Excelで効率的なオートフィルシリーズを作成する方法 - TechRepublic

カスタムオートフィルシリーズとは、頻繁に入力する値のリストです。このリストには、従業員名や部署名などが含まれる場合があります。問題は、これらの値を何度も入力しなければならないことです。Excel 2003でオートフィルシリーズを次のように作成すると、時間を節約できます。

1. 値を入力してリストを選択します。
2. [ツール] メニューから [オプション] を選択します。
3. [カスタム リスト] タブをクリックします。
4. [インポート]をクリックします。
5. [OK] をクリックしてシートに戻ります。
6. 空白のセルを選択し、リストの最初の項目を入力してから、フィルハンドルを展開してリストを完成させます。

Office 2007 でリストを作成するには、さらに数回クリックする必要があります。

1. 値を入力してリストを選択します。
2. Microsoft Officeボタンをクリック
3. Excel オプション (右下) をクリックします。
4. 「人気」をクリックします。
5. Excel を操作するための主要オプションセクションで、[カスタム リストの編集] をクリックします。
6. [インポート]をクリックします。
7. [OK]を2回クリックします。
8. 空白のセルを選択し、リストの最初の項目を入力してから、フィル ハンドルを展開してリストを完成させます。

どちらのバージョンでも、リストの最初の項目が長かったり不安定だったりするまでは、プロセスは簡単です。例えば、リストの冒頭が「米国陸軍行方不明者友人連絡事務所」で始まるとします。リストの残りの項目を取得するために、わざわざこの項目を入力しなければならないのは、本当に困りますよね！あるいは、リストの責任者である従業員が退職してしまったら、リストを作り直すしかありません。

こうした潜在的な落とし穴を避けるには、「従業員」など、一般的で短いタイトルをリストの先頭に付け、それを最初の項目として使用します。Excel 2003を使った簡単な例を見てみましょう。

1. セル A1 に「Employees」と入力します。
2. セル A2 ～ A4 にいくつかの名前を入力します。
3. セルA1～A4を選択します。
4. [ツール] メニューから [オプション] を選択し、[カスタム リスト] タブをクリックして、[インポート] をクリックし、[OK] をクリックします。
5. セル C1 に「Employees」と入力します。
6. フィルハンドルをつかんで、選択範囲をセル C4 まで拡張します。

この方法には 3 つの利点があります。

• 最初の項目が変更されても、リストを再作成する必要はありません。
• ヘッダーが短いと、入力する必要があるキーストロークの数が減ります。
• わかりにくい値や、その値を正確に入力した方法 (姓、名の形式など) を覚えておく必要はありません。

Excel ではリストに見出しテキストが含まれるため、繰り返し系列ではこの時間節約法を使用しないでください。