QuickBooksで小切手を無効にする方法：ステップバイステップガイド

1フレッシュブックス

QuickBooks Online および QuickBooks Desktop で小切手を無効にする方法を説明します。

QuickBooks Onlineで小切手を無効にする方法

QuickBooks Online（QBO）で小切手を無効にすると、金額は0.00ドルに変更されますが、記録管理のため詳細は保持されます。レポートには残りますが、照合には影響しません。小切手が発行されていない場合は、削除することをお勧めします。

1. 左側のメニューサイドバーで「経費」をクリックします。ドロップダウンメニューが表示されるので、  「経費」を選択します。

2. 「経費」ページが表示されます。無効にしたい小切手取引を見つけます。

3. 取引をクリックして記録を開きます。詳細を確認したら、  画面下部の「詳細」をクリックします。

4. ドロップダウンメニューが表示されます。  「無効」を選択して 小切手を無効にします。

5. ポップアウトボックスが表示されます。「 取引を無効にする」をクリックして アクションを確定します。

QuickBooks Onlineで小切手を無効化すると、金額は0ドルに変更されますが、取引の詳細はそのまま残ります。そのため、明確な監査証跡が確保され、財務の正確性も維持されます。無効化された小切手は、総勘定元帳などのレポートでは0ドルの金額で表示されるため、過去の残高照合はそのまま残り、未処理の小切手が将来の残高照合に影響を与えることもありません。

小切手が誤って作成され、発行されなかった場合、取引が完全に削除されるため削除の方が適切である可能性がありますが、無効化すると残高がゼロの記録が保持されます。

QuickBooks Desktopで小切手を無効にする方法

QuickBooks Desktopで小切手を無効にするには、 該当する銀行口座の小切手帳で小切手を探します 。無効にすると、小切手の残高は0.00ドルになりますが、取引記録は保持されます。小切手は承認されるとシステム内に残りますが、将来の残高やレポートには影響しません。

1. 小切手登録簿に移動し 、小切手を無効にする銀行口座を選択します。

2. 無効にする小切手を選択します。

3.  「無効」をクリックして 残高をゼロにし、  「保存して閉じる」をクリックします。

4. 「はい」をクリックして操作を確認します 。

QuickBooksで小切手を無効にする必要がある理由

小切手を無効化することは、ミスやエラーを処理するより安全で確実な方法です。残高はゼロになりますが、監査のために取引記録は保持されます。小切手を無効化する必要がある理由としては、以下のようなものがあります。

1. 不正確な情報がある

小切手の受取人名、金額、日付が誤っていた場合、小切手を無効化することで、誤った取引が修正され、問題の記録が保持されます。小切手を削除するとすべての履歴が消去されますが、無効化することで詳細情報はそのまま残り、将来の報告書や銀行照合に影響が及ぶこともありません。

2. 小切手を紛失または盗難された場合

小切手を郵送中に紛失したり盗難にあったりした場合は、再発行が必要になる可能性があります。元の小切手を無効化することで、QuickBooksに記録を残したまま現金化を防ぐことができます。これにより、重複支払いを防ぎ、紛失した小切手が未払い残高に影響を与えないようにすることができます。

3. 重複エントリです

誤って小切手を二重に記入してしまうことがあります。重複した小切手が銀行で決済されていない場合は、無効にすることで帳簿に支障をきたすことなく誤った記録を削除できます。これにより、銀行照合や財務報告書の不一致を防ぐことができます。

QuickBooksで小切手を無効にする方法に関するよくある質問

QuickBooks で無効になった小切手を回復できますか?

いいえ、無効にした小切手はQuickBooksで元に戻すことはできません。ただし、取引の詳細は0.00ドルの金額で記録に残ります。元に戻す必要がある場合は、元の情報で新しい小切手を作成する必要があります。

小切手を無効にすると銀行残高に影響しますか?

いいえ、小切手を無効にしても銀行口座の残高は変わりません。過去の照合で小切手が既に決済されている場合は、銀行口座への影響はそのまま残ります。ただし、小切手が未決済の場合は、無効にすることで保留中の取引リストから削除され、将来の不一致を防ぐことができます。