多くの組織では、リモートワークやハイブリッドワークが依然として主流となっており、対面での会議でもリモート参加者が参加するケースが増えています。Microsoft Outlook ですべての会議を自動的にオンライン会議に設定し、お好みのソフトウェア プラットフォームで時間を節約する方法をご紹介します。
ジャンプ先:
- Microsoft Teams が組織に適しているかどうかを判断する
- デフォルトの会議プラットフォームを選択する
- 設定を変更して会議を短縮する方法
Microsoft Teams が組織に適しているかどうかを判断する
Microsoft Teams ライセンスと Office 365 サブスクリプションをお持ちの場合、Outlook の最新バージョンでは、カレンダーに作成するすべての会議に対して Teams 会議が既定値になっています。
IT管理者はPowerShellを使用して、 Set-OrganizationConfig -OnlineMeetingsByDefaultEnabled $Trueで組織内の全員に対してこの機能を有効にすることができます。ただし、ユーザーがOutlookで既にこの設定を変更している場合は、PowerShellコマンドを実行しても設定は元に戻りません。
今後は、他のユーザーを招待する限り、作成するすべての会議が Microsoft Teams 会議として設定されます (ただし、会議が 24 時間以上続く場合は除きます)。
この機能が必要ない場合は、個別にオフにすることができます。Windows版Outlookでは、「ファイル」→「オプション」→「予定表」で設定できます（図A）。また、オンライン会議にTeams以外の会議プラットフォームを使用することもできます。
図A
Exchange ServerオンプレミスのMicrosoft Teams統合の制限
Outlook から直接 Microsoft Teams 会議に参加したい場合、あるいは Teams で Outlook の予定表を表示したい場合、オンプレミスの Exchange Server をご利用の場合は、ハイブリッド展開で Exchange Server 2016 以降を使用する必要があります。オンラインメールボックスを使用する必要はありませんが、予定表へのアクセスを正しく設定する必要があります。設定しないと、Teams 会議アドインは利用できません。
2022 Microsoft Exchange Community Technical Airlift のセッションで、Exchange チームは、Exchange Server でプラグインを動作させることに関して顧客から多くのフィードバックを受けており、「それは間違いなくパイプラインにあります」と確認しましたが、Exchange Server フィードバック コミュニティでは進行中として表示されていません。
デフォルトの会議プラットフォームを選択する
OutlookからMicrosoft Teamsの会議を作成するには、Outlookに自動的にインストールされるプラグインを使用します。他の会議プラットフォームには、カレンダーから直接そのサービスの会議を作成できる独自のMicrosoft Officeアドインがあります。これには以下が含まれます。
- Outlook 用 Zoom
- Cisco WebEx スケジューラ
- ブルージーンズミーティング
- Outlook 用 GoTo
- Google ミート
- Outlook 用 JioMeet
- Skype for Business
ただし、Microsoft Teams がインストールされている場合は、別の会議プロバイダーを選択しない限り、それがデフォルトになります。
Teams を全く使用しておらず、会議アドインが 1 つだけインストールされている場合は、オンライン会議ではそのアドインが自動的に使用されます。複数のアドインがインストールされている場合は、IT 管理者がインストールしてデフォルトとして設定したアドインがデフォルトとして使用されます。
従来の会議アドインがインストールされている場合
上記のリストには、Windows でのみ動作する Outlook 用の従来の COM アドインではなく、「最新の」Microsoft Office アドインが含まれています。オンライン会議の作成に古いアドインをまだ使用している場合、オンライン会議を既定で有効にすると、必要な会議の詳細と重複した Teams 会議リンクの両方がカレンダーの招待状に追加される可能性があります。
最新のアドインがインストールされている場合は、古いCOMアドインをアンインストールし、新しいMicrosoft Officeアドインに置き換えてください。古いCOMアドインをアンインストールできない場合は、Outlookの予定表設定で「すべての会議にオンライン会議を追加する」をオフにする必要があります（上図A参照）。つまり、オンライン会議を個別に作成する必要があります。管理者はPowerShellでSet-OrganizationConfig -OnlineMeetingsByDefaultEnabled $False と入力して、これをグローバルに無効にすることができます。
Macや他のオペレーティングシステムを使用している場合
他のバージョンの Outlook でオンライン会議と会議プロバイダーを選択する方法を次に示します。
- Mac: Outlook の環境設定 | 予定表で確認してください。
- Web 版 Outlook: [Outlook 設定] | [すべての Outlook 設定を表示] | [予定表] | [イベントと招待状] をご覧ください。
- Android: Outlook プロファイルを開き、[設定] | [アカウント] を選択します。
- iOS: [設定] | [メール アカウント] | [アカウント設定] を開きます。
ただし、Outlook を使用するすべての場所で、使用する会議サービスを設定する必要はありません。1 つのデバイスで選択すると、そのアカウントを使用する他のすべての Outlook クライアントでもそのサービスが選択されます。
参照: Windows 以外のデバイスを使用している場合、最新バージョンの Microsoft Teams は利用できない可能性があります。
モバイル版ではオプションが若干異なります。Android版とiOS版の両方で、Teams内であろうと他のプロバイダーであろうと、Outlookからオンライン会議に参加できます。ただし、Outlookカレンダーから直接他の会議プラットフォームで会議を設定できるのはAndroid版Outlookのみで、iOS版Outlookではまだこの機能は利用できません。
ユーザーはAndroid版またはiOS版Outlookにサードパーティ製の会議プロバイダーを自分でインストールできますが、デフォルト設定は変更されず、新しい会議を作成するためのTeamsボタンは引き続き表示されます。デフォルト設定を変更するには、IT管理者がExchange Onlineの集中展開ポータル、またはオンプレミスのExchange ServerのExchange管理コンソール、Exchangeコントロールパネル、またはExchange管理シェルを使用して、ユーザーのメールボックスにアドインをインストールする必要があります。
管理者がデバイスに会議プロバイダーをサイドロードしている場合（例えば、組織内にカスタム会議サービスがある場合）、ユーザーがモバイルで新しいイベントを作成する際に、そのプロバイダーがデフォルトの会議プロバイダーになります。それ以外の場合は、管理者がインストールした会議アドインが表示されます。
招待された会議アプリがインストールされていない場合
適切な会議アプリをまだインストールしていないサービスから会議への招待を受け取った場合でも、会議に参加できます。会議で「参加」ボタンをクリックすると、Outlook がブラウザーを開き、操作手順を案内します。
さらに、予定表に表示されるオンライン会議に参加するために、会議プロバイダーのアドインをインストールする必要はありません。これは、Outlook から Teams 以外のデバイスで直接会議を作成する場合のみ有効です。
モバイル デバイスの Outlook に複数の会議プロバイダーをインストールすることは避けてください。複数の会議プロバイダーをインストールすると、会議に正しく接続されないなど、Microsoft が「予期しない動作」と呼ぶ状態が発生する可能性があります。
設定を変更して会議を短縮する方法
Outlookでオンライン会議をデフォルトに設定する場合、他の設定を変更する必要があるかもしれません。例えば、連続するオンライン会議の間に休憩時間を設けるために、会議の開始時間を5分早くし、終了時間を5分早くするといった設定も可能です。1時間を超える会議の場合は、休憩時間を長くする必要があるかもしれません。
ユーザーは Outlook の予定表オプションで個別に設定できますが、管理者は最新チャネルまたは月次エンタープライズ チャネルを使用する Microsoft 365 および Office 365 インストールに対して組織ポリシーを展開することもできます。
予定を短縮するためのグループポリシーは、Microsoft 365およびOfficeの最新の管理用テンプレートの「ユーザー構成 | ポリシー | 管理用テンプレート | Microsoft Outlook 2016 | Outlook オプション | 環境設定 | 予定表オプション」にあります（図B）。「予定と会議を短縮する」、「長い予定の終了時間を短縮する」、「短い予定の終了時間を短縮する」を有効にできます。
図B
PowerShell の Set-OrganizationConfig コマンドレットを使用することもできますが、これによって、既に Outlook で選択しているユーザーの設定は変更されません。
