30分会議:短い会議の方が生産性が高くなる理由 - TechRepublic

30分会議:短い会議の方が生産性が高くなる理由 - TechRepublic

2016年、時間と会議管理プラットフォーム「Attentiv」を開発した元マーケティングコンサルタントのダニエル・ラッセル氏は、会議が組織にもたらす負担についてブログに投稿しました。このテーマに関する調査を検証した結果、ラッセル氏は、会議の種類として圧倒的に多いのはスタッフ会議であり、次いでタスクフォース会議、情報共有会議となっていることを発見しました。会議に関する最もよくある不満は、意思決定に至らないというものでした。その他の不満としては、会議が無秩序であったり、個人に支配されていたりすることなどが挙げられました。ラッセル氏はまた、平均的な会議は、組織にとってスタッフの給与に相当する時間で338ドルの損失をもたらしていると結論付けました。多くの従業員が非生産的だと考える会議にしては、これは非常に大きな損失です。

こうした会議への不満は、組織内では長年認識されてきました。一部の企業は「30分会議」という考え方を導入することで、この問題への対策を試みてきました。私は数年前、西海岸の大手公益事業会社にコンサルティングを行っていた際に、この現象を目の当たりにしました。

私が出席を依頼された会議は、スマートエネルギーグリッドの戦略計画に関するものでした。議論の中心となったのは、ITインフラストラクチャとその再構築の必要性、企業とそのステークホルダーの目標、そしてもちろん、規制問題と全体的な規制環境に関する話し合いでした。

これらはすべて、それ自体が重要な問題です。30分という時間枠で包括的に議論するのは困難でしたが、会社は会議の開始時間と終了時間を厳守し、時計をタイマーのように使いました。会議中に議論が複雑に入り組んだ場合は、議論は棚上げされ、オフラインで継続することが推奨され、解決策は次回の会議で運営委員会グループに提示されました。この会議戦略は非常にうまくいきました。なぜなら、会社の文化として、これらの会議に出席したすべての上級管理職と中級管理職が、その日に対処していた問題や課題を解決するために現場に戻ることに個人的に関心を持っていたからです。彼らは、問題を解決するために会議を「オフライン」で行い、次の運営委員会に簡潔な要約を持って戻ってくることに賛同していました。

では、会議をよりスムーズに進め、望ましい目標を達成するために、マネージャーは何ができるでしょうか?

最初の、そしておそらく最も重要なステップは、すべての会議が計画され、目的が明確であることを事前に確認することです。そうすることで、参加者は達成感と目的意識を持って会議を終えることができます。数日前にアジェンダを配布し、会議で何を達成したいかを具体的にリストアップしましょう。アジェンダには、会議で事実や提言を発表する人の名前も記載しましょう。これにより、発表者は事前に準備をしておく必要があります。

第二に、会議疲れというものが存在することを認識することが重要です。多くの企業は既にこのことを本質的に認識しているようです。ラッセルの調査によると、会議の64%は1時間以上続き、全体の39%は90分を超えています。

会議疲れを避ける簡単な方法は、30 分または 60 分を超える会議をすべて廃止することですが、これは不可能です。

たとえば、設計チームが一連のアプリケーションを設計し、これらのアプリケーションが相互に連携する方法を検討するために会議を行っている場合、またはデータベース チームやネットワーク チームが IT インフラストラクチャを再設計するために会議を行っている場合、これらのプロジェクトの詳細に焦点を当てて議論する必要があるため、30 分や 60 分で終わらせることはできません。

それでも、会議参加者が 60 分または 90 分間集中した後は、集中力と精神的な鋭さを失い始めるという事実は変わりません。

参照: 時間管理のヒント: 効果的な会議の作り方 (ZDNet)

このような長時間の会議では、参加者が足を伸ばしたり、オフィスに戻ってメールや電話に対処したり、頭をすっきりさせて休んだりできるように、90 分間の会議セッションの間に少なくとも 30 分の休憩を取ることをお勧めします。

データベース、ネットワーク、アプリケーションの設計の詳細に集中している会議の参加者は、長い会議に「休憩」を入れることについて考える可能性は低いですが、彼らのマネージャーは確かに考えるべきです。

このプロセスは、会社のカレンダーに 90 分を超えない会議時間枠を設定することから開始できます。これより長い会議時間は例外的にのみ許可されます。

このような強制的な会議スケジュールは本当に役立つのでしょうか?

2011年、イリノイ大学アーバナ・シャンペーン校は、長時間の作業(会議など)から短時間の精神的な休憩を取ることでパフォーマンスが向上することを示す研究を行いました。この研究を主導した心理学教授のアレハンドロ・レラス氏は、長時間にわたる中断のない作業中に精神的に疲弊し、集中力が低下する現象を「警戒心の低下」と呼びました。

「目標を一旦停止してから再開することで、集中力を維持できると私たちは考えています」と彼は述べた。「実際的な観点から言えば、私たちの研究は、長いタスク(期末試験前の勉強や確定申告など)に直面した際には、短時間の休憩を取ることが最善であることを示唆しています。短時間の精神的な休憩は、実際にタスクへの集中力を維持するのに役立ちます!」

ラッセルが研究したような調査結果を見ると、イリノイ大学アーバナ・シャンペーン校の研究以来、人間の行動は実質的に何も変わっていないことが示唆されているようです。だからこそ、中間管理職や上級管理職は、参加者から最高の結果と最適なパフォーマンスを引き出せるように、あらゆる長さの会議が適切に調整され、スケジュールされるように対策を講じる必要があるのです。

こちらもご覧ください:
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