従業員オンボーディング自動化の実装方法と事例

重要なポイント

• まず、紙ベースの文書化など、自動化によってメリットが得られる可能性のある、従業員のオンボーディングにおける古いタスクを特定します。
• さまざまなソフトウェア ソリューションとサードパーティの統合を検討して、適切な従業員オンボーディング自動化ツールを選択します。
• 明確なトリガー (オファーレターの署名など​​) とアクション (セットアップのために IT 部門に通知するなど) を含むワークフローを作成し、フィードバックとパフォーマンスの分析情報に基づいて継続的に監視および改善します。

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従業員オンボーディング自動化とは何ですか?

従業員オンボーディングの自動化は、書類作成、研修の割り当て、会議などのタスクを効率化します。これは通常、オンボーディングソフトウェアシステムまたは一般的な人事ソフトウェアプラットフォームを通じて行われます。これらのテクノロジーソリューションは、リモートオンボーディングの管理にも最適です。

例えば、Rippling では、オンボーディングプロセスを企業のニーズに合わせてカスタマイズできるワークフローを作成できます。署名済みのオファーレターの返送など、特定のアクションが実行された際に、フォローアップアクションや通知が開始されるよう、特定のトリガーを設定できます。

オンボーディングを自動化する方法

1. 現在の従業員オンボーディングプロセスを見直す

まず、従業員のオンボーディングプロセスのステップをリストアップするところから始めると効果的です。すでに従業員オンボーディングチェックリストをお持ちの場合は、それを参照して、最新の内容になっており、現在のプロセスと一致していることを確認してください。

2. 自動化したいオンボーディングプロセスを決定する

オンボーディングプロセスを見直し、自動化のメリットが期待できる箇所を検討してください。オンボーディングワークフローのすべてのステップを自動化する必要はありませんが、特に時間がかかり、チームにとって負担が大きい特定の領域は、自動化の最優先事項となる場合があります。

3. オンボーディングソフトウェアの機能を評価する

オンボーディング機能を備えた人事ソフトウェアシステムをご利用の場合は、自動化を構築するために必要な技術ツールが既に揃っている場合があります。現在ご利用のソフトウェアの機能をご確認ください。プラットフォーム内でワークフロー自動化機能がどこにあるのか、または現在のプランでこの機能がサポートされているかどうかが不明な場合は、ベンダーにお問い合わせください。

Zapierなどのサードパーティ製統合機能が既存のソフトウェアプラットフォームと連携できるかどうかを確認することもお勧めします。これは、全く新しいHRプラットフォームに切り替えるよりも、はるかに安価で便利な場合があります。

4. 自動化されたワークフローを構築する

必要なテクノロジーがわかったら、自動化の構築を開始できます。具体的なプロセスは使用するオンボーディングプラットフォームによって多少異なりますが、一般的にはトリガーとアクションを設定する必要があります。

トリガーとは、自動化されたアクションを開始するために発生するイベントです。一般的なトリガーとしては、従業員が内定通知に署名したことや、従業員の入社日が近づいたことなどが挙げられます。その後、アクションが発生します。これは、トリガーが登録された際にソフトウェアプログラムに実行させたいステップです。例えば、トリガーは従業員が内定通知に署名すること、アクションはIT部門に通知を送信して従業員のコンピュータとワークステーションの設定を促すこと、などが考えられます。

5. オンボーディング自動化の効果を監視する

自動化されたオンボーディングワークフローを作成して実装したら、その効果を継続的にモニタリングし、必要に応じて調整する必要があります。ご自身やチームが遭遇する問題点を記録し、プロセスの変更に合わせてオンボーディングの自動化を定期的に見直し、更新するようにしてください。また、従業員からオンボーディング体験に関するフィードバックを得ることもお勧めします。

従業員は必ずしもどのような自動化が導入されているかを把握しているわけではありませんが、プロセス全体を通じて何がうまく機能し、何がうまく機能しなかったかを指摘することができ、自動化の有効性に関する洞察を得ることができます。

オンボーディング自動化のメリット

オンボーディングプロセスを自動化すると、組織に様々なメリットがもたらされます。オンボーディングの自動化導入を検討する際に、覚えておくべきポイントをいくつかご紹介します。

オンボーディングプロセスを合理化します

合理化されたプロセスは、新入社員がオンボーディングのタスクを時間通りに完了するのに役立ちます。手動のプロセスは遅延を引き起こし、オンボーディングのスケジュールを延長したり、混乱を招いたりする可能性があります。

オンボーディングの管理負担を軽減

従業員のオンボーディングには、メールの手動送信、ユーザーアカウントの設定、人事情報システム（HRIS）や給与計算プロファイルへの記入、返却された書類の追跡など、チームの時間を浪費する多くの面倒な管理作業が伴います。オンボーディングを自動化することで、これらの時間を、より実践的なオンボーディングの人間関係構築に有効活用し、新入社員にとってより良い体験を提供できるようになります。

新入社員の体験を向上

オンボーディングは、新入社員に強い第一印象を与えるのに役立ちます。シームレスなオンボーディングプロセスを提供することで、新入社員は新しい職務にスムーズに適応できるだけでなく、従業員のエンゲージメントと満足度を高める基盤を築くことができます。オンボーディングを自動化すれば、入社初日に間に合うように、業務開始に必要な重要なリソースと情報が受信トレイに届き、スムーズなスタートを切ることができます。

エラーの可能性を減らす

オンボーディングプロセスをすべて手作業で行っていると、ミスや不整合が生じる可能性があります。従業員のオンボーディングフォームから別のシステムに情報を手動で入力する際に​​、入力ミスが発生しやすいです。また、最初の1週間で手順を忘れてしまい、従業員に重要な情報や必要なログイン情報を提供しないまま放置してしまう可能性もあります。

プロセスを自動化すると、実行するすべてのオンボーディングで一貫性が高まり、エラーが発生する可能性が低くなります。

従業員オンボーディング自動化の例

設定可能なオンボーディング自動化の例をいくつかご紹介します。自動化機能はプラットフォームによって異なる場合がありますのでご注意ください。

オリエンテーションミーティングのスケジュール

新入社員向けの面談スケジュール設定プロセスを自動化できます。組織のオリエンテーションプロセスに応じて、従業員の上司、人事担当者、IT部門、またはチーム全体との面談をスケジュールするためのワークフローを作成できます。

新しい従業員アカウントの設定

新入社員には多くの新しいアカウントが必要になります。給与計算や勤怠管理システム、メール、そしておそらくプロジェクト管理や社内メッセージングツールなどにもアクセスする必要があるでしょう。選択したソフトウェアソリューションと、他のアプリとの連携方法によっては、新入社員の入社初日前にこれらのアカウントを自動的に作成する設定ができるかもしれません。これは、新入社員が署名済みの内定通知を返送した時点、または入社予定日の一定日数前に開始できます。

オンボーディングタスクのリマインダーの送信

書類作成やポリシー承認といったオンボーディングタスクの完了状況を手動で確認する代わりに、タスクの期限が過ぎた際に通知メールが送信されるように設定できます。テンプレートメールやプラットフォーム内通知を作成し、設定した時間（例えば、締め切りが近づいた時、何かが1日遅れた時、そして提出されるまで継続的に）に通知を送信しましょう。

機器の郵送物の管理

リモートワークの従業員を採用する場合、開始日前に備品を発送するためのワークフロー自動化を作成できます。開始日が近づいたら、IT部門に連絡して備品を発送したり、従業員の情報が記載された発送ラベルを自動生成して従業員が使用できるようにしたりするなどの自動化を作成できます。

オンボーディングトレーニングの課題

従業員の所在地、役割、部署に基づいて適切なトレーニングコースを割り当てるためのカスタムワークフローを設定できます。例えば、一部の州では、セクハラ、食品の取り扱い、職場の安全など、従業員の職務に応じて異なる分野について、特別なトレーニング要件が定められています。

30日、60日、90日後にチェックインを送信する

従業員オンボーディングソフトウェアを設定して、従業員の入社後30日、60日、90日でフィードバックアンケートを送信するようにすることで、フィードバックプロセスを自動化できます。従業員オンボーディングシステムまたは人事情報システム（HRIS）プラットフォームに正しい入社日が記録されていることを確認し、新入社員がこれらの3つのマイルストーンのいずれかを達成するたびにアンケートが自動的に送信されるように設定してください。

オンボーディング自動化に関するよくある質問

オンボーディング プロセスのどのステップを自動化できますか?

オンボーディング関連の書類の送付と追跡、トレーニングの割り当て、アカウントの設定、会議のスケジュール設定といった手順を自動化できます。また、オンボーディングの自動化は、オンボーディングプロセス中およびプロセス終了後にパルスサーベイやチェックインを送信してフィードバックを収集するのにも役立ちます。

従業員オンボーディング ソフトウェアとは何ですか?

従業員オンボーディングソフトウェアとは、従業員のオンボーディングプロセスをサポートし、効率化するために設計されたデジタルツールを指します。多くの場合、オンボーディングソフトウェアは単独のソリューションではなく、より包括的な人事ソフトウェアシステムの一部です。

従業員のオンボーディングを完全に自動化できますか?

従業員のオンボーディングプロセスは、適切なテクノロジーを導入することで多くのステップを自動化できますが、それでもなお人間の介入が必要なステップがいくつかあります。例えば、メンターや新入社員バディの割り当て、あるいは最初のチーム歓迎会のスケジュール設定などは自動化できますが、その後のミーティングやコミュニケーションは、真の絆を築くことが重要であるため、自動化すべきではありません。自動化によって事務手続きや事務作業にかかる時間を節約し、オンボーディングにおけるより人間関係に配慮した部分に時間をかけることができます。