中小企業に役立つ10のVoIP機能

ビジネスにおけるコミュニケーション方法は成功の鍵です。顧客サポートから営業、ハイブリッドワーク、ITサポート、意思決定に至るまで、従来の電話はVoIP（Voice over Internet Protocol）技術に取って代わられています。

アナログ電話ネットワークは、管理や拡張に費用がかかり複雑になる可能性があり、新しいサービスの導入やプロセスの最適化には、時間、リソース、コストがかかる作業になる可能性があります。

RingCentral、Grasshopper、Ooma Office、Vonage、Nextiva、DialpadなどのVoIPプロバイダーはクラウド上で運用されています。これにより、Harbor Networksによると、最大75%ものコスト削減が可能になるだけでなく、データとイノベーションを活用してパフォーマンスを向上させ、新しい機能を提供することも可能になります。それでは、VoIPの優れた機能について詳しく見ていきましょう。

参照:採用キット: ネットワークエンジニア(TechRepublic Premium)

中小企業向けVoIP機能トップ10

1. 高度な通話管理

VoIPの主なメリットは、自動化、スマートな分析、そしてイノベーションです。新しいデジタルツールを組み合わせることで、企業は業務プロセスを強化することができます。時間、場所、空き状況に基づいた自動ルーティングから電話システムの完全な可視化まで、VoIPはコールセンターを人手を介さない環境へと変革し、コストとリソースを削減すると同時に、AI統合によるパフォーマンス向上を実現します。

2. CRM統合

VoIPサービスを選ぶ際には、顧客関係管理（CRM）ソフトウェアが統合されているかを確認してください。お客様こそが最大のリソースです。CRMがあれば、チームはボタン一つでどの顧客にも連絡を取り、顧客データに簡単にアクセスできます。

CRMは、パイプラインとプロセスを通じて販売状況を追跡し、成果を追跡し、マイルストーンをモニタリングします。さらに、CRMはカスタマーサポートや他の部門と連携できるため、担当者は顧客の詳細と会社との取引履歴を完全に把握できます。

3. ハイブリッド技術

VoIPシステムは、スマートフォン、ノートパソコン、パソコンなど、あらゆるデバイスに接続できます。従業員はビデオ会議や音声会議、通話への参加、共同作業、通話中の画面共有など、さまざまな機能を利用することができます。

ハイブリッドワーク環境のニーズに応えるために、VoIPプロバイダーは、従業員がどこにいても組織が繁栄するために必要な、リモートワークやフレキシブルワークのためのテクノロジーツールを導入する必要があります。マネージャーはチームと人材の全体像を把握し、プロジェクト、ワークロード、ワークスペースを監視できるようになります。

4. Find Me/Follow Me通話ルーティングとプル

ファインドミー/フォローミー通話ルーティングを使用すると、通話が留守番電話に転送される前に、従業員の居場所を特定できる電話番号のリストを作成できます。例えば、オフィスの電話が2回鳴った場合、3回目の呼び出し音で従業員のスマートフォンに転送し、5回目の呼び出し音で自宅の電話に転送することができます。リストの電話番号がすべて着信した場合は、発信者は留守番電話に転送されます。

さらに、プロバイダーはコールプル機能を提供しています。この機能を使えば、会社の固定電話に誰かが電話をかけてきた場合、発信者を見失ったり、電話番号を書き留めたり、電話を切ったりすることなく、自動的に携帯電話や他の電話に転送できます。

5. 自動音声文字変換

音声文字変換機能は、通話、ボイスメール、会議の音声を自動的に書き起こし、メールまたはテキストメッセージでテキストを送信できます。書き起こされたテキストはCRMにインポートでき、キーワードを使って簡単に検索できます。

6. 高度な通話分析

高度な通話分析機能の統合により、マネージャーやリーダーは、システムとチームが各部門の通話にどれだけ適切に対応しているかを簡単に追跡できます。発信者、発信時間、通話時間を把握することから、結果や発信者の満足度を追跡することまで、この機能を活用することで、ビジネスをより深く理解し、目標達成に向けた方法を明確にすることができます。

8. 自動応答とキューイング

自動応答機能は、プレミアムVoIPサービスの隠れた魅力の一つです。挨拶をカスタマイズしたり、発信者に異なる言語を提供したり、時間帯に応じて着信に応答する部門を設定したりできます。

自動応答機能により、完全な自動化も実現します。発信者は、担当者と直接話すことなく、問題を報告したり、支払いをしたり、その他多くの操作を行うことができます。

顧客やビジネスパートナーの体験が悪ければ、金銭的な損失だけでなく、ブランドイメージにも悪影響を及ぼします。長時間電話を切られたり、転送されたり、同じことを繰り返したり、解決策を提示されなかったりするなど、これらはすべて、電話における企業とのやり取りで最悪の体験としてユーザーから評価されています。

VoIPプロバイダーは、AIを活用した最新のキューイングシステムを統合することで、これらの問題を回避し、プロセスを合理化できます。適切な担当者への迅速な転送、スキルに基づいたルーティング、コールバックリクエスト、スマートコールスクリーニングなどのツールを活用することで、顧客満足度を維持しながら、電話リソースをより適切に管理できます。

9. 通話監視とトレーニング

既存の従業員に新しいタスクをトレーニングしたり、新しい部署に異動させたりすることは、これらの目的のために特別に設計されたVoIP機能によって容易になります。通話モニタリング機能により、管理者は通話を傍受し、通話中に従業員にアドバイスを提供できます。また、必要に応じて通話に割り込むこともできます。

10. スケーリングと成長

各ベンダーは、企業の規模を瞬時に柔軟に拡張できる様々なプランを提供しています。顧客サポート、営業、マーケティング活動を数クリックで拡大したり、新しいオフィスを開設したりできます。さらに、すべてがクラウド上で実行されるため、データ損失の心配もありません。

中小企業がVoIPを使うべき理由

VoIPは従来の電話サービスをはるかに凌駕する存在となっています。非常に低コストでありながら、優れた機能を備えたソリューションを提供しています。ネットワークの管理と回線状況の完全な可視化は、かつてないほど容易になりました。AI、機械学習、クラウド、エッジテクノロジーのおかげで、VoIPへの移行は容易になり、企業のミッション達成に役立つあらゆるツールを活用できます。

このテーマの詳細については、当社の便利なガイド「ビジネスで考慮すべき 9 つの VoIP セキュリティのベスト プラクティス」をご覧ください。