AppleデバイスでMicrosoft OneDriveを使用する際に避けるべき5つのよくある間違い - TechRepublic

マイクロソフト OneDrive — 画像: IB Photography/Adobe Stock

Microsoft OneDriveは、ユーザーがファイルの保存、共有、同期に頻繁に利用する強力なクラウドベースのサービスを企業に提供しています。Microsoft 365の個人向けおよび法人向けプランすべてに含まれるこのファイルストレージサービスは、Windowsユーザーだけのものではありません。Microsoftは、iPhone、iPad、Mac向けにデバイス固有のアプリも提供しています。Appleデバイスをご利用の際は、以下の点に注意することで、OneDriveを可能な限り効率的かつ生産的に活用できます。

間違いその1: 不正なファイル名や文字の使用を避ける

OneDriveを利用するビジネスプロフェッショナルは、よく使うドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDF、写真などのファイルに複数のデバイスからアクセスするために、ファイルストレージ機能を利用することがよくあります。しかし、OneDriveと互換性のないフォルダーやファイル名を使用すると問題が発生します。

ベンダーやウェブサイトからダウンロードしたファイル（ホワイトペーパー、データシート、製品仕様書など）には、不正な文字が含まれている場合があります。また、多くのフォルダ名やファイル名はOneDriveと互換性がありません。

参照：iCloud vs. OneDrive：Mac、iPad、iPhone ユーザーに最適なのはどちら？（無料 PDF）（TechRepublic）

以下の不正な文字は、OneDrive ファイルの同期を妨げます: "、*、:、<、>、?、/、\、|。また、~ は、フォルダー名またはファイル名の最初の文字ではない場合にのみ正常に機能します。

特定のファイル名も問題を引き起こす可能性があります。AUX、PRN、NUL、CON、およびCOMとLPTに数字（COM1、COM2など、またはLPT 1、LPT2など）を付けると、OneDriveの同期に問題が発生するため、使用を避けてください。

間違いその2: ローカルのOneDriveデバイス固有のアプリを使用することを忘れないでください

特にMacを使用している場合、MicrosoftのWebベースのOneDriveポータルを使ってファイルにアクセスしたり保存したりしたくなることがあります。Mac専用のアプリを読み込み、iPhoneおよびiPad専用のプログラム（図A）をこれらのデバイスにインストールして設定することで、ファイルストレージサービスの用途と機能が大幅に拡張されます。

図A

OneDrive iPad アプリケーションは、ファイルへの迅速なアクセスを提供し、iPadOS と統合してファイルや画像の共有と転送を容易にします。

OneDriveデバイス専用アプリをインストールすると、プログラムの利便性が向上します。ファイルを直接OneDriveにダウンロードし、同僚とOneDriveファイルをより迅速に共有できます。マークアップ機能を使ってOneDriveファイルを編集しやすくなり、サードパーティ製アプリのファイルをOneDriveに直接保存できるため、デバイスの紛失やストレージの故障といった事態が発生した場合でも、データ損失のリスクを軽減できます。

間違い3：定期的に適切な動作を確認する

この教訓は、OneDriveだけでなく、すべてのクラウドベースのファイルストレージおよび同期アプリケーションに当てはまります。長年の経験から、ファイルストレージおよび同期プロバイダーの不具合が時折発生するため、OneDriveの同期が正常に動作していると想定しないことを推奨します。

複数のデバイス上のOneDriveディレクトリを定期的に確認し、同一であることを確認してください。不足しているディレクトリがないこと、重要なフォルダに保存されているファイルの総数が一致していることを確認してください。

前述の通り、不正な名前や文字を含むファイルがダウンロードまたは作成されることがあります。これらのファイルはクラウドに同期またはバックアップされません。また、ローカルデバイス上でサービスが破損し、互換性のあるファイルであっても同期されない場合もあり、その場合はOneDriveアプリのアンインストールと再インストールが必要になることがあります。

間違い4：長期間休止状態のデバイスを慎重に接続する

この教訓は、苦労して学んだものです。OneDriveと有効なアカウントの認証情報を備えた、長期間放置されたデバイスを接続すると、必ず異常が発生する可能性があります。OneDriveアカウントに接続したまま長期間放置されたデバイスを起動する前に、注意して少し時間を取ってください。

稀ではありますが、ファイル保存・同期アプリをインストールしたノートパソコンを長期間デスクに置いたままにし、その後電源を入れてインターネットに再接続したケースを経験したことがあります。その間に数千ものファイルのステータスが変更され、同期の競合が発生しました。最終的には、新しいファイルがレガシーシステムの古いバージョンによって上書きされてしまいました。

古いシステムを再び稼働させる際は、OneDriveとの同期を一時停止する時間を確保するために、インターネット接続を一時的に切断することを検討してください。同期を再度有効にする前に、デバイスのOneDriveの状態を確認し、数百件の変更を同期する必要がないことを確認することをお勧めします。そうでない場合は、古いOneDriveアプリとそのデータをアンインストールし、サービスを再インストールする方が簡単かもしれません。ローカルで作成されたファイルで、クラウドにバックアップされない可能性のあるファイルを保護するために、まずローカルのOneDriveフォルダを外付けハードドライブなどのディレクトリにバックアップしておいてください。

間違い5：正しいアカウントを使用していることを確認する

OneDriveを含むMicrosoft 365の個人向けプランを家族で利用するなど、様々な要因でますます一般的になりつつあるように、ログイン画面が表示されたときに間違ったMicrosoftアカウントにログインしてしまう可能性があります（図B）。このリスクは、仕事とプライベートの両方で使用し、画像や動画を頻繁に撮影、転送、保存するiPhoneで特に発生しやすくなります。

図B