イラスト：リサ・ホーナング、ゲッティイメージズ/iStockPhoto
実際の署名に代わるものはありませんが、今日のデジタル世界では電子署名は一般的で簡単です。契約書や合意書に署名する際には専用のソフトウェアを使用することもできますが、Microsoft Wordも役立ちます。
法的文書向けに空の署名欄を追加したり、実際の署名の写真から定型文を作成したりすることも可能です。どちらも簡単に実装でき、文書が電子的に配布されるかどうかに関わらず、ある程度の自由度が得られます。この記事では、両方の方法の実装方法をご紹介します。
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どちらの方法も安全なプロセスではなく、認証を必要とする暗号化されたデジタル署名に代わるものでもありません。これはまったく別の問題です。
デモ版をご利用いただくには、Wordのレターテンプレートをダウンロードするか、任意のWord文書をご使用ください。デモファイルはダウンロードできません。これは、必要ないからです。この機能は古い.doc形式ではサポートされていません。また、どちらの署名方法もブラウザ版でサポートされています。
参照:すべてのユーザーが習得すべき 52 の Excel ヒント(TechRepublic)
Wordで空白の署名欄を追加する方法
文書を印刷する場合は、署名欄を挿入することで、実際の署名に付随する関連情報を簡単に追加できます。署名欄を挿入することで、文書に署名する場所が追加され、役職、メールアドレス、電話番号などの情報も追加されます。この機能はフォームには便利ですが、通常の手紙にはあまり役に立ちません。
文書に署名行を追加するには、次の手順を実行します。
- [挿入] タブをクリックし、[テキスト] セクションの [署名欄] オプションをクリックします。
- 表示されるダイアログで、氏名、役職などの署名の詳細を入力します（図A）。指示欄には、「ここに署名してください」やおなじみの「X」など、署名者への指示を追加することもできます。
- 署名行を挿入するには、[OK] をクリックします。
図A
図Bに示すように、1ページ目には十分なスペースがないため、Word は署名欄全体を2ページ目に配置します。このような状況は稀ですが、万が一発生した場合は、前のページから数行の空白行を削除して、署名を2ページ目に配置してください。これが不可能な場合は、最後の段落または最後の数行を署名欄のページに移動してください。署名欄だけを1ページに配置することは避けてください。必要に応じて配置を調整（図C）したら、保存、印刷、配布の準備が整います。
図B
デモファイルにはテンプレートレターを使用しましたが、この機能はおそらく、一回限りのレターではなく、法的文書などに使用されるでしょう。この機能をどのように使用するかに関わらず、文書には必ず誰かが署名する必要があります。では、その手間を省くオプションを見てみましょう。
図C
Wordで画像署名を定型文として挿入する方法
署名の写真を追加すれば、実際に署名する手間が省けます。印刷してすぐに使えます。もちろん、この機能を誰と共有するかは慎重に検討する必要があります。また、法的拘束力があるかどうかは、ご自身で判断してください。
まず最初に必要なのは、手書きの署名をグラフィックファイルとして保存することです。紙に署名を書いてスキャンするか、写真を撮って、.bmp、.gif、.jpg、.pngのいずれかのグラフィックファイル形式で保存します。
Wordの「挿入」タブをクリックし、「図」グループの「画像」を選択して画像ファイルを挿入します。デバイスを選択し、ファイルを見つけて「挿入」をクリックします。必要に応じてサイズを調整し、トリミングして、背景部分の空白部分（背景）を取り除いてください。その後、氏名や役職などの追加テキストを入力します。署名に必要な情報がすべて揃ったら、定型句に変換します。
グラフィックと追加のテキストを選択し、次の操作を行います。
- [挿入] タブをクリックし、[テキスト] グループの [クイック パーツ] をクリックします。
- [選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存] を選択します。
- 表示されるダイアログで、オートテキスト項目の名前を入力します。
- その他の設定は作業状況によって異なります。例えば、異なる署名を特定のテンプレートファイルに保存できます。この例では、すべてデフォルト設定のままにしておきます（図D）。
- [OK]をクリックします。
図D
定型署名項目が追加されたので、いつでもどこにでも挿入できます。「クイックパーツ」をクリックし、ギャラリーから項目を選択します（図E）。デフォルト設定を維持したため、この定型署名項目は標準テンプレートに基づくすべての文書で使用できます。
図E
乞うご期待
この定型文項目を頻繁に使用する場合は、キーボードショートカットを作成してクリック回数を減らすことをお勧めします。その方法については、次の記事で説明します。
