Power AutomateでMicrosoft Listsを使う方法 | TechRepublic

時には、一日中、人や部署間で情報をやり取りするといった手作業で埋め尽くされているように感じる日もあります。これは面倒な作業であり、依頼を紛失したり、問題を迅速に解決するために必要な情報がすべて揃っていないといった問題が発生する可能性も高くなります。Microsoft 365をご利用の場合は、Power Automateフローを介して更新情報を自動的に渡す送信フォームを作成することで、これらのプロセスを自動化できます。システムにこれらのタスクを任せることができます。

このチュートリアルでは、Microsoft Lists、Microsoft Forms、Microsoft Power Automate を活用した、このシナリオ向けのシンプルなソリューションの作成方法をご紹介します。また、組織の SharePoint 環境にも参加している必要があります。これらのアプリをご利用の場合、たとえ気づいていなくても SharePoint を利用していることになりますが、現在のユーザー権限について管理者に確認する必要があるかもしれません。

このチュートリアルでは、Windows 11 64ビットシステムを使用しています。ここで紹介する3つのアプリはすべて、Microsoft 365ライセンスがあれば無料で利用できます。

Excel ではなく Microsoft Lists を使用する理由は何ですか?

Microsoft Lists は、すべての入力値をバックグラウンドで Excel ブックファイルに保存します。その場合は、.xlsx ファイルを使用してリストを省略することもできます。

参照: Microsoft Lists を Microsoft Excel と同期する方法は次のとおりです。

ユーザーがExcelの使い方を熟知していることが確実な場合は、Microsoft Listsを使わなくても問題ありません。しかし、Microsoft Listsを使用するべき理由としては、以下のようなものがあります。

• ユーザーは、エラーの余地がないシンプルなフォームを好む場合があります。
• ユーザーが何らかの方法で誤って Excel ファイルを壊してしまう可能性があります。Excel データを保護する方法はありますが、シートを作成して保護するにはリストを作成するよりも時間がかかります。
• Power Automate ではフォームとリストを簡単に見つけることができますが、任意のサイトにある可能性のある Excel ブックを見つけるには、ユーザーがもう少し調べる必要があります。ファイルは SharePoint サイトまたは One Drive にある必要があります。

あなた次第ですが、一般的に Microsoft Lists の方が速くて簡単に使用できます。

Microsoft Forms で Microsoft Lists フィードを設定する

IT関連の問題を管理しているとしましょう。電話、テキストメッセージ、メールといった時代遅れのシステムで問い合わせを逃すのではなく、IT関連の問い合わせを自動的に収集・保存するシステムが必要です。

参照: Power BI で Microsoft Lists を使用する方法を学習します。

そのため、Microsoft Forms を使用して、ユーザーが問題を送信できるオンラインフォームを作成します。ユーザーがフォームを使用してリクエストを送信すると、Power Automate は Microsoft Lists に作成されたリストを更新します。その後、IT 部門はこのリストを使用して問題を追跡します。

このソリューションの最初の部分は、IT が問題を追跡するために使用するリストです。

Microsoft Listsでリストを作成する方法

Microsoft Lists でリストを作成する最も簡単な方法は、既存のソースからコンテンツをインポートするか、アプリのテンプレートを使用することです。ご自身のデータを使用しても構いませんが、このデモでは準備の手間を省くため、テンプレートを使用します。

1. Microsoft アカウントにサインインし、アプリ ランチャーを使用して Microsoft Lists を起動します。
2. Microsoft Lists で、上部の [新しいリスト] をクリックします。
3. 表示されたウィンドウで、[Issue Tracker] (図 A ) をクリックします。

図A

1. 次のウィンドウには、サンプルデータを含むテンプレートの構造が表示されます（図B）。列を確認してください。ご自身のデータを扱う場合は、列を追加したり削除したりするかもしれませんが、ゼロから始めるよりもはるかに簡単です。「テンプレートを使用」をクリックします。

図B

1. 次のウィンドウで、新しいリストの情報を入力します。名前の変更、説明の追加、ビジュアルプロパティの変更が可能です（図C）。デモ用なのでデフォルト設定のままでも構いませんが、ここでは簡単な説明を入力しました。

図C

1. [作成] をクリックすると、図 Dに示すリストが作成されます。

図D

リストを離れる前に、Power Automate を SharePoint ファイルで使用するときに役立つヒントを紹介します。SharePoint URL をクリップボードまたはテキスト ドキュメントにコピーすることをお勧めします。後で必要になる場合があります。

1. 右上隅にある設定歯車をクリックします。
2. リスト設定リンクをクリックします。
3. 図 E に示されている Web アドレスをコピーします。パスの /List コンポーネントまでの SharePoint アドレスのみをコピーします (/List コンポーネントは含まれません)。

図E

この時点ではリストが空のままでも問題ありません。Power Automate を使ってリストを更新します。

Microsoft Forms を使用して送信フォームを作成する方法

作成したリストをPower Automateで更新しますが、そのためにはデータが必要です。Microsoft Listsのリストにデータを収集する方法は数多くありますが、Microsoft Formsは最も使いやすい方法の一つです。

使い慣れていなくてもご心配なく。この簡単な例を実践すれば、Microsoft Forms があなたのお気に入りのアプリの一つになるかもしれません。

リストが準備できたら、次の 2 つの列のデータを収集するフォームを作成しましょう。

1. アプリランチャーをクリックし、「フォーム」を選択します。必要であれば、最初のアプリリストの下部にある「その他のアプリ」をクリックします。新しいリストからアプリランチャーにアクセスできるので、探す手間が省けます。
2. 次のウィンドウで、「新しいフォーム」をクリックします。
3. 次のウィンドウで、フォームに名前を付け、わかりやすい説明を入力します (図 F )。

図F

1. 必要に応じて [新規追加] をクリックし、オプションを表示してから、[テキスト] オプションをクリックして最初のコントロールをテキストとして定義します。
2. 最初の質問のタイトルを入力してください:名前を入力してください。
3. 「必須」設定（図G）をクリックします。これを選択すると、ユーザーが値を入力するまでフォームは収集したデータを送信しません。これにより、ユーザーは最初のリクエストで必要なすべての情報を送信する必要があり、チケットあたりのコールバック回数が制限されます。

図G

1. 問題の説明を入力するための2つ目のテキストフィールドを追加し、次のテキストを入力します：「現在発生している問題についてご説明ください。」今回は、「長い回答」と「必須」の両方の設定を有効にしてください。

この時点で「プレビュー」をクリックすると、フォームがユーザーにどのように表示されるかを確認できます。プレビューには、コンピューターとモバイルの2つのビューがあります。

私たちの目的としては、2つのテキスト値を渡すだけで、Power AutomateとMicrosoft Listsがどのように連携するかの概略を理解するのに十分です。次のステップは、フォームからリストに情報を転送するPower Automateフローを構築することです。

Power Automateを使用してフローを作成する方法

現在、情報を収集するためのフォームと、その情報を保存するリストがあります。次に、収集したフォームデータをリストに移動するPower Automateフローを作成しましょう。

参照: Microsoft の Power Automate with AI でフローを構築してアプリ開発をスピードアップしましょう。

ユーザーがフォームからデータを送信した際に実行されるフローが必要です。フローを作成する手順は以下のとおりです。

1. アプリ ランチャーを使用して、Power Automate を起動します。
2. 左側のペインで [作成] をクリックします。
3. 下に移動して、Microsoft Forms コネクタをクリックします。
4. 最初のカードで、[新しい応答が送信されたとき] ドロップダウンから新しいフォームを選択します (図 H )。

図H

1. [新しいステップ]をクリックします。
2. ここでは、検索コントロールに「レスポンスの詳細を取得」と入力して、アクションとトリガーのリストを更新します（図I）。下に表示されるリストで「レスポンスの詳細を取得」をクリックします。

図I

1. フローで、[フォーム ID] ドロップダウンから先ほど作成した問題追跡フォームを選択します。
2. レスポンスIDはフォーム送信ごとに一意になります。そのため、動的フィールドを使用します。必要に応じて「ダイナミックコントロールを追加」ハイパーリンクをクリックし、設定可能な項目のリストを表示します。設定可能な項目は1つだけなので、「レスポンスID」をクリックしてレスポンスIDの値を入力します（図J）。

図J

1. [新しいステップ]をクリックします。
2. 次の検索コントロールに、「アイテムの作成」と入力します。
3. 下部のペインで「アイテムの作成」をクリックし、SharePointアクションであることを確認してください。Microsoft ListsにはSharePointコネクタはありませんが、Microsoft ListsとSharePointリストは内部的に同じであるため、SharePointコネクタはMicrosoft Listsでも動作します。この選択により、Power Automateが渡されたレスポンス値をどのように処理するかが決まります。つまり、先ほど作成したMicrosoft Listsリストに新しいアイテムが作成されます。
4. 「サイトアドレス」ドロップダウンからSharePointサイトを選択してください。ドロップダウンにSharePointサイトが表示されない場合は、先ほど保存したURLをこのコントロールにコピーしてください。または、URLをコピーしていない場合は、リストに戻って設定からURLを取得することもできます。/Listsから末尾まですべて削除することを忘れないでください。
5. 動的フィールドを使用して、フォーム フィールドをリスト フィールドにマップします (図 K )。

図K

1. [保存]をクリックします。

この時点で 3 つのコンポーネントがあり、それらを使用して収集されたフォーム データを自動的にリストに移動する準備が整いました。

参照: Power Automate を使用して日常的なタスクを効率化できます。

Microsoft Lists でリストを更新する方法

それでは、Microsoft Forms フォームを使って Microsoft Lists のリストを更新してみましょう。フォームから新しいデータが送信された際に Power Automate フローをトリガーすることで、この処理を実行します。これらがどのように連携するかを確認するには、問題追跡フォームをプレビューモードで開き、図 Lに示すような値を追加して「送信」をクリックします。フォームタブがまだ開いている場合は、タブをクリックして「プレビュー」をクリックします。

図L

アプリランチャーを使用して、問題追跡リストを開きます。リストタブがまだ開いている場合は、タブをクリックして図Mに示すリストを表示します。フローによってフォームに入力されたデータがコピーされ、リストに保存されていることがわかります。

図M

すべてをまとめると

IT関連の問題を3つのコンポーネントで解決するのはやり過ぎのように思えるかもしれませんが、多忙な組織では、電話、テキストメッセージ、メールといった重要な情報が漏れてしまうのに時間はかかりません。Power Automateに慣れれば、このようなシンプルなソリューションを10分以内で作成できます。

多くの組織ではチケット型の追跡ファイルを使用しています。ここで作成したのは基本的にそれです。ただし、チケット番号の交換機能は含まれていません。これは必要に応じて追加できます。あるいは、リストにレコードが追加されるたびにITチームの担当者にメールを送信したい場合もあるでしょう。これらは、独自の業務に合わせてフローをカスタマイズする際に追加することを検討すべき機能です。