プロジェクトキックオフチェックリストが重要な理由とTaskadeで作成する方法

ウィンドウに計画を描いてチームプロジェクトを管理します。 — 画像: NDABCREATIVITY/Adobe Stock

企業や組織が取り組みを拡大していく中で、プロジェクト管理は必要不可欠です。プロジェクトが複雑になるほど、より多くの管理が必要になります。

プロジェクトにおいて最も重要な側面の一つは、最初のタスクが完了する前、あるいは最初のカンバンカードが移動するずっと前に起こります。その作業は、プロジェクトそのもののキックオフに重点が置かれます。「キックオフ」と呼ばれるのには理由があります。アメリカンフットボールのキックオフのように、全てをスタートさせるからです。

参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)

プロジェクトが適切に開始されないまま始まると、事態は容易に軌道から外れてしまいます。しっかりとしたスタートがなければ、関係者はプロジェクトの方向性、目的、期待される成果、コミュニケーションや連携方法などを把握するのが難しくなるでしょう。

そんな状態でプロジェクトを始めるのは避けたいものです。プロジェクトキックオフミーティングを開催し、チームメンバー全員にプロジェクトの方向性と目的を伝えるだけでなく、明確に定義されたプロジェクトキックオフチェックリストも用意しておく必要があります。

プロジェクトキックオフチェックリストとは何ですか?

簡単に言えば、これはプロジェクトに関わるすべての人にとって重要な情報を含むチェックリストです。もちろん、すべてのプロジェクトキックオフチェックリストが同じというわけではありませんが、多くのチェックリストには以下の情報が含まれています。

プロジェクトの概要は何ですか?

プロジェクトの説明。一般的な情報または具体的な情報を含めることができます。これは、誰でもこのプロジェクトの概要を簡単に理解できるようにするためです。

このプロジェクトの原則と目標は何ですか?

プロジェクトの指針となる原則は何でしょうか？例えば、目標はアジャイルなソフトウェア展開を実現することでしょうか、それとも特定の金額の資金調達に重点を置くことでしょうか？

その範囲と成果物は何ですか?

プロジェクトの目標、成果物、タスク、コスト、期限のリストを決定し、文書化します。

範囲外とは何ですか?

これは、プロジェクトの明示された目標を超える可能性のある追加事項です。

通信チャネルとは何ですか?

このようにして関係者は互いにコミュニケーションをとることができます。

タイムラインはどうですか?

マイルストーンの期待値や厳しい期限を含む、プロジェクトの予定タイムラインは何ですか?

どのようなツールと方法が使用されますか?

プロジェクトを完了するために、どのようなプログラミング言語、PR チャネル、方法論、その他の関連ツールが使用されますか?

どのようにリスクを管理していますか?

あなたのチームはプロジェクトのリスクと問題をどのように特定し、記録し、監視し、解決しますか?

進捗状況とマイルストーンはどのように追跡されますか?

プロジェクトに関連する進捗状況とマイルストーンを追跡するために使用されるツールと方法のリスト。

誰が何をしているのですか?

どのチームがプロジェクトのどの側面を担当していますか？誰がプロジェクトを主導していますか？これは非常に具体的なリストでも一般的なリストでも構いません。マネージャーやチームリーダーの連絡先情報を含めることもできます。

プロジェクトの成功はどのように定義されますか?

プロジェクトの成功は、成果物、目標、金額、あるいはその他のマイルストーンの形で定義されていますか？プロジェクトに関わる全員が最終結果に何が期待されているかを把握できるよう、明確に定義する必要があります。

このチェックリストは、プロジェクトメンバー全員がすぐに参照できるようにする必要があります。実際、管理に使用しているツールのプロジェクトページから簡単にアクセスできる必要があります。例えば、Taskadeを使えば、プロジェクトキックオフチェックリストを簡単に追加し、全員が参照できるようにすることができます。作成方法をご紹介します。