Gmailの差し込み印刷機能を使ってメールをパーソナライズする方法

2022年後半、Googleはマルチ送信モードから送信されるGmailメッセージをパーソナライズする機能を追加しました。これにより、マルチ送信メール内に@firstname、@lastname、@fullname、または@emailフィールドを挿入できるようになり、受信者のGoogleコンタクトレコードから対応するフィールドデータがシステムによってマージされます。さらに重要なのは、Googleがこの機能を発表した際に、「スプレッドシートを使用したカスタム差し込み印刷タグのサポート」が将来的に追加される予定であることも示唆した点です。

マルチ送信モードは、次の場合にご利用いただけます。

• Google Workspace Individual。
• Google Workspace Business Standard または Plus。
• Google Workspace Enterprise Starter、Standard、または Plus。
• Google Workspace Education の Standard または Plus エディション。

さらに、Google Workspace 管理者は、管理コンソールの [アプリ | Google Workspace | Gmail | ユーザー設定 | マルチ送信モード] で [マルチ送信モードを許可する] をオンにして、この機能を有効にする必要があります。

Google コンタクトで受信者リストを管理する方法

Gmailのマルチ送信マージはGoogleコンタクトのデータを使用するため、マルチ送信マージで使用する各連絡先項目に正しい情報が入力されていることを確認してください。Googleコンタクトに情報をインポートする必要がある場合は、Googleが提供するテンプレートをダウンロードして、.csvインポートに必要な正しい項目にデータが入力されていることをご確認ください。デスクトップクラスのブラウザでGoogleコンタクトを開き、マージ処理で使用されるデータ項目（図A ）を確認してください。

• 接頭辞
• ファーストネーム
• 苗字
• サフィックス
• メール

図A

まず、Google コンタクトで各受信者のデータが正しいことを確認してください。名前とメールアドレスの項目を確認してください。使いやすさを考慮して、連絡先にラベルを付けておくと、後でそのラベルを選択するだけで、関連付けられているすべての連絡先をメールの受信者欄に追加できます。

多くの場合、連絡先ラベル（例：図Aに示す「ニュースレター」）を作成し、リストに追加したいすべての連絡先にそのラベルを追加します。これにより、Gmailの受信者欄でラベルを選択するだけで、そのラベルを持つすべての連絡先を受信者リストに追加できるようになります。連絡先セットの各連絡先の左側にあるチェックボックスをオンにし、ラベルアイコン（連絡先リストの上）を選択して、連絡先ラベルを選択し、「適用」を選択すると、選択した連絡先セットにラベルが追加されます。

参照: Google 連絡先を管理する方法 (TechRepublic)

受信者リストがGmailの送信制限やルールを超えていないことを確認してください。注目すべき数値制限の一つとして、マルチ送信メールの受信者数は最大1,500件のメールアドレスに限られます。組織のメールアドレスからこの数のメールを送信する場合、1日あたりの送信制限である2,000件に達する前に、その日に500件の追加メールを送信できます。

参照: Gmail から大量のメールを送信する方法 (TechRepublic)

もう一つの重要なルールは、スパムを送信しないことです。メールを送信する相手が、メールを受け取りたいと考えている相手であることを確認してください。デフォルトでは、すべてのマルチ送信メールには「配信停止」リンクが含まれており、受信者はリストから自分自身を削除できます。しかし、社内向け、つまり組織内の人に送信するメールの場合、配信停止のオプションがない場合があります。つまり、社内向けマルチ送信メッセージ、例えば、意味のないメッセージを送る術を熟知した組織のリーダーからの、あまり役に立たないメールなどは、受信停止できない可能性があります。組織内の特定の人物からのメールを絶対に見たくない場合は、フィルターを設定して、選択したメールを自動的にアーカイブすることもできます。

複数送信Gmailに差し込み印刷フィールドを挿入する方法

新しいマルチ送信メールを作成するには、次のように Google Chrome などのデスクトップクラスのブラウザを使用する必要があります。

1. Gmail に移動します。
2. 左上にある [作成] ボタンを選択します。(ボタンが表示されていない場合は、左上隅にある 3 本の水平線のメニュー オプションを選択し、[メール] を選択します。) または、キーボード ショートカットが有効になっている場合は、c キーを押します。
3. 図Bの赤い枠で囲まれた、作成メニューアイコンの右下にあるマルチ送信アイコンを選択します。アイコンは、封筒が別の封筒の前に置かれた形で表示されます。テキストボックスには、「マルチ送信モードを使用しています」というメッセージと、追加のテキスト、そして詳細へのリンクが表示されます。

図B

1. 標準の Gmail と同様に、受信者（例: Google 連絡先ラベル経由の受信者セット）、メールの件名と内容を追加します。
2. メールのテキストエリアで、差し込みフィールドを挿入したい場所にカーソルを移動し、@と入力して利用可能な差し込み印刷タグにアクセスします（図Bの赤い円で示されています）。2023年3月現在、利用可能な差し込み印刷タグには@firstname、@lastname、@fullname、@emailが含まれます。
3. リストから希望のメールタグを選択します。

マルチ送信メールの内容をすべて入力したら、「続行」ボタンを選択します。その時点で、以下を選択できます。

• キャンセルをクリックすると、メールの編集に戻ることができます。
• プレビューを送信して、メールのコピーを自分の受信箱に送信し、メールの内容を注意深く確認したり、
• 全員送信: マージを実行し、選択した各受信者に電子メールを送信します。

多重送信メールは、その性質上、多数の受信者に送信されるため、送信前に必ずすべてのメッセージをプレビューしてください。誤字脱字、誤り、記入漏れ、日時の誤りなどは、送信ボタンを押した後に初めて明らかになることが多く、送信プレビュー機能を活用し、入念な校正を行うことで、エラーを最小限に抑えることができます。

使用した差し込みタグにデータが不足している受信者が1人以上いる場合、デフォルトの代替テキスト（例：名または姓がない場合に使用するテキスト）を入力するか、下書きに戻って受信者リストを修正し、不足しているデータを追加するか、受信者を削除することができます。例えば、メールの冒頭が「Hi @firstname!」の場合、名が入力されていない連絡先には「there」と入力することで、「Hi there!」というテキストが送信されます。

こちらもご覧ください

• Gmailから大量のメールを送信する方法
• https://www.techrepublic.com/article/how-to-send-email-to-groups-efficiently-with-google-apps/
• Wordの差し込み印刷の使い方
• Wordの差し込み印刷で条件付きフィールドを使用する方法
• Googleコンタクトからメーリングリストを作成する方法