Google Workspace で中断を最小限に抑えるヒント | TechRepublic

物理的なオフィス空間で共に働く人々は、邪魔されたくないという社会的シグナルを受けやすい。ドアが閉まっている、あるいはオープンオフィス環境ではヘッドフォンやイヤホンを装着しているといった状況は、気軽な会話を阻害し、プライバシーを優先する姿勢を示している。

以下の4つのGoogle Workspaceのヒントとテクニックは、これらのシグナルをリモートワークの世界にも応用し、中断されることなく仕事の意思表示を行えるようにします。以下の手順は、パソコンのGoogle Chromeから各タスクを実行する方法です。また、適切なモバイルアプリがインストールされたモバイルデバイスでも各タスクを実行できますが、具体的な手順はデバイスによって異なります。

参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析 (TechRepublic Premium)

Googleカレンダーでフォーカスタイムを作成する方法

カレンダーにフォーカスタイムを追加して、予定されている会議よりも個人的なフォーカスタイムを優先しましょう。フォーカスタイムのイベントを追加する際は、会議を自動的に辞退するオプションにチェックを入れることをお勧めします。このオプションをオンにすると、あなたのフォーカスタイムと重なるカレンダー招待を送信してきた人には、招待辞退の通知が即座に自動的に送信されます。

私はよく、1日、1週間、1ヶ月あたりにどれくらいの集中時間を確保するかについて話し合い、合意を得ることを提案しています。役割によって期待される時間は異なります。例えば、ある役割では1日1時間で十分な場合もあります。また、状況によっては、プロジェクトに集中し、中断なく作業するために、数日を丸々確保することが理にかなっている場合もあります。組織内の各メンバーにとって、この機能の適切な適用方法について話し合い、文書化してください。

新しいフォーカス タイム イベントを作成するには、Web 上で Google カレンダーを開き、ページの左上にある [+ 作成] ボタンを選択して、[フォーカス タイム] を選択します (図 A )。

図A

必要に応じてフォーカス時間イベントのオプションを構成し、[保存] を選択してイベントをカレンダーに追加します。

Google Chat でステータスを「サイレント」に設定する方法

Google Chatのステータスを「サイレントモード」に切り替えると、同僚にメッセージのやり取りを後回しにするよう知らせることができます。Google Chatで「サイレントモード」を有効にすると、メッセージ通知がミュートされます。メッセージはすべて届きますが、通知は表示されません。このオプションは、対面でもGoogle Meetのオンラインセッションでも、クライアントや同僚に十分な注意を払いたい場合に便利です。

Google Chatのステータスを「サイレント」に設定するには、ウェブ版Google ChatまたはGmailを開き、ページ右上のチャットステータスインジケーターをクリック（またはタップ）します。このオプションはデフォルトで「アクティブ」に設定されている場合があります。通知をミュートするには、「サイレント」を選択してください（図B）。

図B

次に、ミュート期間を選択します。30分、1時間、2時間、4時間、8時間、24時間、または特定の時間までです。最後のオプションでは、Google Chat の通知を再開する将来の特定の日時を選択できます。

多くの組織ではメールの返信期間を明確に設定していますが、チャットでも同様に標準の返信基準を設定することをお勧めします。一般的に、チャットの返信時間は24時間以内など、より短い期間で返信が来ると予想されますが、状況や役割によっては1時間程度と短くなる場合もあります。

Gmailで送信スケジュールを設定する方法

メールの課題の一つは、送信すれば必ず返信が来るという点です。もう一つの課題は、返信できる時間帯（例えば、深夜や休日など）が、相手に実際にメールに反応してもらいたい時間帯と必ずしも一致しない可能性があることです。

Gmailの送信予約機能は、メールを将来の日時で配信するために保存します。これにより、メッセージをいつ送信するかを正確に管理できます。送信予約機能は、相手の標準的な勤務時間内にのみメールを送信できるだけでなく、メールへの反応に最も対応しやすい時間帯にのみメールを送信することもできます。

Gmailの予約送信機能を使用するには、ウェブ版Gmailを開きます。「作成」ボタンを選択して新しいメールの下書きを作成し、通常通り宛先、件名、本文を入力します。次に、メールの「送信」ボタンの右側にある三角形を選択し、「予約送信」を選択します（図C）。

図C

提示された時間のいずれかを選択するか、カレンダーから日時を選択してください。指定された日時になるまで、メールは受信トレイ、スター付き、スヌーズ、重要、送信済みメッセージと同じリスト内の「スケジュール済み」カテゴリに保存されます。

メールの送信前であればいつでも、メールの内容と送信日時にアクセス、編集、調整できます。選択した時間に（オンラインである必要はありません）、システムがスケジュールされたメールを送信します。

ドキュメント、スプレッドシート、スライドをオフラインで編集する方法

共同作業はGoogle Workspaceの最も優れた、そして最も便利な機能の一つですが、オフラインで作業する方が合理的である場合もあります。共同編集者が偶然ドキュメントにアクセスする心配がないため、中断されることなく自由に文章を書いたり、スプレッドシートの構成を変更したり、プレゼンテーションを洗練させたりすることができます。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドでオフライン編集を行うと、インターネットに接続した際に変更内容が同期されます。

Googleドライブのオフラインアクセスを有効にするには、ウェブ上のGoogleドライブを開き、ページの右上にある「設定」を選択します。次に、「オフライン」の横にあるチェックボックスをオンにします（図D）。

図D

デフォルトでは、最近編集されたアイテムはオフラインで使用できるようにシステムによって準備されます。ただし、特定のファイルを手動で選択してオフラインでアクセスすることもできます。

Googleドライブ上の特定のアイテムへのオフラインアクセスを有効にするには、ウェブ上のGoogleドライブを開き、特定のファイルをクリックして選択します。次に、「その他」メニュー（ケバブメニュー）にアクセスし、「オフラインで利用可能」の横にあるスライダーを調整します（図Eの丸で囲まれた項目を参照） 。アイテムのデータがローカルシステムに同期されるまで、少し時間がかかる場合があります。

図E

同期されると、オフラインで使用可能なファイルには、図 Eの矢印で示されているように、ファイル名の後に丸で囲まれたチェックマークが表示されます。

あなたの経験はどうですか？

中断を最小限に抑え、集中して仕事ができる可能性を最大限に高めるために、他にどのような方法を実践していますか？ 仕事の状況が許せば、通常、1日、1週間、1ヶ月あたり何時間集中して作業できる時間を確保していますか？ Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドで意図的にオフラインで作業する頻度はどれくらいですか？ Google Workspaceをどのように活用して仕事をしているか、Twitter（@awolber）でメンションまたはメッセージを送信して教えてください。