OutlookとExchangeで、1つのアカウントで複数のメールアドレスを扱うのが難しかったのは奇妙に思えます。しかし、複数のメールアドレスを使用したり、個人のメールアドレスを隠したりするには、多くの理由があることがわかりました。CRMシステムの顧客連絡先メールボックスを複数のユーザーで共有している場合や、2つの異なる企業の合併手続きを進めている場合、あるいは機密性の高い製品の開発に携わっているユーザーの連絡先情報が外部に漏洩するのを防ぎたい場合など、様々な理由が考えられます。
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Exchangeのエイリアス
理由はともかく、従業員に複数のアドレスを付与することはますます一般的になっています。しかし、最近までExchangeでは別のIDを使ってメッセージを送信することが困難でした。
その大きな原因は、Exchangeのメール転送エージェント（メールをインターネットを構成するメールサーバーのチェーンに渡すコード）の設計にあります。元々は、ユーザーごとに1つのメールアドレスのみで動作し、すべてがそのIDに紐付けられるよう設計されていました。エイリアス（別のメールアドレス）を使ってメールを送信しようとすると、SMTP経由で送信される前に、メインのメールアドレスで上書きされてしまいます。
企業内でExchangeを使用している場合、このアプローチは問題ありません。サポートメールはサーバーやクラスタから送信されないため、サポートエイリアスから送信されたように見えます。エイリアスを受信可能にして送信には使用しないようにする理由は曖昧です。ユーザーは正しいアドレスから返信することでメールをリダイレクトできるからです。
しかし、今やメールは、ビジネスの各部門をつなぐ以上の多くの機能を必要としています。まさにビジネスを営むための手段です。そして、エイリアスはそうしたプロセスの一部であり、特にMicrosoft 365のBookingsサービスのようなメールベースのツールが普及するにつれて、その重要性は増しています。
受信エイリアスは、オンプレミスのExchangeとExchange Onlineの両方に長年組み込まれています。1人のユーザーに最大400個のエイリアスを付与できますが、課金には影響しません。エイリアスは共有メールボックスや配布リストではなく、特定のメールボックスにメールをルーティングするために使用できる個別のアドレスです。
配布リストを使用してメールの受信、ルーティング、送信を行うことはできますが、ユーザーや共有メールボックスの個別のエイリアスほど高度な制御はできません。Exchangeユーザーがエイリアスとしてメールを送信できるようにする複雑な低レベルの技術は存在していましたが、使い慣れたOutlookではなく、特定のSMTPコマンドを使用するカスタムメールアプリケーションを使用する必要がありました。
Exchange Online でのエイリアスの管理
アクティブユーザーのエイリアス
Microsoft 365 管理センターを使えば、エイリアスの追加は簡単です。代替ドメインをご利用の場合は、ユーザーにエイリアスを追加する前に、それらのドメインが設定されていることを確認してください。
管理センターのナビゲーションペインで、「ユーザー」の下にある「アクティブユーザー」を選択します。このページが開いたら、ユーザーを選択し、名前をクリックしてユーザーペインを開きます。ここで「ユーザー名とメールの管理」を選択してエイリアスを追加できます。任意のユーザー名を入力し、現在設定されているドメインを選択できます。設定が完了したら、「変更を保存」をクリックしてエイリアスを設定します。
代替ドメイン
代替ドメインは、Microsoft 365 アカウントの正しい DNS 設定をすべて設定する必要があります。そのためには、管理センターのセットアップツールを使用して、Microsoft 365 アカウントに代替ドメインを追加する必要があります。
ドメインを追加したら、ドメインのDNSレコード内のTXTレコードで検証し、アカウントに接続してから、Microsoft 365 Exchange Onlineサービスにメールを送信するためのMXレコードを設定してください。このドメイン経由でメールを送信する予定の場合は、まずDNSホストでSPF、DKIM、DMARCのスパム対策機能を設定する必要があります。
社名変更
社名変更後、[email protected] のようなアドレスを [email protected] のエイリアスとして設定すると、以前の社名アドレス宛てのメールが、新しい社名アカウントに届きます。エイリアスを使用することで、よく使われるニックネーム宛てのメールを一つのメールボックスにまとめることができます。例えば、[email protected] は、より正式な [email protected] のエイリアスとして使用できます。
同様に、チームアカウントにエイリアスを設定することで、「accountspayable」「accounts」「accounts.payable」など、チーム名のあらゆるバリエーションが同じメールアカウントに集約されます。メールログを確認し、重要なアドレスによくあるエラーがないか確認し、エイリアスで捕捉して迂回させるのも良いでしょう。
Outlookからエイリアスとしてメールを送信する
Exchange Online の最近のアップデートで、エイリアスを使ったメッセージ送信のプレビューサポートがようやく追加されました。まずは、PowerShell を使用して Set-OrganizationConfig コマンドレットの SendFromAliasEnabled パラメータを設定する必要があります。このパラメータを設定すると、すべてのメールボックスでエイリアスのサポートが完全に有効になります。現時点では、個々のユーザーまたはグループに対して設定することはできません。
有効にすると、Exchange の SMTP サービスの新しいバージョンが使用されるようになります。Microsoft が指摘しているように、既知の問題があり、場合によっては問題が発生する可能性があるため、現在はプレビュー段階です。オンプレミスの Exchange にはこの新機能は適用されないため、オンプレミスのユーザーはエイリアスを使用してメールを送信できません。
すべてのExchangeメールクライアントがこの新機能をサポートしているわけではありません。現在、iOSおよびAndroidのモバイルOutlookクライアントとWeb版Outlookでサポートされています。デスクトップ版Outlookのサポートは2022年第2四半期中に開始される予定ですが、まだ提供開始されていません。
ウェブ版では、メッセージ作成時に「差出人」欄に利用可能なエイリアスのドロップダウンが表示される必要があります。モバイル端末では、エイリアスを手動で入力する必要がありますが、入力したエイリアスは保存され、後で使用できます。デスクトップ版Outlookでもリリースされると、よく使用されるエイリアスのリストを管理できるようになるため、使用するエイリアスの選択が簡単になります。
サポート体制を整えれば、ユーザーはエイリアスを簡単に使いこなせるようになります。必要に応じて、個人アドレスを非公開にしたり、ニックネームや代替メールドメインを使用したりすることで、どのような宛先であってもメールを確実に受信できるようにすることができます。
Microsoftがオンライン版Outlookをデスクトップ版に統合する計画により、こうした機能の提供が加速するはずです。すべてのバージョンで単一のOutlookコードベースを使用することで、異なるOutlookで同じ機能が異なって実装されていたり、すべての機能が利用できなかったりする状況を回避できます。
