Notionでデータベースをロックする方法と理由 | TechRepublic

データベースはNotionのまさに中核です。このサービスで作成するほぼすべてのものはデータベースです。これは共同作業型のサービスであるため、書き込み権限を持つ人なら誰でもデータベースを変更できます。これは意図的なものです。しかし、同時に煩わしさを感じることもあります。

例えば、Notionでプロジェクトエントリーに最適なデータベースを構築したとします。チームの効率的な作業を支援するために、何時間もかけて構築しました。このデータベースは、プロジェクトやボードのドキュメントバイブルとして役立つかもしれません。データベースをロックすれば、ユーザーによる変更ができなくなると思うかもしれませんが、そうではありません。

参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)

さて、チームのために完璧なボードを作成したと想像してみてください。このボードは芸術作品であり、わずかな変更でも何時間ものトラブルシューティングが必要になる可能性があることをご存知でしょう。このボードのデータベースをロックすると、誰もボードのプロパティを変更できなくなります。新しいタスクの追加や移動といった操作は引き続き可能ですが、データベースのロックを解除しない限り、ボードのデータベースには一切変更を加えることができません。

この機能は、Notionを使用するすべてのプロジェクトマネージャーにとって必須と言えるでしょう。ユーザーによるデータベースへの変更を防止したいとお考えですか？以下のワークフローを検討してみてください。

• ボード用のデータベースを作成します。
• データベースをロックします。
• ユーザーはボードを使用できますが、データベースのプロパティを変更することはできません。
• ボードに改善できる点を発見しました。
• 誰もツールを使用していないときに、データベースのロックを解除して調整します。
• データベースを再度ロックします。
• 誰もが改良されたボードを使い始めます。

これが Notion で必要なワークフローですが、どのように実行するのでしょうか?

Notionデータベースをロックするために必要なもの

必要なのは、有効なNotionアカウントとロックするデータベースだけです。データベースは、ボード、タスク、カレンダー、表、ギャラリーなど、Notion内のあらゆる形式で利用できます。デスクトップアプリでデモを行いますが、手順はWebベースのプラットフォームでも変わりません。

Notionでデータベースをロックする方法

Notionアカウントにログインし、ロックしたいデータベースを探します。この例では、「ボード - ステータス別」のデータベースをロックします。Notionを開くと、「お気に入り」のリストにこのデータベースが表示されます（図A）。

図A

ボードを開くと、右上隅に3つの点が並んだメニューボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、ポップアップメニュー（図B）に「データベースのロック」という項目が表示されます。

図B

そのメニューの「データベースをロック」をクリックすると、データベースがロックされます。この時点では、誰もデータベースに変更を加えることはできず、ロックを解除できるのはあなただけです。データベースがロックされると、ウィンドウの上部に「ロック済み」と表示されます（図C）。

図C

Notionでデータベースのロックを解除する方法

データベースのロック解除も同様に簡単です。メニューをもう一度開き、「データベースのロック解除」を選択してください。ただし、この操作はあなただけが実行できるため、データベースを誰も使用していないことが確実な場合にのみロック解除してください。無作為にロック解除すると、他のユーザーがデータベースのプロパティを変更できるタイミングでロック解除してしまう可能性があります。そのような状況は避けたいので、この機能は慎重に使用してください。

結論

Notionデータベースをロックする方法と、この機能を使うメリットは以上です。これは、Notionワークスペースで作成した機能に誰かが「誤って」不要な変更を加えるのを防ぐのに最適な方法です。

Jack Wallen によるビジネス プロフェッショナル向けの最新のテクノロジー アドバイスをすべて知るには、YouTube で TechRepublic の How To Make Tech Work を購読してください。

こちらもご覧ください

• ノーションレビュー
• Obsidian vs. Notion
• Notionのベスト代替品
• 最高のプロジェクト管理ツール
• チェックリスト: プロジェクト管理
• 機能比較：時間追跡ソフトウェアとシステム