プロジェクト計画は、テクノロジーチームの業務遂行の中核を成すものです。テクノロジーリーダーとして、私たちは様々な戦略的なプロジェクトを担当することが多く、中には成功させるまでに何ヶ月もの努力と数百万ドルもの費用がかかるものもあります。
これらのプロジェクトを管理するために使用するツールとプロセスは、プロジェクト チームとリーダーの作業を楽にし、困難なプロジェクトを成功させるのに役立ちます。
参照:この採用キットを使用して、プロジェクトを成功に導く最適なプロジェクト マネージャーを見つけてください。
これらのツールの重要な機能は、チームと関係者がプロジェクトの現状を把握し、必要な作業を把握できるようにすることです。従来、これは複雑なタスクリストやガントチャートで示された統合プロジェクト計画を通じて行われていました。しかし、多くのチームは、カンバンボードが合理的かつ非常に効果的な代替手段であると考えています。
カンバン vs. ガントチャート: 概要
大まかに言えば、カンバンボードとガントチャートはどちらも同様の目的、つまり、完了すべきタスクと進捗状況を示すことを目指しています。ガントチャートはプロジェクトのタイムラインとタスクの関係性を強調するのに対し、カンバンボードは完了した作業量、進行中の作業量、そしてまだ開始されていない作業量に焦点を当てています。
ほとんどのツールと同様に、それぞれに適したタイミングと場所があります。しかし、カンバンボードはシンプルさと自然なコラボレーション要素を備えているため、小規模なプロジェクトや大規模プロジェクト内のチームにとって非常に効果的です。カンバンの即時性、シンプルさ、そして直感的な操作性は、より複雑なガントチャートと組み合わせて使用する場合でも、あらゆるプロジェクトで活用する価値のあるツールです。
カンバンとは何ですか?
カンバンとは日本語で「見えるカード」という意味です。このシンプルながらも、いくぶん難解な説明は、その本質を的確に表しています。カンバンは自動車製造業で誕生しました。トヨタは、カードを使って製造と在庫管理のプロセスを開発したのです。このシステムでは、あるビンの最後のステアリングホイールを使った場合、そのビンに赤いカードが置かれ、誰かがそのビンにステアリングホイールを補充し、追加のステアリングホイールを注文することになります。
カンバン方式を技術プロジェクトに適用する場合、最もシンプルな方法は、「未開始」「進行中」「完了」といった名前の付いた3つのグループを作成することです。カード（このプロセスの設定方法によっては付箋）がタスクを表します。プロジェクトにタスクを追加するには、簡単な説明を書いてカードを「未開始」列に置くだけです。
参照:最高のカンバン ソフトウェアがこのプロセスをどのようにデジタル化できるかを確認してください。
誰かがそのタスクに取り組み始めると、メモは「進行中」列に移動し、場合によってはメモに自分の名前も記入します。完了すると、メモは「完了」ビンに移動されます。
カンバンの利点
あまりにも単純すぎる、あるいは子供じみているように思えるかもしれませんが、カンバンの力は2つの重要な要素に支えられています。まず、ボードはプロジェクトの進捗状況をいつでも視覚的に示します。
カードが「進行中」から「完了」に進まない場合は、すぐにそれが明らかになり、是正措置を講じることができます。特定のカードが「滞留」しているように見える場合、または誰も「未開始」の箱からカードを取りたがらない場合は、そのカードが表すアクティビティに追加の介入が必要であることがすぐに分かります。
カンバンの2つ目の重要な要素は、触覚的かつ心理的な要素を提供することです。カードを「進行中」のビンに移動させるとすぐにオーナーシップが生まれ、「完了」の列に移動させると満足感が得られます。
さらに、カンバンボードは毎日のスタンドアップミーティングの中心となるツールです。チームはこのボードを使って「行き詰まっている」タスクについて話し合い、カードをどのようにプロセスに進めるかという議論を迅速に集中させることができます。
そのため、カンバンでは、プロジェクト管理はプロジェクト マネージャーだけの領域や、プロジェクト マネージャーだけがアクセスできる気まぐれなツールではなく、「チーム スポーツ」になります。
カンバンの欠点
カンバンのシンプルさは欠点にもなり得ます。カードを工夫して配置する以外に、タスク間の依存関係や関係性を表現するのは困難です。また、カンバンボードは単一の時点を表すため、現時点では対応が必要ない重要なマイルストーンや将来の期限を把握するのは容易ではありません。
カンバンを検討するタイミング
少人数のチームで作業していて、進捗状況を共有し、チームワークを維持するためのツールを探しているなら、カンバンボードは最適な選択肢です。カンバンボードは、管理コスト、情報共有、そしてシンプルさを兼ね備えた究極のチーム管理ツールです。
カンバンボードも優れた計画ツールです。計画を立てるには、ボードに付箋（またはデジタル版）を貼り、必要に応じて修正するだけです。
ガントチャートとは何ですか?
ガントチャートは、プロジェクト完了に必要なタスクをタイムライン上にグラフで表したものです。バーは各タスクを表し、バーの長さはタスクの完了に必要な推定時間を表します。
タスクは作業分解構造にさらに細分化することができ、タスク関係は、通常依存関係と呼ばれる、順番に実行する必要がある場合にリンクできます。
参照:ガント チャートとその仕組みについて詳しく学びます。
ガントチャートの利点
ガントチャートの最も大きなメリットは、プロジェクトマネージャーとプログラムの関係者がタスク間の期間と関連性を考慮に入れることを余儀なくされる点でしょう。タスク間に複数の関連性がある複雑なプロジェクトをマッピングし、「クリティカルパス」を特定することで、他のタスクを進める前に完了しなければならないタスクを明確にすることができます。
これは、構築や大規模なソフトウェアの展開など、複雑で多段階のプロセスにおいて大きなメリットとなります。
プロジェクト実行中は、各タスクを追跡および管理でき、プロジェクト計画が最新の状態に保たれていると仮定すると、全体的な「プロジェクトの状態」を迅速に生成できます。
ガントチャートの欠点
ガントチャートの最大の欠点は、その複雑さと、すぐに「陳腐化」してしまう傾向です。複雑なプロジェクト計画を策定することはそれ自体が芸術であり、大規模なプロジェクトでは、複数の担当者が一日の大半をプロジェクト計画とガントチャートの更新と改良に費やすことさえあります。
ガントチャートを作成するのには通常、プロジェクト管理ソフトウェアが必要ですが、チームメンバー全員が利用できるとは限りません。そのため、プロジェクト管理はチーム全体で共同作業を行うものではなく、専門家の作業になってしまいます。
計画を定期的に更新しないと、ガントチャートはすぐに古くなってしまい、提供されるステータス情報が不正確になり、関係者がツールを信頼しなくなる可能性があります。
ガントチャートの使用を検討するタイミング
ガントチャートは、時間的制約があり、タスク間に複数の関係があるプロジェクトに最適です。アクションを実行する人にとっては分かりにくいアクティビティ間の関係性を追跡するのに非常に役立ちます。
また、期日から逆算して計画を立てたり、開始日から順算して計画を立てたりできるため、便利な計画ツールにもなります。これは、必要なリソースを見積もったり、期日までに必要な労力に基づいて期日が達成不可能な理由を示すデータを提供する際に役立ちます。
重要なポイント
- カンバンでは視覚的なヒントを使用して作業負荷と進捗状況を表示しますが、ガント チャートではタスクの期間と関係をグラフィカルに表現したタイムラインを使用します。
- プロジェクトチームにとって、カンバンとガントチャートのどちらか一方を選択する必要はありません。大規模なプロジェクトでは、主要なタスクと依存関係をガントチャートにマッピングし、個々のチームはカンバンボードで作業負荷を管理するといった方法もあります。
- 一般的に、ガントチャートは時間的制約のあるプロジェクトや複雑なプロジェクトに最適です。ただし、チャートの開発と維持には多大な労力と、プロジェクト管理に関する深い理解が必要です。
- 迷ったら、まずはカンバンボードを試してみてください。ホワイトボードやWrike、Trelloなどのオンラインツールを使えば、数分でカンバンボードを作成できます。
優れたタスク管理ソフトウェアの中には、ガントチャートやカンバンボードといった表示形式を備えたものがあります。これらのソフトウェアがプロジェクト管理のニーズにどのように役立つか、詳しくはこちらをご覧ください。
