Googleドライブに保存したファイルからアクセスできます。バージョン管理システムにより、ドキュメントのさまざまなスナップショットを表示できます。このツールを使用すると、いつでもドキュメントを以前の状態にロールバックできます。これは、関係者がドキュメントに間違いを犯した場合や、プロセス中に何か問題が発生した場合に重要です。
ファイル内からバージョン履歴にアクセスするには、「ファイル」→「バージョン履歴」を選択します。この機能は何度か私を救ってくれたので、プロジェクト管理ではぜひ定期的に活用することをお勧めします。
ステップ4：清潔に保つ
プロジェクトフォルダに何でもかんでも詰め込むのは避けましょう。コード以外にも何か必要なファイルがある場合は、ドキュメントなど別のフォルダを作成するのも良いでしょう。フォルダ内のデータが乱雑になると、プロジェクト自体がその重圧に押しつぶされてしまう可能性があります。
プロジェクトのフォルダとファイルは整理整頓しておきましょう。不要な情報やファイルが蓄積され始めないように注意しましょう。そうしないと、ドライブが解決策どころか、むしろ問題を引き起こす可能性があります。同時に、ユーザーのアクセスについても細心の注意を払う必要があります。プロジェクトからユーザーを削除した場合は、直ちにアクセスを削除してください。関係のないユーザーにプロジェクトへのアクセス権限を与え続けると、混乱が生じたり、最悪の場合、プロジェクトという貴重な財産を失ってしまう可能性があります。
ステップ5：統合、統合、統合
あなたが使用しているプロジェクト管理プラットフォームには、Google Driveとの連携ソリューションが提供されている可能性が高いでしょう。例えば、TrelloにはGoogle Drive Power-Upがあり、ファイル検索機能、Google DriveからTrelloカードへのファイルやフォルダの添付、TrelloボードをワンクリックでGoogleスライドのプレゼンテーションにエクスポートする機能などが含まれています。
プロジェクト管理とGoogleドライブの連携はそれぞれ異なる機能を提供しますが、いずれもサービスを統合して強力なプロジェクト管理ソリューションを構築するという点で優れています。一部のプロジェクト管理プラットフォームにはクラウドストレージが搭載されていないことを考えると、これはまさに「考えるまでもない」選択と言えるでしょう。
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