デジタル時代において、現代の企業の職場環境はダイナミックで多様性に富んだ環境であり、モバイル対応のコミュニケーションツールやデバイスへの依存度が高いことが顕著です。企業の従業員は、部門、建物、さらには国境を越えて分散していることが多く、何らかの方法で業務を遂行し、コラボレーションを行う必要があります。こうした様々な境界を越えた協力と連携こそが成功の鍵であり、企業はそれを可能にするツールを提供する必要があります。
企業全体のコミュニケーションとコラボレーションに最も広く利用されているツールの一つがMicrosoft SharePointです。このTechRepublicのチートシートでは、SharePointとは何か、なぜ企業で役立つのか、そしてどのように導入できるのかを解説します。また、SharePointの競合製品や、導入前に注意すべき潜在的な問題についても分析します。
参照:ソフトウェア使用ポリシー(Tech Pro Research)
Microsoft SharePoint とは何ですか?
Office 365の基本コンポーネントであるSharePointは、Microsoftが提供する主要な企業向けドキュメント共有およびコラボレーションツールです。そのコンセプトはシンプルです。企業内の作業グループがSharePointフォルダを作成し、そこであらゆる種類のドキュメントを作成、編集、共有できます。重要な点は、そのフォルダ内のドキュメントには、グループ内の承認されたメンバーのみがアクセスでき、企業内の他のユーザーはアクセスできないという点です。
SharePoint フォルダーの保存プロセスは、OneDrive などのクラウド ストレージ製品やサービスと同様に、各ドキュメントの現在の状態が、その SharePoint フォルダーへのアクセスを許可されているすべての接続デバイスに反映されます。各ドキュメントは、OneDrive ファイル同期サービスによって自動的に保存され、バックグラウンドで配信されます。
参照: IT リーダー必読: クラウド コンピューティングに関する 10 冊の本 (無料 PDF) (TechRepublic)
コラボレーションを促進するため、SharePoint フォルダーに保存された Word、Excel、PowerPoint などの一般的な Office 365 アプリケーションドキュメントは、承認されたグループの複数のメンバーが同時にアクセスして編集できます。チームはドキュメント内で共同会議を開催したり、Yammer などのチャットアプリや Skype によるビデオ会議を介したコミュニケーションを補ったりできます。
追加リソース
- Microsoft Office 365：賢い人のためのガイド（TechRepublic）
- 組織内で Microsoft Office 365 の導入を促進する 4 つのステップ (TechRepublic)
- デジタルワークプレイスの最新情報：企業コラボレーションが再び注目を集める理由（ZDNet）
- クイック用語集: ストレージ (Tech Pro Research)
参照: TechRepublic のすべてのチートシートと賢い人向けガイド
Microsoft SharePoint を入手するにはどうすればよいですか?
SharePoint は Microsoft からスタンドアロン サービスとして提供されていますが、SharePoint を取得する最も一般的な方法は、Office 365 のサブスクリプションの一部として取得することです。
SharePointの基本版（無駄を省いたスタンドアロン版）は、ユーザー1人あたり月額5ドルです。基本版の容量は1TBに制限されています。次のバージョンにアップグレードすると、ユーザー1人あたり月額10ドルで無制限のストレージを利用できます。
ユーザーあたり月額12.50ドルで、SharePointの無制限ストレージに加え、Office 365アプリケーションへのフルアクセスが可能になります。Office 365アプリに搭載されている高度なコラボレーション機能も追加されるため、多くの企業にとって、ユーザーあたり2.50ドルの追加料金は十分に価値があると言えるでしょう。
Microsoft SharePoint の機能は何ですか?
追加リソース
- SharePoint Online のオプションを比較する (Microsoft)
- 中小企業向け SharePoint オプション (Microsoft) を参照してください
- Microsoft Graph は、ビジネス ユーザーにとって新しい検索方法を提供します (ZDNet)
- Microsoft Office 365 の新しいセキュリティ機能を活用して、セキュリティ スコアを高めましょう (TechRepublic)
Microsoft SharePoint の競合製品およびサービスは何ですか?
SharePointと競合するスタンドアロン製品と、包括的なオフィス生産性スイートの一部である製品があります。これらの競合製品はすべてSharePointと同様の機能を備えていますが、特にスタンドアロン製品は特定のニッチなタスクに特化しているようです。
Google ドライブ： Google ドライブの無料版は、個人情報の一部を差し引くことで誰でもご利用いただけますが、保存容量は15GBに制限されています。容量無制限でご利用いただくには、Google G Suite Business版のサブスクリプションをご購入いただく必要があります。料金はユーザー1人あたり月額10ドルです。G Suiteには、ファイル共有や同時ドキュメント共同作業を可能にするドライブだけでなく、Googleのオフィス生産性向上アプリもすべて含まれています。
参照: コスト比較計算機: G Suite vs. Office 365 (Tech Pro Research)
Box：スタンドアロンのクラウドストレージおよびコラボレーションサービスであるBoxは、ユーザーあたり月額15ドルのビジネスサブスクリプションを購入すると、無制限の容量を提供します。Boxサービスは、企業内の既存のシステムに統合できるため、安全なコラボレーションクラウドストレージが必要で、オフィス生産性向上スイートは不要という企業にとって、Boxは最適なソリューションとなる可能性があります。
参照：アーロン・レヴィと幼なじみが、互いに裏切ることなく、いかにして Box を 20 億ドル規模の企業に成長させたか（TechRepublic の表紙記事）
Zoolz Intelligent Cloud：このサービスは、高性能で大容量のクラウドストレージに重点を置いています。企業で動画ストリームやその他の大容量ファイルの保存と共有が必要な場合は、Zoolzが最適なソリューションとなる可能性があります。ただし、この製品はドキュメントの共同作業を目的として設計されていないことにご注意ください。Zoolz Business Planの料金は使用量に応じて決定され、月ごとに変動する可能性があります。
Dropbox Business： Dropbox Businessの容量無制限プランは、ユーザー1人あたり月額20ドルです。DropboxアプリケーションはOffice 365と統合されており、SharePointとほぼ同様に動作しますが、Dropboxはすべてのクラウドストレージに256ビット暗号化を追加しています。このような高度な暗号化は、特定の企業にとって非常に重要となる可能性があります。
Egnyte Connect：セキュリティとコンプライアンスを重視したクラウドストレージサービスです。従業員数25～100名の企業向けに、1ユーザーあたり月額15ドルで15TBの安全なファイル共有とコラボレーション機能を提供しています。Dropboxと同様に、EgnyteはOffice 365、Google G Suite、その他のオフィス生産性向上スイートと連携できます。
MozyPro：他の競合製品とは異なり、MozyProは共同作業ツールではなく、クラウドバックアップストレージとしての使用を想定して設計されています。しかしながら、MozyProはバックアップソリューションを求める企業にとって魅力的なニッチなニーズを満たしています。バックアップツールであるため、この製品の価格体系は若干異なります。1TBの容量で、サーバー、デスクトップ、ラップトップ台数無制限で月額409.98ドルです。価格の詳細については、こちらをご覧ください。
追加リソース
- Amazonがドライブの無制限クラウドストレージを廃止した本当の理由（TechRepublic）
- Dropbox：賢い人のためのガイド（TechRepublic）
- 集中型クラウドサービスの代替となるトップ5（TechRepublic）
- Google Apps vs. Office 365: 比較分析 (Tech Pro Research)
- Box：賢い人のためのガイド（TechRepublic）
- ホワイトペーパー: デジタル時代のコラボレーションプラットフォームを選択する際の 5 つの考慮事項 (TechRepublic リソースライブラリ)
- ビジネスクラスのクラウド ストレージ サービス 6 選: あなたにぴったりなのはどれ? (Tech Pro Research)
Microsoft SharePoint のユースケースとは何ですか?
SharePoint はファイル共有用のスタンドアロン サーバーとして使用できますが、最適な使用シナリオは Office 365 の共同作業を補助することです。
Office 365の管理プロトコルを使用することで、個人、小規模グループ、作業チーム、部門のそれぞれに、独自のSharePointフォルダを作成および管理する権限を付与できます。組織のあらゆるレベルの担当者が、IT部門を介さずにこれらのSharePointインスタンスを管理できます。これは、Microsoftの企業全体にわたるデジタルトランスフォーメーション戦略の一環です。
参照：デジタルトランスフォーメーション：CXO向けガイド（無料PDF）（ZDNet/TechRepublic特別レポート）
作業チームはこれらのSharePointフォルダーを使用して、Word、Excel、PowerPoint、Bookings、Teams、OneNoteなど、あらゆるOffice 365ドキュメントの作成、編集、共同作業を行うことができます。SharePointチームフォルダーは、チームメンバーにとって中心的なデジタル会議室となります。物理的な場所や接続に使用しているデバイスに関係なく、会議、作業、共同作業ができる場所です。
入社したばかりの若い社員にとって、タブレットやスマートフォンなどのデジタルツール、例えばチャットアプリ（Yammer）やビデオ会議ツール（Skype）を使って他の社員とつながることは、もはや当たり前のことです。彼らはそうしたやり取りに慣れており、それが自然で当然のことのように思われています。
現代の企業の従業員はモバイル、デジタル、そしてクラウドを積極的に活用しているため、成功する企業はこうしたタスク遂行方法に対応する必要があります。SharePointは、特にMicrosoft Office 365の生産性向上スイートと組み合わせることで、ビジネスプロフェッショナルにとってシンプルで簡単に構築できるコラボレーション環境を提供します。
追加リソース
- Microsoft Teams：賢い人のためのガイド（TechRepublic）
- ギャラリー：スマートフォンで代替できるオフィスのテクノロジー10選（TechRepublic）
- コラボレーション体験をクラウドに移行する (ZDNet)
- デジタルトランスフォーメーション：CXOのためのガイド（ZDNet/TechRepublic特集）
Microsoft SharePoint ユーザーが遭遇する可能性のある潜在的な問題は何ですか?
SharePoint は、何らかの形で、長年にわたって Microsoft Office 生産性スイートの主要部分となっており、多くの癖や欠陥はすでに解決されています。ただし、企業で SharePoint を展開する際には、まだ潜在的な問題領域や注意すべき点がいくつかあります。
SharePoint Serverは当初、企業が自社のハードウェアとネットワーク接続を使用して導入・管理できる独立したサーバーソフトウェアでした。サブスクリプションモデルでは、管理業務の大部分はMicrosoftとそのクラウドサービスが担うようになりました。もし企業がまだ社内でSharePoint Serverを運用している場合、管理オーバーヘッドの削減という理由だけでも、サブスクリプション版へのアップグレードを検討するのが賢明です。
参照: マイクロソフト、自社開発のコラボレーションツールの混乱を収拾しようと試みる (ZDNet)
Office 365 の共同作業および生産性ツールへのアクセスを民主化するという Microsoft のコンセプトは、理論上は問題ないように見えますが、作成されたが一度も使用されていない SharePoint フォルダー、機密データを含む放置されたフォルダー、非倫理的または違法に取得された情報を保存するフォルダーなど、複雑な問題を引き起こす可能性があります。
これらのリスクを防止・軽減するためには、IT部門がSharePointの適切な使用方法と、コラボレーションツールの使用時に遵守すべき企業ポリシーについて、従業員へのトレーニングに時間を割くことが不可欠です。SharePointを導入することで管理業務は軽減されるかもしれませんが、IT部門は依然として定期的なクリーンアップとメンテナンス作業を行う必要があります。
SharePointをOffice 365と併用する場合、従業員のトレーニングにおいて考慮すべきもう1つの問題は、Microsoft OneDriveとのユーザーの混乱です。SharePointはOneDriveと同じ同期エンジンを使用しているため、ファイルマネージャーでフォルダーを操作する際に従業員が混乱する可能性があります。従業員は、SharePointフォルダーにわかりやすい名前を付け、他のフォルダーと区別することが重要です。
追加リソース
- IT 問題のトラブルシューティングで避けるべき 10 の間違い (TechRepublic)
- デジタル変革を成功に導く5つの戦略（ZDNet）
- IT ヘルプデスク サポート SLA (Tech Pro Research)
- クラウドデータストレージポリシー（Tech Pro Research）
- 職務内容: クラウド エンジニア (Tech Pro Research)
結論
Microsoft SharePointは、物理的および文化的な境界を越えた従業員の協力とコラボレーションによってイノベーションが推進される企業の職場にとって重要なツールとなり得ます。SharePointのようなモバイルコミュニケーションとコラボレーションツールを活用することで、企業はいつでも、どこでも、誰でも、仕事が遂行できる環境を育むことができます。
SharePointのヒントと関連リソースをご覧ください
- Microsoft SharePoint のヒント: OneDrive の同期を整理して混乱を減らす (TechRepublic)
- Microsoft SharePoint がチームの共同作業を支援する 5 つの方法 (TechRepublic)
- Office 365 の自動保存機能を回避する 4 つの方法 (TechRepublic)
- OneDrive を活用して Power BI ダッシュボードを最新の状態に保つ方法 (TechRepublic)
- 次世代のエンタープライズコラボレーションツールはゲームエンジンになるかもしれない（ZDNet）
- ベンダー関係の管理: 時間的コミットメント、メリット、問題点 (Tech Pro Research)
- 優れた技術パートナーの選び方と管理方法（無料PDF）（ZDNet/TechRepublic特別レポート）
- Microsoft Office で作業をスピードアップする 50 の時間節約ヒント (無料 PDF) (TechRepublic)
- Microsoft Office で絶対にやってはいけない 30 のこと (無料 PDF) (TechRepublic)
