段落番号は、一部の業界ではよく使われます。例えば、法律関連の契約書には段落番号が数多く使われています。残念ながら、Microsoft Wordには段落番号を付ける「ここをクリック」オプションがありませんが、カスタムスタイルを使えば可能です。Wordのスタイルを嫌うユーザーも多いことは承知していますが、Wordで効率的に作業を進めるにはスタイルが不可欠です。この記事では、段落番号を付けるカスタムスタイルを作成する方法をご紹介します。
参照: ソフトウェアインストールポリシー (TechRepublic Premium)
Windows 10 64ビット版システムでMicrosoft 365を使用していますが、以前のバージョンでもご利用いただけます。ご参考までに、デモ用の.docxファイルと.docファイルをダウンロードしていただけます。Web版Wordはカスタムスタイルをサポートしていません。
Word文書
スタイルを使用する場合、コンテンツを入力するときにスタイルを適用することも、入力後にスタイルを適用することもできます。図Aに示す2ページのドキュメントでは、後者の方法を採用します。このドキュメントでは、見出し1、見出し2、および標準スタイルを使用しています。
図A
分かっていることは、他の書式を変更せずに段落に連番を振ることです。Wordはテキストを入力すると標準スタイルを適用するので、まずはそこから始めます。例は少し不自然ですが、シンプルなので手順の邪魔にならないのでご容赦ください。
このテクニックにはいくつかのステップが必要ですが、どれも難しいものではありません。期待できる効果は以下のとおりです。
- Normal スタイルをコピーして名前を変更します。
- 新しいスタイルに、標準に基づいた番号付け形式を追加します。
- 組み込みの見出し2スタイルを変更し、Normalのコピーが改行の後に続くようにします。この最後の手順は必要な場合と不要な場合があります。
まず最初に、Normalのコピーを作成します。テキストの書式は変更せず、最初の行に番号を追加するだけです。この場合、ゼロから作成するよりも、既存のスタイルをコピーする方が簡単です。
Wordで標準スタイルをコピーする方法
テキストフォーマットを変更したくないので、Normalをコピーするのがカスタムスタイルを作成する最も簡単な方法です。今回は、番号付けスキームのみを追加したいので、コピーの作成は非常に簡単です。
- 標準スタイルの段落内をクリックします。
- [ホーム] タブの [スタイル] グループにある [クイック スタイル] ギャラリーの [詳細] ボタンをクリックします。
- 表示されたリストから、「スタイルの作成」を選択します。
- 表示されるダイアログで、新しいスタイルに「NormalNumberedPara」などのわかりやすい名前を入力します(図 B )。
図B
- [変更]をクリックします。
- 表示されるダイアログで、「スタイルの種類」ドロップダウンから「段落」を選択します（図C）。現時点では、この新しいスタイルは「標準」と同じです。
図C
- [書式] ボタンをクリックし、[番号付け] を選択します。
- 番号付け形式を選択します。図 Dに示す形式を選択しました。
図D
- [OK]を2回クリックします。
図 Eに示すように、最初にクリックした段落に番号が付けられます。
図E
段落番号の付け方を続けるには、段落をクリックして新しいスタイルを適用します。（サムネイルでは完全な名前は表示されません。）新しいスタイルが適切でない場合は、修正してください。
Wordで新しいスタイルを微調整する方法
左インデントをそのままで良いか、少し時間を取って判断してみましょう。もし気に入らない場合は、適用する前にスタイルレベルで変更することができます。変更するには、以下の手順に従ってください。
- いずれかの数字をクリックして選択します。正しく選択されると、数字の背景が灰色になります。
- 選択範囲を右クリックし、表示されるサブメニューから「リストのインデントの調整」を選択します。
- 表示されるダイアログで、「番号の位置」オプションを「0」に設定します。
- テキストインデントオプションを「0」に設定します（図F）。
図F
- [OK] をクリックして、新しいスタイルへの変更を確認します。
図G
図Gに示すように、段落は左端に折り返されましたが、1行目の数字とテキストの間のインデントがやや大きいです。これを修正するには、上記の手順を繰り返し、タブストップを追加します。例えば、スペースを2文字に減らしたい場合は、タブストップを0.25に設定します。
スタイルが気に入ったら、「標準スタイル付き段落」を選択し、新しい「NormalNumberedPara」スタイルをクリックします。コンテンツを追加する場合は、必要に応じて「NormalNumberedPara」に切り替えるか、新しいスタイルの設定を一切行わないでください。
Wordの見出し2に新しいスタイルを追加する方法
コンテンツ入力時にスタイルを変更したくない場合は、「見出し2」スタイルを変更して、新しいスタイルが追従するようにします。つまり、見出しに「見出し2」スタイルを設定し、Enterキーを押して次の行に折り返すと、スタイルが自動的に新しいスタイルを呼び出し、段落番号が設定されます。これは非常に便利です。
これを実現するには、次の手順を実行します。
- ギャラリーの見出し 2 を右クリックし、[変更] を選択します。
- 「次の段落のスタイル」ドロップダウンから、新しいスタイル「NormalNumberedPara」を選択します (図 H )。
- [OK]をクリックします。
図H
この変更は既存の「見出し2」のヘッダーには適用されませんが、新しいコンテンツには適用されます。「見出し2」のヘッダーテキストを入力し、スタイルを設定してEnterキーを押します。次の行は数字で始まります。テキストを入力するだけで完了です。
現状では、各セクションごとに番号が最初から振り直されていません。これは必要な設定かもしれません。その場合は、見出しの後の最初の番号を右クリックし、表示されるサブメニューから「1から振り直し」を選択してください。新しいセクションごとにこの操作を行う必要があるため、大きな文書では少し面倒です。
