「Word 2010 の新しいナビゲーションウィンドウを使って文書を効率的に閲覧・整理する」という記事では、Word のナビゲーションウィンドウを使って文書を閲覧・整理する方法を紹介しています。これは長い文書を扱う際に便利な機能です。Word 2013 の折りたたみ可能な見出しを使えば、このアイデアをさらに発展させることができます。ユーザーは、関係のないコンテンツを読み進めることなく、必要な情報を素早く判断できます。コンテンツが読者にとって読みづらい場合は、見出しを既定で折りたたみ、読者が読むべき情報を選択できるようにしましょう。折りたたみ可能な見出しは、Web アプリケーションや Web ページ、ソーシャルメディアなどで広く使用されているので、既にご存知かもしれません。
Windows 7でWord 2013を使用しています。この機能は以前のバージョンのWordでは利用できません。サンプルの.docxファイルをダウンロードするか、ご自身で作成した簡単な文書で作業することもできます。
基本
図 Aに示す文書には、5 つの段落と 5 つの見出しがあり、さまざまな (組み込み) スタイルが使用されています。
- オンラインビデオが見出し1です。
- プロフェッショナルな外観のドキュメントは見出し 2 です。
- テーマとスタイルは正常です。
- ボタンクイックレイアウトは、一部手動でフォーマットされた標準です。
- 読み取りビューは見出し 1 です。
図A
一致しない見出しが 5 つあるサンプル ドキュメント。
次に、この機能がどのように動作するかを見てみましょう。
- 任意の見出しを右クリックし、[展開/折りたたみ] を選択します。
- 「すべての見出しを折りたたむ」を選択します（図B）。
図B
5つの見出しすべて（段落を除く）が表示されると思っていた場合、図Cに示す結果に驚くかもしれません。何も問題はなく、バグもありません。Wordは指示通りに動作しています。この機能は、最上位の階層にある見出しで機能します。この場合、見出し1がそれにあたります。他のすべての見出しスタイルは従属的であるため、この機能によって非表示になります。標準スタイルを使用している2つの見出しについても同様です。ドキュメントを計画する際に、この機能は見出し1を使用するか見出し4を使用するかに関係なく、常に最上位の見出しとして適用されている限り機能します。
図C
見出しに一貫性がない場合、予期しない結果が返されます。
続行する前に、いずれかの見出しを右クリックし、「展開/折りたたみ」を選択して「すべての見出しを展開」を選択し、すべてのコンテンツを表示してください。次に、5つのセクション見出しすべてに「見出し1」を適用します。その後、「すべての見出しを折りたたむ」コマンドを使用して、図Dに示す結果を確認します。今回は、Wordで5つの見出しすべてが表示されます。
図D
一貫した見出しには、5 つの見出しがすべて表示されます。
表示セクション
折りたたまれたセクションは目次に似ています（ナビゲーションウィンドウに表示されるセクション見出しに似ています）。これらの見出しにより、長い文書を閲覧する際に簡単にブラウジングできます。1つのセクションを読むには、左側にある右向きの三角形（図Dの丸で囲んだ部分）をクリックします。すると、図Eに示すように、そのセクションのテキストが表示されます。そのセクションを折りたたむには、見出しの左側にある三角形（図Eの丸で囲んだ部分）をクリックします。矢印が表示されない場合は、見出しの上にマウスポインターを置きます。
図E
単一のセクションを表示します。
複数のセクションを展開するには、それらのセクションの見出しを選択します。次に、選択したセクションのいずれかを右クリックし、「展開/折りたたみ」を選択して、「見出しを展開」を選択します（図Fを参照） 。
図F
[見出しを展開]を選択します。
結果は図Gに示されています。見出しを選択した状態で「見出しを折りたたむ」を選択すると、テキストが再び非表示になります。
図G
複数のセクションを一度に展開します。
このシンプルな折りたたみと展開の設定をユーザーが理解するのに、それほど時間はかかりません。
- すべての見出しを展開およびすべての見出しを折りたたむでは、適用された最上位の階層の組み込み見出しまでセクションを展開および折りたたみます。
- 見出しの展開と見出しの折りたたみは、単一または複数（選択した）のセクションで同じことを行います。
トラブルシューティングを行う際は、この機能はWord 2013でのみ動作し、組み込みの見出しスタイルを使用する必要があることにご注意ください。以前のバージョンでは、見出しの適用方法が統一されていなかったため、3つの見出しを表示できませんでした。文書を作成する際や、他のユーザーの文書のトラブルシューティングを行う際には、この点にご注意ください。
セクションを整理する
この機能は、読者が必要な情報を素早く見つけるのに役立つだけでなく、文書を整理する際にも活用できます。ナビゲーションウィンドウと同様に、折りたたまれた見出しを使えば、セクション全体を簡単に移動できます。例えば、次のように「Professional Documents」セクションを1つ下のセクションに移動してみましょう。
- 必要に応じて、すべてのセクションを折りたたみます。
- 次に、「Professional Looking Documents」という見出し（図H）を選択し、[Ctrl]+[X]キーを押して、セクション全体（見出しとテキスト）をWindowsクリップボードに切り取ります。
図H
- ボタンクイックレイアウトセクションの先頭にカーソルを置き、[Ctrl]+[V]を押して、クリップボードからセクションをコピーします（図I）。
図I
見出しを先に選択することで、連続するセクションを同時に移動できます。ドラッグ＆ドロップも使用できます。
デフォルトで折りたたむ
ドキュメントをデザインする際に、どのセクションをデフォルトで折りたたむかを決めます。例えば、冒頭に導入部や概要を表示し、他のセクションはすべて折りたたむといった具合です。こうすることで、読者はドキュメントの内容を素早く理解し、どのセクションを展開するかを判断できます。幸いなことに、これは簡単なプロセスです。
- 折りたたむセクションを選択します（図J）。
図J
- [段落] グループで、ダイアログ ランチャー (右下隅にある小さな灰色の矢印) をクリックします。
- 全般セクションで、「デフォルトで折りたたむ」（図K）オプションをオンにします。
図K
- [OK]をクリックします。
- ドキュメントを保存して閉じます。
文書を開くと、手順1で選択されていないセクションがWordによって展開されます。手順1で選択したセクションはすべて折りたたまれます（図Lを参照）。読者は、折りたたまれた見出しを目次のように使用できます。
図L
デフォルトを設定して、ユーザーに表示される内容を決定します。
印刷
折りたたまれたセクションは印刷されませんが、この動作を利用して必要な情報だけを印刷することができます。印刷したくないセクションを折りたたみ、必要なセクションを展開してから印刷しましょう。
使いやすさを拡張
この機能の真のメリットは、長く複雑な文書で顕著に現れます。見出し以外のすべてを折りたたむことができるため、読者は必要な情報をすぐに見つけることができます。
この機能はわずか数分で習得でき、他のメディアで一般的な機能のおかげでユーザーフレンドリーです。ほとんどのユーザーは、少しの手間をかけずにすぐに使いこなせるでしょう。Word 2013の折りたたみ可能な見出し機能には、いくつかの使用ルールがあります。
- Word に組み込まれている見出しスタイルを使用する必要があります。
- この機能は、階層内の最上位の見出しのみを考慮します。
最良の結果を得るには、ドキュメントを計画するときに次の 2 つのルールに留意してください。
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