Excelデータを要約する3つの簡単な方法

データの集計は、Microsoft Excelの主要な機能の一つです。嬉しいことに、多くの計算を専門知識がなくても、即座に行うことができます。会議中に売上合計を急いで計算する必要がある場合や、会議前に簡単なレポートを作成したい場合もあるでしょう。幸いなことに、Excelには魔法のように使える簡単な集計機能がいくつか用意されており、時間が限られているときにも役立ちます。

私は Windows 11 64 ビット システムの Office 365 (デスクトップ) で Microsoft Excel を使用していますが、これらのヒントは古いバージョンやブラウザー エディションでも機能します。

ジャンプ先:

• ステータスバーを使用してExcelデータを要約する方法
• オートSUMを使ってExcelデータを集計する方法
• Excelでテーブルをフィルタリングする方法
• 簡単に要約

ステータスバーを使用してExcelデータを要約する方法

ステータスバーは、集計時に値を選択するだけですぐに結果を表示します。図Aは3月の値が選択されていることを示しています。ステータスバーには、選択された値の平均、個数、合計が表示されます。

それだけではありません。ステータスバーをカスタマイズして、必要な情報だけを表示することもできます。右クリックして適切なオプションをチェックするだけです（図B）。

参照: 初心者とプロ向けの Excel のヒントとコツをご覧ください。

オートSUMを使ってExcelデータを集計する方法

図 A に示されているデータを使用して、オート SUM 機能に移りましょう。

1. G3をクリックします。
2. 「ホーム」タブの「編集」グループにある「オートSUM」をクリックします。Enterキーを2度目に押す前に、オートSUMによって左側の連続する値すべてを評価するSUM()関数が挿入されていることがわかります（図C）。この機能はB3のラベルが値ではないことを認識しているため、C3で停止します。

1. もう一度 Enter キーを押すと、デフォルトの SUM() 関数がコミットされます。

オートSUMオプションには、他の関数も選択できるドロップダウンメニューがあります。デフォルトはSUM()です。別の関数を使用したい場合は、別のオプションを選択して続行してください。

参照: Excel Power Query を使用して区切りデータを抽出する方法

Excelでテーブルをフィルタリングする方法

Excelでは、「データ」タブの「並べ替えとフィルター」グループにある「フィルター」をクリックすることで、集計フィルターを適用できます。これにより、各ヘッダーセルにドロップダウンが表示され、クリックすることでフィルターオプションを確認できます。

フィルタリングオプションを今すぐ検討する代わりに、この通常のデータ範囲をTableオブジェクトに変換してみましょう。集計行を追加するには、データ範囲をTableオブジェクトとして書式設定する必要があります。設定は簡単な手順で実装できます。

1. データ範囲内の任意の場所をクリックします。
2. [挿入]タブをクリックします。
3. [テーブル] グループの [テーブル] をクリックします。
4. 表示されるダイアログで、データ範囲にヘッダーがあるかどうかを確認し (この例ではヘッダーがあります)、[OK] をクリックします。

Tableオブジェクトには、合計行という便利な機能があります。組み込みのフィルタリング機能と組み合わせると、フィルタリングされたセットのみを評価します。例として、次のようにします。

1. テーブル内の任意の場所をクリックします。
2. コンテキスト テーブル デザイン タブをクリックします。
3. [表スタイル オプション] グループで、[合計行] オプションをオンにします。

図DはSUBTOTAL()関数の結果を示しています。これは強力で柔軟性の高い関数なので、ぜひ詳しく調べてみてください。AutoSumと同様に、関数の目的を変更できます。さらに、表の各列に関数を追加することもできます。

参照: TODAY() を使用して Excel で急速に近づいている日付を強調表示する方法。

簡単に要約

要約された結果を必ずしもその後の計算に使えるとは限りませんが、必ずしもそうする必要はありません。時には、何が起こっているのかをざっと確認するだけで済む場合もあります。そんな時に、これらのテクニックが役立ち、あなたの能力を最大限に発揮してくれるでしょう。

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