初めての給与計算のためのステップバイステップのチェックリスト

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最初の給与計算実行のステップバイステップのチェックリスト

ステップ1：すべての書類を集める

初めての給与計算には、雇用主識別番号（EIN）や従業員用のW-4またはW-9フォームなど、複数の書類が必要になります。次のセクションでは、必要な書類をすべてまとめたマスターチェックリストをご用意しましたので、初めての給与計算の準備の際にご参照ください。

ステップ2：給与銀行口座を開設する

給与計算を行うには、個人口座ではなく、事業用の銀行口座が必要です。多くの企業は、給与計算専用の銀行口座を設け、他の資金と混同しないようにしています。現在、給与計算専用の事業用銀行口座をお持ちでない場合は、開設をご検討ください。

ステップ3: 支払い期間を選択する

次に、従業員への給与支払い頻度を決める必要があります。多くの企業は隔週で支払っていますが、月2回、あるいは月1回の支払いを好む企業もあります。会社の給与支払いスケジュールを決める際にご不明な点がある場合は、当社の給与支払い期間に関するガイドをご覧ください。給与支払い期間を選択する際には、関連するすべての政府規制を遵守してください。

ステップ4：給与計算ソフトウェアを設定する

給与計算ソフトウェアを使用する場合（手動で給与計算を行うのではなく）、初めて給与計算を実行する前に給与計算ソフトウェアを設定する必要があります。SurePayrollのような使いやすい給与計算ソフトウェアは、設定プロセスをガイドし、最初の給与計算を成功させるために必要なものがすべて揃っていることを保証します。

給与計算ソフトウェアプラットフォームをまだ決めていませんか？2024年のベスト給与計算ソフトウェアのおすすめをご覧ください。

ステップ5：労災保険に加入する

全50州のうち49州では、事業の運営と従業員への給与支払いのために、企業に労災保険への加入を義務付けています（テキサス州は唯一の例外です）。州によっては、従業員1人への給与支払いであっても加入が義務付けられています。お住まいの州の要件を確認し、適切な労災保険に加入して、最初の給与計算業務に備えましょう。

ステップ6: 総支給額を計算する

さて、いよいよ従業員にいくら支払うべきかを実際に計算し始める時です。まず、従業員一人当たりの総支給額（税金、福利厚生、その他の控除を差し引く前の賃金）を計算する必要があります。

時給制の従業員の場合は、タイムカードの正確性を確認し、必要な残業時間と有給休暇を計算する必要があります。給与制の従業員の場合は、残業時間については気にする必要はありませんが、有給休暇を計算する必要があります。

また、全従業員のコミッション、ボーナス、遡及給与などの追加給与も計算する必要があります。SurePayrollのような給与計算ソフトウェアは、これらの計算を自動で行うため、処理のスピードアップと精度向上につながります。

ステップ7：手取り給与を計算する

次に、すべての控除額を計算し、総支給額から差し引いて各従業員の手取り額を算出します。まず、福利厚生保険料、退職金拠出金、HSA拠出金、経費精算金などを含む、税引前または非課税調整額を計算します。

次に、税金を計算し、連邦所得税、メディケア税、社会保障税、州所得税、地方税、給与差し押さえを源泉徴収します。最後に、Roth IRA拠出金などの税引き後の源泉徴収を計算します。繰り返しになりますが、給与計算ソフトウェアを使用すれば、これらの計算も自動的に行われます。

ステップ8: 計算を復習する

給与計算を手作業で行う場合でも、給与計算ソフトウェアを使用する場合でも、給与計算を行う前に計算式を確認し、すべての計算が正しいことを確認してください。これにより、高額なミス、従業員の不満、さらには誤った税金による政府からの罰金を回避することができます。

ステップ9: 支払いと給与明細を分配する

すべてを再確認したら、いよいよ従業員への給与支払いです。ほとんどの従業員は口座振替で支払いますが、紙の小切手やペイカードで支払うことも可能です。また、各従業員の給与明細書を作成し、送付することで、給与計算の記録を双方で共有できます。

最初の給与計算に必要な書類

以下に、初めての給与計算に必要なすべての書類のチェックリストをまとめました。これらの書類に関するより詳しい説明については、給与計算に必要な書類を詳しく説明した専用ガイドをご覧ください。

法人税情報

• 雇用主識別番号（EIN）：これは米国連邦政府が納税者の納税状況を追跡するために使用します。IRS（内国歳入庁）のウェブサイトから数分で無料でEINを取得できます。詳しくは、EINについて解説したガイドをご覧ください。
• 州機関 ID 番号:これは EIN に似ており、州政府への税金の納付を追跡するために使用されます。
• 州の失業保険料率:全 50 州とワシントン DC には企業に課される失業税がありますが、各州で課される税率は異なり、失業保険プログラムの構成も異なります。
• 給与税の納付スケジュール:ほとんどの場合、連邦税と州税の支払い期限は四半期ごとですが、日付を必ず再確認することをお勧めします。

従業員の書類

• 個人情報:従業員に給与を支払うには、各従業員の正式な氏名、生年月日、現在の住所が必要になります。
• 雇用開始日または終了日:これは最初の給与計算実行なので、おそらく従業員の開始日を使用することになります。
• 納税申告番号:これは従業員の社会保障番号、または個人の EIN に類似した納税者識別番号 (TIN) のいずれかになります。
• 賃金率と報酬の詳細:これには、時給や給与額だけでなく、手数料率やボーナスなど、必要な報酬情報がすべて含まれます。
• 源泉徴収情報:従業員の福利厚生と税金の負担をカバーするために、毎回の給与からいくら源泉徴収するかを指定します。
• I-9フォーム：このフォームは、各従業員の米国での就労資格を確認します。
• フォーム W-4:このフォームには、各従業員に関するすべての情報が要約されています。
• フォーム W-9:このフォームには、各独立請負業者に関するすべての情報が要約されています。

会社情報

• 会社の銀行口座:従業員への支払いや税金の支払いには会社の銀行口座が必要です。
• 企業拠出金:雇用主として、健康保険などの特定の福利厚生に拠出する必要があります。

よくある質問

給与計算を設定する場合、最初に何をすべきでしょうか?

米国で初めて給与計算を開始する場合は、雇用主識別番号（EIN）を取得し、その他の必要書類を揃える必要があります。米国では、EINがないと給与計算を実行できないため、手続きを進めるにはEINが必要です。

給与計算チェックリストはなぜ重要ですか?

給与計算の精度を最大限に高めるには、給与計算チェックリストが不可欠です。給与計算チェックリストがないと、残業代を計上し忘れたり、控除額を誤って計算したり、源泉徴収を忘れたりする可能性があります。これらはいずれも、修正に多大なコストがかかるミスです。

給与計算の処理にはどのくらいの時間がかかりますか?

給与計算の処理には、最初から最後まで最大1週間かかる場合があります。会社の規模によっては、実際に給与計算を実行し、必要な承認を得るまでに数日かかる場合があります。給与計算が確定し提出されてから、従業員の銀行口座への直接入金が行われるまで、通常1～4日かかります。