Asanaは、市場で最も強力で人気のプロジェクト管理ツールの一つです。チームや個人がタスクやプロジェクトを整理し、シームレスに連携するのに役立ちます。Asanaの主要機能とプロジェクト管理ツールをすべて活用するために必要な手順をご案内します。
ジャンプ先:
- Asanaを使い始める
- Asanaでさらに整理する
- Asanaでアイテムを色分けする
- Asanaでタスクを完了する
- Asana初心者ガイドの概要
Asanaを使い始める
まず最初に、Asanaでアカウントを設定する必要があります。これはとても簡単です。Asanaのウェブサイトにアクセスして、新しいアカウントを作成するだけです。
Asanaには非常に充実した無料プランがあり、始めるのに最適な環境です。ほとんどの人が必要とするコア機能がすべて揃っており、無料でAsanaを学び始めるのに最適な方法です。
アカウントを確認すると、Asana が簡単なウィザードを開始し、チームメンバーやチームリーダーなどの役割を尋ねます。いずれにしても、すべてのオプションは後で変更できるため、このウィザードはスキップできます。
メイン画面が表示されたら、プロジェクトとタスクの整理を開始できます。
参照:採用キット: プロジェクトマネージャー(TechRepublic Premium)
まず、左側のメニューに移動して、「プロジェクトの作成」 (図 A ) を選択します。
図A
空のプロジェクトか、あらかじめ用意されたテンプレートのいずれかを選択する画面が表示されます。この例では、空のテンプレートを選択します。
プロジェクトは Asana 内の主要な最上位コンテナーであり、関連するすべてのタスクとチーム メンバーはプロジェクト内に含まれます。
次に、左側のメニューに表示されているように、プロジェクトに名前とその他の詳細を指定して、プロジェクトの設定を開始します。(図 B )。
図B
ここで、お好みの表示形式を選択することもできます。これはいつでも変更できますが、ここではリスト表示を選択します。
次に、「続行」(図 C ) をクリックして終了します。
図C
次に、「プロジェクトに移動」を選択すると、新しいプロジェクトのページが開き、タスクとチーム メンバーの追加を開始できます。
今すぐセクションを追加しましょう。Asana のセクションはプロジェクトの次のレベルです。セクションを使って、プロジェクトをより小さく、管理しやすい単位に分割しましょう。
「セクションの追加」(図 D ) をクリックし、名前を入力します。
図D
次に、Asana でタスクを追加していきます (図 E )。これらはセクションを完了するために必要な個々の項目です。
図E
ご覧のとおり、Asana は大規模なプロジェクトを、1 つのインターフェースから簡単に管理および追跡できる小さなタスクに分割するのに役立ちます。
タスクに名前を付け、「担当者」の右下に移動します。空いているエリアをクリックして、自分自身または任意のチームメンバーを選択します（図F）。同様に、期日も選択します。タスクが進行中の場合は、期日の設定は不要です。
図F
タスクをさらにカスタマイズするために、次のレベルに進みましょう。タスクの横にある「詳細」をクリックします（図G）。すると右側にウィンドウが開きます。ここで、自分自身や他のチームメンバーへの指示やメモを追加できます。
図G
このセクションは、このプロジェクトに関するあらゆるコミュニケーションにも使用できます。チームメンバーは皆、このコメントセクションで質問したり回答したりできます。すべてのコミュニケーションが1か所に集約されるため、メールのスレッドよりもはるかに効率的です。
さらに深く掘り下げて、サブタスクを追加することもできます。サブタスク（図H）をクリックし、タスクの完了に役立つステップを追加してください。サブタスクは必須ではありませんが、特に他のチームメンバーに割り当てる際に、大きなタスクの管理を容易にする優れた方法です。
図H
Asanaでさらに整理する
最初のプロジェクトとタスクを入力したら、Asana 内の他の機能を試すことができます。
まず、Asana で利用できる様々なビューを見てみましょう。これはもちろん個人の好みであり、プロジェクトによって異なる場合があります。
上部では、ビューをすばやく切り替えることができます (図 I )。
図I
リスト表示
これは、物理的なプランナーの使用に慣れている人や、他のソフトウェア プログラムから移行してきた人のほとんどにとって馴染みのある標準ビューです。
ボードビュー
カンバン形式のレイアウトを好む方は、ボードビューを使用して、完了したタスクをセクション間でドラッグ＆ドロップできます。これはAsanaにセクション機能がある主な理由の一つであり、ソフトウェア開発におけるアジャイルワークフローに似た仕組みです。
カレンダービュー
これにより、すべての項目がカレンダー上に整理され、今後予定されているものや期限が近いものを確認できるようになります。
タイムラインビュー
これはプレミアムアカウントでのみご利用いただけますが、プロジェクト、タスク、その他の詳細を表示する便利なタイムラインを作成できます。チームリーダーやプロジェクトマネージャーに最適です。
Asanaでアイテムを色分けする
Asana には、プロジェクトのすべての要素を色分けするための非常に簡単な方法があります。
プロジェクト名の横にあるドロップダウン矢印をクリックします（図J）。ここで、特定のプロジェクトの色を選択できます。
図J
プロジェクトを色分けするメリットは、カレンダーモードやその他のモードで、どのプロジェクトが近づいているかを一目で確認できることです。ボードビューでも同様です。
Asanaでタスクを完了する
タスクの完了を開始するときも、Asana を使用すると非常に簡単かつ直感的に実行できます。
タスクまたはサブタスクが完了すると、担当者は項目の横にある小さなチェックマークアイコンをクリックできます（図K）。これはどのビューからでも、いつでも実行できます。
図K
チェックマークをもう一度クリックするだけで元に戻すことができます。タスクの完了に関するメモを詳細セクションに追加することもお勧めします。
Asana初心者ガイドの概要
これで、Asana を最大限に活用するために必要な知識が得られました。
チーム リーダーの場合は、上記の手順に従ってプロジェクトを設定し、チーム メンバーに割り当てることができます。
チームメンバーの場合、あなたのビューはチームリーダーと同じで、チームリーダーが見ているものすべてが表示されます。唯一の違いは、プロジェクトとタスクはあなたに割り当てられるため、通常はあなたが作成することはないということです。
ただし、すべてのユーザーが同じビューとレイアウトにアクセスできるため、その他すべては同じになります。
