大規模なITプロジェクトを管理する際には、コミュニケーションの混乱に直面する可能性があり、貴重な時間が浪費されます。メールが行き交い、ToDoリストが行き交い、メールファイルがメールボックス内で紛失したり、サイズが大きすぎて返送されたりし、割り当てられたタスクの追跡は悪夢と化します。Microsoft ExchangeとOutlookをMicrosoft Projectと組み合わせて使用しても、必ずしも問題が解決するとは限りません。クライアントの拠点から社内のExchange Serverにアクセスできないことも少なくありません。クライアントがMicrosoft ExchangeやLotus Notesなどのコラボレーション環境を導入していても、ネットワーク制限、権限、ファイアウォールなどの理由で、他の拠点からアクセスできるとは限りません。
こうしたプロジェクト管理の課題を解決するには、Webコラボレーションツールを活用することが不可欠です。Webコラボレーションツールを使えば、ファイルの共有、コンサルタントやクライアントとのディスカッション、お知らせの公開、他のコンサルタントのスケジュール確認、会議の調整、タスクの割り当てと追跡、そして重要なリストのオンライン化などが可能になります。そこで、Webコラボレーションツールの一つであるeProject Enterprise 5.0を使って、Webからプロジェクトをコーディネートする方法をご紹介します。
ファイルの共有
eProject の最も便利な機能の一つは、ファイルやドキュメントを共有できる「ドキュメント」フォルダです。プレゼンテーション、レポート、成果物、議事録やアジェンダ、コンタクトシートなど、PC 上の個人用プロジェクトフォルダに保存されているあらゆるファイルを共有できます。新しいファイルを追加する際には、権限レベルを設定できます。これにより、ファイルにアクセスできるユーザーまたはユーザーグループを定義できます。例えば、成果物のドラフト版はチームメンバーのみで共有し、最終版が完成したらクライアントにアクセス権を付与できます。
アップロードしたドキュメントのバージョン管理も可能です。開発にMicrosoft SourceSafeをご利用の方は、この概念はよくご存知でしょう。アップロードしたファイルを編集したい場合は、チェックアウトします。チェックアウトすると、ファイルへの排他的な編集権限が付与され、他のユーザーが誤ってファイルを編集してしまうのを防ぎます。編集が完了したら、再度チェックインします。ドキュメントの以前のバージョンは保存されるため、ドキュメントのバージョン履歴を管理できます。
ドキュメントフォルダのもう1つの便利な機能は、eProjectのドキュメントワークフロー機能です。ドキュメントをアップロードした後、承認のために送信できます。ドキュメントを承認するユーザー（プロジェクトマネージャーやモジュールマネージャーなど）を選択できます。承認依頼はメールで通知され、承認者がドキュメントをダウンロードして承認すると、承認者にはドキュメントが承認された（または却下された）という通知が届きます。承認者はドキュメントを承認せずにコメントを投稿することもできるので、新しいバージョンをアップロードして再承認を受けることができます。ドキュメントが承認されたら、クライアントにドキュメントへのアクセスを許可し、クライアントに通知を送信できます（図A）。
| 図A |
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ディスカッションボード - お知らせ
会議のお知らせメールを全員にCCで送るのにうんざりしたことはありませんか？「全員に返信」をクリックした人からの返信が大量に届くのも困りますよね？eProjectのディスカッションボードを使えば、社内コンサルタントのディスカッションとクライアントとのディスカッションの両方をディスカッションボードで共有できます。受信トレイが溢れかえることなく、メッセージの紛失や「言ったでしょ」という言い争いもなく、ディスカッションの進捗状況を把握できます。投稿されたアイテムのメール通知を受け取るユーザーまたはユーザーグループをチェックするだけで、グループのメンバーに一括メールを送信できます。
ディスカッションボードに最初のメッセージを投稿することで、新しいディスカッションを作成できます。そこで、そのディスカッションにアクセスできるメンバーを選択できます。また、ディスカッションに参加しているどのメンバーのメール受信トレイにメッセージを受信するかを選択することもできます。投稿されたトピックに返信したすべてのメンバーのメッセージは、このディスカッションの下にホストされます（図B）。
| 図B |
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カレンダー
カレンダー共有は、コラボレーションプログラムにおいて常に最も便利な機能です。eProject はこの機能をサポートし、他のモジュールと統合されています。例えば、ドキュメントの承認を特定の日までに送信する必要がある場合、承認するユーザーのカレンダーに期限として表示されます。また、特定のタスクを特定の日までに完了する必要がある場合、そのタスクは担当者のカレンダーに表示されます。
コンサルタントは、このカレンダーに自分の予定を追加できます。例えば、プロジェクトマネージャーが会議をスケジュールしたい場合、参加者の個々のカレンダーを確認し、カレンダーに会議用の新しいエントリを作成できます。eProjectの他の機能と同様に、参加者全員にメール通知を送信することもできます（図C）。
| 図C |
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タスクリスト タスクの
割り当てとライフサイクルの追跡は、プロジェクトマネージャーの重要な役割です。プロジェクトマネージャーは通常、Project または Excel でプロジェクト計画を作成し、期限を設定したタスクを個々のコンサルタントに割り当てます。タスクが期限を過ぎると、問題として登録され、問題リストで追跡されます。
eProject を使用すると、プロジェクトマネージャはタスクをオンラインで割り当て、追跡できます。まず、プロジェクトマネージャは Project 2000 から既存のプロジェクト計画をインポートします。その後、適切な期限を設定してタスクをユーザーに割り当てることができます。ユーザーは、必要に応じて、すべてのタスクに関する電子メール通知を受け取ることができ、カレンダーも適切に更新されます。タスクの有効期間中は、タスクの完了率を更新できます。また、タスクに費やした作業時間に基づいてタイムシートを自動的に更新し、このデータを使用してクライアントに請求することもできます。タスクが完了すると、プロジェクトマネージャにタスク完了通知が送信されます。
eProject のガントチャートは、プロジェクトマネージャーがタスクを追加、編集、割り当てることができる、プロジェクトのような環境を実現します。プロジェクトマネージャーは、タスクをドラッグ＆ドロップするだけでタスクをリンクできます。また、シンプルなタスク割り当てのみを選択した場合は、タスクリストを使用することもできます（図D）。
| 図D |
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タイムシート
eProject は、コンサルタントによるタイムシートの作成にも役立ちます。1 日の終わりにタイムシートを開き、作業したプロジェクトを選択し、実行したタスク、そして請求可能な時間と請求不可能な時間を入力できます。週の終わり（またはプロジェクトマネージャーの決定日）に、最終的なタイムシートをプロジェクトマネージャーに提出できます。プロジェクトマネージャーは、すべてのプロジェクトメンバーから提出されたタイムシートを管理し、レポート作成やクライアントへの請求に使用できるよう、Excel にエクスポートできます。
その後、タスクリストまたはガントチャートから割り当てられたタスクの1つを選択し、タイムシートの作業時間数と完了率のフィールドを更新します。これによりタスクリストが更新され、タスクが完了したかどうかがプロジェクトマネージャーに通知されます（図E）。
| 図E |
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複数のプロジェクト、複数のクライアント。Web
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの管理効率を向上させるのに役立ちます。プロジェクトライフサイクルを通して、グループのメンバーが必ずしも同じクライアントを担当するとは限らないため、Webベースのツールであることが重要です。すべての機能がマルチプロジェクト環境に統合されていれば、プロジェクトマネージャーは1つのツールで複数のプロジェクトを管理できます。このファイルとグループ情報のリポジトリは、プロジェクト期間中、常にWeb上で利用できます。プロジェクト完了後は、すべてをCDに保存して保管できます。
