一見すると、Notionは単なる高性能なメモアプリにしか見えないかもしれませんが、実際にはプロジェクト管理、特に小規模で複雑でないプロジェクトに使えるツールです。少し手間をかけるだけで、Notionアカウントを設定して、プロジェクト管理をスムーズに行うことができます。
参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)
このサービスを本物のプロジェクト管理プラットフォームと同等にするには、どれくらいの作業が必要でしょうか？Asana、Trello、Jiraのような機能を実現することはおそらく不可能でしょう。これらのプラットフォームに備わっているような高度な機能が必要ないのであれば、Notionは素晴らしい選択肢です。
プロジェクト管理にNotionを使うためのヒント
ブロックを活用する
Notionはコンテンツの集合体であるブロックに主眼を置いています。各ブロックは簡単に別の種類のブロックに変換したり、新しいブロックを追加したりできます。
Notionを使い始める際は、まずブロックに注目してください。ブロックには、ページ、ToDoリスト、書式設定、画像、表、埋め込み動画、ボード、マップなど、あらゆるものが使えます。Notionでは、あらゆるものがブロックとして機能します。
Notionでは、ブロックを自由に変形できます。例えば、ノートを作成してから、トグルリスト、ブロック式、2段組みページ、引用文など、様々な種類のブロックに変更できます。また、以前に作成したページにブロックを移動することも可能です。Notionを最大限に活用するには、ブロックを最大限に活用する必要があります。
すべてはデータベース次第
ブロック以外にも、Notionの最も重要な機能の一つはデータベースです。Notionはコンテンツの保存に実際のデータベースを使用しているため、スプレッドシートやタグ以上の機能を備えています。Notionでは、以下の5種類のデータベースを作成できます。
- リスト
- ギャラリー
- テーブル
- ボード
- カレンダー
プロジェクト管理に非常に役立つのは、これら 5 種類のデータベースです。
でもご安心ください。Notionを使えば、これらのデータベースの扱いは想像以上に簡単です。データベース管理者でなくても使えます。ボード、テーブル、カレンダーを簡単に作成できるので、Notionは想像以上にプロジェクト管理に使えることがお分かりいただけるでしょう。Notionはこれらの機能を実際のデータベースとして作成するため、同じデータを異なるビューで使用できます。
豊富なテンプレートを活用する
Notionには非常に豊富なテンプレートコレクションがあり、その多くはプロジェクト管理に最適です。計画とプロジェクト管理の両方に適したテンプレートが用意されており、プロジェクトトラッカー、SMART目標、タスクマネージャー、クライアントタスクとコミュニケーション、経費トラッカー、ロードマップ、リサーチ、アジャイルスプリント、事後検証会議、プロジェクトスコープなど、様々な機能を追加できます。
ビューをカスタマイズする
Notionの最も便利な点の一つは、ニーズに最適なビューを選択できることです。Notionのデータ処理方法のおかげで、同じ情報を扱う新しいビューを簡単に追加できます。既にカンバンビューをお持ちですか？リストビューを追加してみませんか？より構造化されたデータ表示方法が必要ですか？テーブルやカレンダーを追加しましょう。
テーブル、ボード、タイムライン、カレンダー、リスト、ギャラリーの6種類のビューから選択できます。各ビューはそれぞれ異なり、担当者、添付ファイル、作成日、期限、優先度、プロジェクト、ステータスなどのプロパティを簡単に変更できます。ニーズに合ったビューを作成したら、任意のビューへのリンクをコピーしてチームメンバーと共有することもできます。
あらゆるものへのアクセスを管理する
Notionで作成したほぼすべてのコンテンツへのアクセスを管理できます。アカウントにチームメンバーを追加すると、ほぼすべてのブロックに「Person」プロパティを追加して、1人以上のチームメンバーを割り当てることができます。ブロックによっては、このプロパティが既に組み込まれているものもありますが、他のブロックでは、まず「Person」プロパティを追加してから、ブロックにチームメンバーを割り当てる必要があります。共有を非常に細かく設定できるため、どのチームメンバーがどのブロックにアクセスできるかを細かく指定できます。
チームスペース機能を使用する
チームスペース機能を使用すると、プライマリワークスペース内に各チーム用のスペースを作成できます。例えば、複数の組織が部分的にアクセスする必要があるプロジェクトXがあるとします。プロジェクトXのワークスペース内に、開発者、管理者、テスター、広報担当者、人事担当者などのためのチームスペースを作成できます。これは、プロジェクトの規模と複雑さが増すにつれて、ますます重要になります。
コラボレーション
Notionでは、複数のチームスペースに共同編集者を追加し、オーナーまたはメンバーのアクセス権を付与できます。オーナーはワークスペースの設定を変更したり、新しいメンバーを招待したりできますが、メンバーはできません。どちらのタイプでもコンテンツの操作は可能ですが、メンバー追加時に読み取り専用オプションはありません。そのため、共同編集者とブロックを共有する際は慎重に行う必要があります。
Notionの使い方に慣れれば、プロジェクト管理に問題なく使えるはずです。このソリューションを実際に使えるようにするには少し時間がかかるかもしれませんが、一度使いこなせれば、きっと役立つでしょう。
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