Googleグループは、他のユーザーとの効率的なコミュニケーションと共同作業を可能にします。適切に設定されたグループのメンバーであれば、グループのメールアドレスにメッセージを送信すると、そのメッセージはグループのメンバー全員に配信されます。同様に、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドで共同作業を行う場合は、「共有」ボタンを選択し、Googleグループのアドレスを追加（必要に応じて権限を調整）することで、グループのメンバー全員にアクセスを許可できます。
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しかし、Googleグループのメンバーになることには、いくつかの課題も伴います。グループメッセージの量は膨大で、受信トレイがすぐにいっぱいになってしまう可能性があります。メール内のすべてのメッセージを保存して検索するのは、少々面倒かもしれません。また、適切な管理がなければ、参加したくないグループに追加されてしまう可能性もあります。以下の5つのヒントを活用すれば、Googleグループを最大限に活用しながら、受信トレイへの影響を最小限に抑え、Googleグループのメンバーシップを完全に管理できます。
以下の手順はすべて、デスクトップ パソコンまたはノートパソコンで Chrome などのブラウザを使用して、https://groups.google.com の Google グループにアクセスしていることを前提としています。
Google グループのすべてのメンバーシップにアクセスします
左側のメニューで「マイグループ」（図A）を選択すると、参加しているグループや所有しているグループが表示されます。左側のメニュー項目が表示されない場合は、ページ左上の3本の横線を選択してください。
リストには、グループ名、グループのメールアドレス、参加日、サブスクリプション設定が表示されます。右側には、グループ設定へのアクセス、メンバーの追加、グループからの退会、グループのお気に入り登録などのオプションを示すアイコンが追加されている場合があります。ブラウザの幅が狭い場合は、これらの追加オプションにアクセスするには、リストされている各グループの右側にある3つの点のメニューを選択する必要があります。
図A
Google グループのメッセージ配信を管理する
各グループからのメッセージを受信する頻度を選択できます。図Bのように、「購読」列のドロップダウンオプションを選択し、以下の4つの選択肢から1つを選択してください。
- 各メール – グループに送信された各メールを受信する
- ダイジェスト – 最大25件の完全なメッセージを1つのメールにまとめる
- 要約 – 最大150件のメッセージの要約を含むメールを毎日受信します
- メールなし – グループのメンバーとして残りますが、メッセージのメール配信は受けなくなります。
リストの参加者が頻繁にメールを送受信するほど、「ダイジェスト」または「要約」のいずれかの要約を受信することを選択する可能性が高くなります。そうしないと、受信トレイがグループからのメッセージですぐにいっぱいになってしまう可能性があります。ただし、「ダイジェスト」または「要約」を選択した場合、グループの会話は遅れて（つまり毎日）確認されることになります。そのため、Googleグループで共有された情報に基づいて頻繁に対応する必要がある場合は、「各メール」が依然として最適な選択肢です。参加者があまりメールを送受信しないグループの場合は、「各メール」が理にかなっています。
図B
すべてのグループメッセージにアクセス
グループのメンバーまたは所有者は、グループに送信されたすべてのメールメッセージにアクセスできます。グループ名を選択すると、図Cに示すように、グループに送信されたすべてのメッセージが最新のメッセージから順に表示されます。画面下部のオプションを使用すると、古いメッセージを表示できます。
図C
メッセージを素早く見つけるには、画面上部の検索ボックスを使う方が簡単かもしれません。検索ボックスの右側にある三角形を選択すると、図Dに示すように、メッセージを投稿した人、件名、キーワード、日付、添付ファイル付きのメッセージで検索を絞り込むことができます。
図D
メールと同様に、グループに送信したメッセージは自分の受信トレイには届かないことにお気づきかもしれません。ただし、ウェブ上でGoogleグループのメッセージにアクセスすると、グループに送信したメッセージは表示されます。Googleグループへのメッセージが届いているかどうかわからない場合は、ウェブでご確認ください。
誰があなたをグループに追加または招待できるかを制御する
右上の歯車アイコン（設定）を選択し、メニューから「グローバル設定」を選択します。最初の2つのボックスは、グループ管理者が以下の操作を実行できるかどうかを制御します。
- 私をグループに追加するか、
- 私を彼らのグループに招待してください。
両方にチェックが入っている場合、グループ マネージャーは、任意のグループにあなたを追加したり招待したりできます。
グループ マネージャーがあなたの関与なしにあなたをグループに追加できないようにしたい場合は、図 Eに示すように、[私をグループに追加する] オプションのチェックを外し、[私をグループに招待する] オプションはチェックしたままにすることをお勧めします。
この設定により、他のユーザーがあなたをグループに招待できるようになり、招待を承認する必要があります。グループに追加しようとするユーザーは、招待の一方的な追加を変更するか、何らかの方法であなたに連絡する必要があります。
図E
あるいは、誰かがあなたをグループに追加したい場合、一時的に設定を有効にすることもできます。「グループに追加」設定の横にあるボックスにチェックを入れ、グループ管理者に知らせてください。管理者はあなたを追加してもらえるかもしれません。その後、自分がグループのメンバーであることを確認したら、誤ってグループに追加されないように、再度設定のチェックを外してください。
グループから自分を削除する
リストされている各グループの右側には、図Fに示すように、左括弧と右向きの矢印が描かれた「グループを脱退」アイコンがあります。これを選択すると、「はい、グループを脱退します」オプションまたは「キャンセル」ボタンのいずれかを選択するように求められます。
ただし、Google グループのオーナーがあなただけの場合は、グループを退会することはできません。このような状況で参加を終了するには、別のユーザーをグループのオーナーとして追加してから退会するか、グループを完全に削除することもできます。
図F
Google グループの使用感はいかがですか?
Google グループのメンバーシップはどのくらいの頻度で確認していますか？どのような登録設定をお好みですか？メールの受信数を減らしたい場合は、ダイジェスト版と要約版のどちらを選びますか？グループへの追加や招待には、どのようなグローバル設定を使っていますか？Google グループの設定をどのように管理しているか、ぜひ下のコメント欄か Twitter (@awolber) で教えてください。
